到府估價單自動產生與追蹤

🎯 這條流程解決什麼

到府估價對冷氣安裝行來說是天天在做、卻天天在漏的環節。師傅花一個小時在客戶家量坪數、看管線走向、評估外機吊掛難度，回到辦公室才是惡夢的開始：要翻料件單價表、對工資行情、用 Word 一格一格重打估價單、再排版成像樣的 PDF，一份報價單從填到寄出常常耗掉三、四十分鐘。一天跑五家，光打估價單就吃掉兩三個小時的有效工時。

更傷的是「時間差」。客戶當下被烈日烤得急著裝冷氣，問了三家比價，誰先把專業、清楚的報價送到手上，誰的成交機會就高一截。傳統做法估價單拖到隔天甚至兩三天後才寄出，客戶熱度早冷掉，或者已經被當天就回覆的同業簽走。再加上金額靠手算、料件單價記在腦袋裡，少算一截冷媒管、漏報一個拆舊機工資的狀況屢見不鮮，等於做白工還賠錢。

而追單更是黑洞。報價寄出去之後，到底哪幾家還沒回、哪幾家已讀不回、哪幾家其實在等你催一下就會下單，全憑業務的記性和翻 LINE 對話。旺季案量一多，沒人追的報價就這樣靜悄悄流失，老闆連自己的成交率是三成還是五成都說不清楚。

導入後的改變

導入前，估價是一條「現場一小時、回辦公室再耗四十分鐘、隔天才寄、之後沒人追」的漏水管線。導入後，師傅在客戶家現場填完表，估價草稿當場算好，回到車上點兩下就能把正式 PDF 估價單寄給客戶——客戶往往在師傅還沒離開、或剛離開十分鐘內就收到報價。

以一家每月承接約 120 場到府估價的中型安裝行估算：

• 每份估價單的文書處理時間從 35 分鐘壓到 5 分鐘以內，每月省下約 60 小時的行政工時，等於多出一個半人力可以拿去跑現場或服務客戶。
• 「當天送達報價」讓成交率從約 35% 提升到 50% 上下，每月多簽下十幾單，以單均安裝產值估算就是相當可觀的營收增量。
• 因手算漏報、單價記錯造成的虧損報價，幾乎歸零。
• 系統自動追蹤未回覆案件，過去「忘了追而流失」的客戶被找回，成交漏斗每一階都看得見數字。

老闆第一次能在後台清楚看到：這個月報了幾單、寄出後幾天內成交、卡在哪個師傅、哪種機型的成交率最高，報價不再是憑感覺的黑盒子。

流程怎麼運作

這條流程對應 frontmatter 裡的五個節點，從現場到結案一氣呵成：

1. 現場填表（📝）：師傅在客戶家用手機開 Google Forms，依欄位記錄機型噸數、室內坪數、冷媒管預估長度、室外機安裝位置與吊掛難度、是否需拆舊機、是否需牽專用電路等。表單設計成下拉選單與必填欄位，避免漏填關鍵變數。

2. 金額試算（🧮）：表單一送出，n8n / Make 讀取資料，比對後台維護的「料工對照表」（Google Sheets），自動帶出每個項目的單價與工資，算出明細小計與總價，產生估價草稿。冷媒加長、高樓吊掛加價、拆機處理費等附加項目都依規則自動計入。

3. 產生估價單（📄）：把試算結果套進公司的 Google Docs 估價單範本，自動填入客戶資料、逐項明細、單價、保固年限與付款方式，輸出成正式 PDF。版面與公司其他文件一致，看起來就是專業正規的報價。

4. 寄送客戶（📨）：透過 Gmail 或 LINE 官方帳號把 PDF 估價單發給客戶，信中附上「線上確認」與「我有問題」兩個連結，客戶可以直接回覆要不要進行，或提出疑問。

