缺貨補貨智慧示警流

🎯 這條流程解決什麼

水族店的庫存管理，難度遠高於一般零售。因為店裡同時擺著兩種性質完全相反的商品：一種是會「自己變少」的活體——活魚會折損、水草會枯萎、蝦會脫殼死亡，今天進五十隻燈魚，明天可能因為運輸壓力或水質波動少了五隻；另一種是「不會壞但會壓資金」的乾貨器材——馬達、燈具、過濾器，冷門款放半年都還在，但占著倉位也占著現金。中間還夾著消耗速度極快的飼料、水質穩定劑、CO2 等耗材，熱門款一週就見底。

靠人工盯這三類庫存，幾乎不可能盯得準。店員每天忙著招呼客人、撈魚、換水，哪有時間逐項盤點安全水位？結果就是兩種狀況輪流發生：客人指名要的活體剛好缺貨、當場流失一筆生意；冷門器材卻堆滿倉庫、把現金鎖死。更別說補貨時還要記住「這款飼料跟哪家供應商叫、交期三天、最低訂量十包」「活魚要跟北部那家、週二週五出貨」——這些細節全靠老闆的記憶，一忙就漏。

純人工要把庫存管好，等於要店長每天花一小時盤點加查供應商資料，多數小店根本做不到，只能靠「快沒了再說」的被動補貨，斷貨與滯銷雙重損失天天發生。這條流程就是要把這套盤點與補貨判斷自動化。

導入後的改變

導入前：補貨靠肉眼與印象，熱賣品三不五時斷貨、客人撲空；滯銷器材越積越多、現金卡在倉庫。每次要下單還得翻通訊錄找供應商、回想交期與最低訂量，光是整理一張採購單就要半小時，而且常常漏品項、抓錯量。活體因為沒有耗損率概念，常常進太多養到死、或進太少不夠賣。

導入後：系統每日自動比對安全水位、區分活體與乾貨的耗損特性、把該補的品項連同供應商與交期整理成一張清楚的待採購單，店長花十分鐘核可即可。熱賣品斷貨次數大幅下降、客人撲空減少；滯銷品因為安全水位被持續修正而越壓越低，倉庫現金鬆綁。以一間中型水族店估算，導入後斷貨流失的營收每月可挽回約一到兩成、滯銷庫存金額可降兩到三成，店長每天省下近一小時盤點時間。

流程怎麼運作

對照 frontmatter 的五個節點：

1. 觸發：庫存掃描——以每日定時排程執行，或在 POS 銷售扣庫後即時觸發。系統讀取各品項當前庫存，與預設的安全水位比對，標記低於水位的品項。

2. 區分活體商品——這是水族特有的關鍵步驟。活魚、水草另外套用「耗損率」計算實際可售量（例如進貨五十隻、預估折損一成、實際可賣四十五隻），補貨建議量會把折損算進去；乾貨器材則依過去銷售速度（銷速）估算「還能撐幾天」，據此判斷是否該補。

3. 彙整補貨單——AI 彙整節點把所有待補品項整理成一張採購清單，並從供應商表比對每項的「對應供應商、交期、最低訂量」，自動分組（同一家供應商的品項併單），並提醒「交期長的品項要提前下單」。

4. 送店長確認——清單透過 Slack 推送給店長，店長依當下水質、缸位、檔期活動人工增刪數量後核可。系統本身不下單。

5. 回寫進貨——到貨後更新庫存與進貨成本，並依實際銷售與折損狀況，動態修正各品項的安全水位，讓系統越用越準。

需要的工具與串接重點

• n8n / Make：流程主幹，負責排程、條件判斷與串接。
• POS / 庫存系統：庫存數字的來源，須能匯出或以 API 提供「品項、當前庫存、銷售紀錄」。
• Google Sheet：可作為安全水位設定表、供應商對照表與待採購單的載體。
• AI 彙整節點：負責把零散的低水位品項整理成可讀的採購單、併單、加註交期提醒。
• 供應商表：記錄每項商品對應的供應商、交期、最低訂量、單價，是補貨單能否實用的關鍵。
• Slack：店長確認的介面。

串接注意點：安全水位與耗損率要先用實際數據設定，初期可保守，再依回寫資料逐步校準。活體的耗損率隨季節、運輸、水質波動大，建議分品種設定。供應商表要持續維護，交期與最低訂量一變就要更新。更多串接做法見 /automation。

常見錯誤與注意事項

• 下單金額涉及金流，務必人工確認：自動彙整的待採購單只是建議，務必由店長人工確認數量與金額後再下單，系統不應自動對供應商成立訂單或付款。
• 活體採購不能全交給公式：活魚水草的進貨量需依當下水質狀況、缸位是否足夠、近期天氣（影響運輸存活率）人工斟酌，AI 算出的建議量只是起點，不取代店家的養殖判斷。
• 安全水位別設死：檔期、活動、季節都會改變需求，安全水位要能隨情境調整，否則旺季照樣斷貨。
• 耗損率要誠實校準：若把折損低估，會一直進太少；高估又會囤太多，回寫資料時要據實修正。

台灣中小企業情境案例

高雄一間綜合型水族店，活體、器材、耗材都賣，過去補貨全靠老闆娘的印象，常常熱門的紅蓮燈缺貨、客人問了就走，倉庫裡卻堆著幾台滯銷的舊款外置過濾器。導入這條流程後，系統每天清晨產出一張待採購單，把該補的飼料、水質劑、熱門活體連同供應商與交期列得清清楚楚，老闆娘喝杯咖啡的時間就核完。三個月後，熱賣活體與耗材的斷貨次數從每週好幾次降到偶爾一次，滯銷器材也因為安全水位被持續下修而慢慢清掉。老闆娘說最有感的是「不用再憑記憶跟好幾家供應商對交期了，一張單全部搞定」。

延伸應用

這條流程可與 會員回購喚回經營流 串接，把會員的回購數據回饋成更準的需求預測；耗材的消耗也能對接 到府設缸預約排程流，讓出工用料與庫存連動。進一步可加上「滯銷示警」——把長期低於銷速門檻的品項挑出來，搭配 產品介紹文撰寫 做出清文案主動去化。更多自動化玩法見 /automation。

流程圖

用到的工具

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