燒烤店線上訂位管理流

🎯 這條流程解決什麼

燒烤店尖峰時段一位難求，偏偏訂位需求往往同時從三個地方湧進來——官網訂位表單、LINE 私訊、還有不停響的電話。外場一忙，這三條線就顧此失彼：電話接到一半 LINE 又跳訊息，剛口頭答應的訂位還沒抄上訂位本，下一通電話又把同一桌排給別人。結果就是漏接、重複排桌、人數記錯，等客人到場才發現「不好意思今天滿了」或「您訂的是四人桌但來了八位」，當場尷尬、客訴、翻桌效率全垮。

現在純人工管訂位有多吃力？外場得同時盯著手機 LINE、電話、和一本手寫訂位簿，每接一筆訂位要手抄人數、時間、需求，再用肉眼掃整張座位表確認還有沒有空桌——尖峰時段一晚要處理幾十筆，平均每筆從接洽到登記、確認要花三到五分鐘，還很容易在忙亂中抄錯或漏記。更別說 No-show（訂了沒來）的問題：燒烤店單桌客單高，一桌訂了沒來、又沒提前確認，那個黃金時段的空桌就是實打實的營收損失，假日一晚被放一兩桌鴿子是常態。

這條流程把三邊訂位集中接住：所有來源的訂位自動建檔、AI 解析人數與特殊需求、系統比對空桌與時段衝突、並在用餐前主動發提醒降低 No-show，讓現場永遠有一份隨時最新的訂位表。後續想把到店客導入會員池，可串 /workflows 的會員經營流程；要安排當日食材與菜單，可參考 /recipes 的餐飲備料配方。

導入後的改變

導入前，外場一人盯三個視窗手抄訂位，尖峰時段漏接、重複排桌、記錯人數是家常便飯，No-show 又沒人提前確認，假日常被放鴿子白佔黃金時段。每筆訂位手動處理要三到五分鐘。

導入後，訂位自動集中建檔、系統幫忙比對空桌、AI 標好桌號與需求，外場每筆訂位的處理時間可壓到幾十秒確認，這部分人力負擔約減輕六到七成，尖峰時段不用再分心抄寫。店長一眼就能從訂位表掌握當日滿桌狀況、提前調度人手與備料。用餐前自動提醒則明顯降低 No-show，假日被放鴿子的桌數減少，等於把原本流失的黃金時段營收救回來，翻桌效率也跟著提升。

流程怎麼運作

第一步，觸發：新訂位。 不論客人是從官網訂位表單送出、用 LINE 私訊店家、還是打電話由外場代登錄，都會產生一筆訂位需求進入流程。三個來源在這一步被統一收進同一條管線，這是「集中管理」的基礎。

第二步，查空桌與時段。 系統拿這筆需求去比對當日座位表與該時段的既有訂位，判斷有沒有合適的空桌可以承接，避免兩筆訂位撞同一桌或同時段超收。

第三步，AI 解析需求。 AI 判斷節點從訂位內容辨識人數、預計用餐時間、以及特殊需求——要包廂、要禁菸區、有長輩需要好進出的位子、是慶生需要安排等，把這些自然語言的訊息結構化，方便排桌。

第四步，寫入訂位表。 確認可承接後，系統建檔到訂位表（Google Sheet 或訂位系統），標記桌號與狀態（已確認／候補／待回覆），即時更新座位佔用，避免重複占位。整張訂位表變成現場唯一的真實依據。

第五步，確認與提醒。 系統立即發送訂位確認給客人（LINE、SMS 或 Email），並在用餐前一段時間自動發提醒，請客人確認是否準時到，給 No-show 一個提前釋出的機會，把空桌留給候補。

需要的工具與串接重點

平台用 n8n 或 Make 當中樞，串接官網訂位表單、LINE Official Account、Google Sheet 或專業訂位系統、AI 判斷節點與 SMS／Email。官網表單與 LINE 是兩個主要進線來源，要設計成都能觸發同一條流程；電話訂位則由外場手動登錄進系統，等於把口頭訂位也納入同一張表。Google Sheet 適合預算有限的小店當訂位表，但要注意併發寫入時的鎖定問題，避免兩筆同時寫入互相覆蓋；規模較大或翻桌頻繁的店建議用專門訂位系統。AI 判斷節點負責解析自然語言需求，要把常見特殊需求（包廂、禁菸、人數區間）的判斷規則設好。SMS／Email／LINE 負責確認與提醒，提醒時間點建議設在用餐前數小時，太早客人忘了、太晚來不及補位。更多串接設定觀念可參考 /automation。

常見錯誤與注意事項

最需要謹慎的是涉及金流與合約的環節：若訂位需要收訂金、或是包場有合約條款（最低消費、人數保證、違約規定），這些金流與條款務必由店家人工確認後再回覆客人，AI 只負責整理需求與草擬回覆，絕不能讓系統自動承諾金額或條件。第二，空桌判斷是依座位表規則跑的，但現場常有併桌、臨時加位、客人提早離席等變數，系統的可承接判斷只是輔助，最終排桌仍要外場視現場彈性調整。第三，客人的聯絡方式屬於個資，用於確認與提醒之外不應挪用，發提醒也要克制頻率避免被當騷擾。AI 在這條流程只做整理與草稿，不取代店家對訂位政策與營業現場的最終判斷。

台灣中小企業情境案例

桃園一間人氣燒烤店，假日幾乎天天滿桌、有包廂與一般座位區之分。導入前外場兩人輪流接電話、回 LINE、又要抄官網訂位，尖峰時段曾把同一個包廂排給兩組客人，到場才發現撞位、當場手忙腳亂賠不是；No-show 也讓他們很頭痛，假日常有訂位沒來、黃金時段空著乾等。導入這條流程後，三邊訂位全進同一張即時訂位表，AI 自動標出「這組要包廂、八人、慶生」，系統比對後直接配位，撞位幾乎不再發生；用餐前的自動提醒讓不少原本會放鴿子的客人提前取消，店家得以把位子釋出給候補。幾週下來，外場處理訂位輕鬆許多、能把心力放回現場服務，假日 No-show 造成的空桌損失也明顯下降。

延伸應用

這條流程可以往前後端延伸。前端可加「候補名單」機制，滿桌時自動把客人排進候補，一旦有人取消就依序通知，把翻桌空檔的價值最大化。後端可串會員流程，凡訂位到店的客人自動入會、累積首次點數，把一次性訂位客變成長期會員。也能加上「訂位數據看板」，統計各時段、各桌型的訂位與 No-show 率，幫店長決定要不要對某些時段收訂金、或調整座位配置。連鎖店則能把多家門市的訂位集中管理、互相導流（這家滿了推薦鄰近分店）。把訂位、會員、備料、口碑幾條流程串成一套，整間店的營運就能從靠人盯升級成靠系統跑。相關流程都收在 /workflows，可挑著組合。

流程圖

用到的工具

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