5. 成交追蹤（🔔）：所有報價自動寫進統計表，標記狀態（已寄／已讀／成交／流失）。寄出後 3 天客戶仍未回覆，系統自動提醒對應業務跟進。每筆報價量與成交結果即時累積成報表。

想看更多 PDF 報價單與文件自動產生的設計範例，可參考 /recipes。

需要的工具與串接重點

• Google Forms：現場勘查表入口，建議把「機型／坪數／管線長度／安裝難度」設為必填，並用下拉選單統一寫法，後續試算才不會卡在文字格式不一致。
• Google Sheets：同時扮演「料工對照表」與「報價統計總表」。對照表是整條流程的計價核心，務必由主管定期維護單價，料件漲價要即時更新。
• Google Docs：估價單範本，用變數欄位（如 {{客戶名稱}}、{{項目明細}}）讓系統自動填值後輸出 PDF。
• Gmail / LINE 官方帳號：寄送通路，依客戶習慣選擇；LINE 開信率通常較高，適合追單提醒。
• n8n / Make：串接中樞，負責接收表單、查表試算、產 PDF、寄送與排程追蹤。建議用 Make 的 Router 或 n8n 的 IF 節點處理「附加項目」的條件計價邏輯。

串接注意點：試算公式建議集中寫在對照表裡用查表帶出，而不要硬寫在自動化流程內，這樣日後調價只要改試算表、不必動流程。PDF 產生後建議先存一份到雲端再寄送，留底備查。這套自動化邏輯可延伸成更完整的 /automation 報價到結案體系。

常見錯誤與注意事項

• 金額必須人工複核：自動試算出的金額僅是草稿。現場特殊管線、超長冷媒、舊機處理、高樓吊掛、電路改接等費用差異極大，估價單寄出前務必由師傅或主管人工核對明細與總價，AI 不取代專業判斷。
• 合約與承諾以人工為準：估價單上的保固年限、付款條件、施工範圍屬合約條款，系統只負責套版，正式承諾須由負責人確認，避免日後爭議。
• 客戶個資保護：表單蒐集的地址、電話屬個人資料，雲端資料夾與試算表權限要設限，僅授權必要人員存取。
• 避免漏報關鍵變數：表單欄位若設計不全，師傅漏填「需牽專電」這類高價項目，再聰明的試算也救不回來。寧可欄位多一點、設必填。

台灣中小企業情境案例

台中一家專做家用分離式冷氣的安裝行「涼涼空調」，旺季時三位師傅一天合計要跑十幾家估價。導入前，師傅們白天跑現場、晚上輪流回公司打估價單到九點，報價常拖到隔天才寄，成交率卡在三成多，老闆也說不清流失在哪。

導入這條流程後，師傅現場填完表、上車前就把 PDF 估價單寄出，客戶在師傅離開前常常已經收到並回「好，幫我排時間」。一個月下來，文書時間幾乎歸零，師傅晚上能準時收工；報價當天送達讓成交率拉到五成上下，旺季多接了一批原本會流失的單。老闆最有感的是後台統計：他發現「需拆舊機」的案子成交率特別高，於是針對舊機汰換族群加強行銷，營收結構也跟著優化。

延伸應用

這條流程可以再往前後延伸成完整體系：估價通過後，自動把估價單轉成安裝工單，接上 /workflows 的叫修預約與安裝排程流程，從報價直接生成派工。也可以在估價單寄出時附上「線上簽約」連結，客戶點頭即進入電子合約。統計面則能擴充成師傅績效儀表板，比較每位師傅的報價量與成交率，找出話術與報價策略的最佳組合。若服務範圍含商用空調，還能把試算邏輯擴充成多套料工模型，依案件類型自動切換計價方式。

⚠️ 財務提醒：自動試算的金額僅為草稿，現場特殊管線、加長冷媒、拆舊機等費用差異大，估價單寄出前務必由師傅或主管人工核對明細與總價。涉及合約條款、付款方式與保固承諾的部分，系統不取代專業判斷，正式報價以人工確認為準。

流程圖

用到的工具

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