安裝排程與料件備齊自動化

🎯 這條流程解決什麼

冷氣安裝這行，最賠錢的不是報價沒抓好，而是「跑空趟」。成交後要排師傅檔期、確認客戶在不在家、再核對機台和料件有沒有現貨，這三件事任何一環沒對上，師傅出了門才發現缺一支冷媒銅管、或客戶臨時不在，就是白白浪費一整個工——車資、油錢、師傅工時全打水漂，一趟空跑保守估也是上千元的損失，旺季一週撞個三五次，月底結算才發現利潤都被空趟吃掉了。

純人工協調的現場是這樣：成交資訊在估價單上、師傅檔期在某個白板或老闆腦袋裡、料件庫存在倉庫沒人即時更新、和客戶喬時間靠 LINE 一來一回。旺季一週十幾組安裝，老闆或排程人員光是打電話、傳訊息、對庫存就忙到沒空接新詢問，撞期和缺料幾乎天天上演。一個排程人員每天要花兩三小時在協調這些事，還是免不了出錯，客戶等到不耐煩、給了負評，師傅也因為一直跑空趟而抱怨連連。

導入後的改變

導入前：成交 → 人工排師傅、喬客戶時間、對庫存（散在各處）→ 容易撞期或缺料 → 師傅跑空趟 → 客訴與內耗。旺季排程人員忙到沒空接單。

導入後：估價單一轉成交，系統就自動建立安裝工單、比對庫存標出缺料、依師傅檔期與料件到貨日排出可行的安裝日，並同步通知客戶確認、把完整工地資訊推給師傅，完工拍照回報直接接上保固建檔。

合理的效益估算：缺料與撞期造成的空趟可減少七到八成，等於每月省下數千到上萬元的無效成本；排程協調工時從每天 2～3 小時壓到 30 分鐘內，省下約七成的排程人力；師傅出工準時率提高，旺季同樣人力可多消化二到三成的安裝量，客訴與負評明顯下降。對一家月安裝量五六十組的安裝行，光是把空趟率壓下來，一年就能省下可觀的隱形成本。

流程怎麼運作

對應 frontmatter 的五個節點：

1. 成交建單（🤝）——當 Google Sheets 估價單的狀態欄位從「報價中」轉為「成交」，觸發流程，自動在 Notion 或工單表建立一張安裝工單，把機型、數量、對應的料件清單（銅管長度、排水管、固定架、冷媒等）一併帶入。
2. 料件檢查（📦）——拿工單的料件清單去比對庫存表，逐項算夠不夠。缺料的品項自動產生採購／調貨提醒，透過 LINE 或 Gmail 推給倉管，並附上「最晚到貨日」好讓排程算進去。
3. 排定工期（🗓️）——綜合三個條件排出安裝日：師傅的 Google Calendar 檔期、客戶問卷填的可到時間、缺料的預估到貨日，取交集排出最早可行日，寫入師傅與客戶的行事曆。
4. 雙向確認（💬）——透過 LINE Official Account 發提醒請客戶確認安裝日，客戶回覆後把確定的工地地址、機台型號、工項清單、注意事項推給負責師傅，避免到現場才問東問西。
5. 完工回報（✅）——師傅完工後上傳安裝照片與客戶驗收簽認，系統更新工單為完工，並觸發後續的保固建檔流程，把這台機器納入未來的保養與保固管理。

需要的工具與串接重點

• Google Sheets：估價單與庫存表的資料底，狀態欄位要規範（成交／報價中／取消），庫存品項要即時更新，比對才準。
• Google Calendar：每位師傅一個行事曆，排程才能讀檔期、避免撞期。
• LINE Official Account：對客戶與師傅的主要溝通管道，符合台灣使用習慣，確認回覆率高。
• Gmail：對倉管或供應商的採購／調貨提醒可走 email 留存記錄。
• Notion：工單管理中樞，記錄每張工單的狀態、料件、照片與驗收。

串接注意點：平台（n8n / Make）排程邏輯要設「料件未齊不得排定安裝日」的硬規則，避免系統為了排早而排到缺料的日子；同時要保留主管覆核關卡，現場條件不是資料能完全涵蓋的。

常見錯誤與注意事項

• 排程僅供建議，現場須人工確認：自動排程只依現有檔期與庫存資料做建議，師傅實際出工人力、工地現場狀況（電源容量、樓層、吊掛條件、是否需要鷹架）仍須由主管人工確認後才定案。
• 施工安全不可自動化：冷媒充填、電路配置、高處吊掛等作業務必由具證照師傅依規範施工，系統不取代專業判斷與現場安全評估。
• 庫存資料要即時：庫存表若沒人即時更新，料件比對就會失準，反而排出缺料的工。建議出料即扣帳。
• 客戶個資：工地地址、聯絡方式屬個資，推送給師傅的訊息要走受管控的官方帳號，勿外流。
• 保留改期彈性：客戶臨時改期、天氣因素（高處作業遇雨）都要能快速重排，流程要設改期重排機制。

台灣中小企業情境案例

新北一家做住家與商辦冷氣的安裝行，老闆加 4 位師傅。旺季（5～8 月）一週要排十幾組安裝，導入前全靠老闆娘用白板加 LINE 群協調，平均每週要跑兩三趟空趟——不是料沒備齊就是客戶臨時不在。導入這條流程後，成交當下系統就比對庫存、缺料先通知調貨，等料到齊才排安裝日，客戶 LINE 一鍵確認，師傅出門前手機就有完整工地資訊。一個旺季下來空趟幾乎歸零，老闆娘從每天耗在協調裡解放出來改去接新單，師傅出工準時、負評也少了。老闆說：「以前旺季是在跟撞期和缺料打仗，現在系統幫我們先對好，人只要出門做事。」

延伸應用

這條流程可與 定期保養到期自動提醒 串接，從報價、安裝、完工到後續定期保養一氣呵成，把一次性安裝客變成長期保養客；完工建檔的資料可匯入 自動化看板，讓老闆一眼看見每月安裝量、空趟率、師傅產能與待料工單，找出卡關環節調度人力；更多排程與庫存比對的設計可參考 /recipes 的相關配方。進一步還能加上「完工後 N 天自動發滿意度與評價邀請」的節點，累積 Google 口碑。

流程圖

用到的工具

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