外燴出餐排程備料流

🎯 這條流程解決什麼

外燴營運最折磨人的，是「同一天撞好幾場」的時候。早上一場社區尾牙、中午一場公司春酒、晚上一場婚宴，三場的菜單不同、人數不同、地點分散在城市兩端，廚房要同時備料、出車要分批排、外場要分組到位。任何一個環節算錯——蝦子少進了兩斤、某場的甜點忘了排、出車時間抓太晚卡到下班尖峰——都會直接變成現場開天窗或菜送到時已經涼掉。

現在多數外燴靠白板、紙本和 LINE 群組調度。主廚憑經驗把各場人數加一加估個備料量，憑感覺排備餐順序，出車時間靠口頭交代司機。人少時還撐得住，一旦旺季一天三四場，資訊散在好幾個人的腦子和好幾條訊息裡，沒人看得到全貌：總共要進多少食材、哪場先做、車幾點出、誰跟哪一台，全靠營運主管一個人在腦中硬轉。

以一家旺季週末單日要出 4 到 6 場的外燴來算，光是彙整當日各場備料量、排備餐與出車時程、再逐一交代給廚房與外場，營運主管每天要花 1.5 到 2.5 小時在「算與喬」，而且只要有一場臨時加人數或改時間，整盤又得重算。算錯備料造成的缺貨補救與食材浪費、出車遲到引發的客訴與賠償，更是看不見卻持續在流血的成本。

導入後的改變

導入前，備料與出餐時程靠人工彙總與經驗估算，散在白板與群組，撞場日容易算錯量、排錯車、漏掉某一場的某個環節。

導入後，已確認訂單自動彙整成一份備料清單、備餐時程與出車時間表，AI 依各場出餐時間倒推關鍵節點並寫進共用行事曆，廚房與外場一打開 LINE 就看到自己當天該做什麼、幾點做。

合理推估，這條流程能省下約八成的排程行政工時，把備料算錯與出車遲到的機率明顯降低，讓撞場日從「靠主管硬扛」變成「照表操課」。對外燴而言，準時、不缺料、不浪費，直接守住了履約與毛利兩條命脈。菜單來源可承接 外燴菜單客製建議流，人力需求可延伸到 人力調度，採購清單可搭配 備料採購食譜。

流程怎麼運作

對應 frontmatter 的五個節點，逐步說明每一步在做什麼：

1. 觸發：訂單確認。 當訂單表 Google Sheet 的狀態被改成「已確認」，或每日早上定時觸發，流程啟動，把當日（或當週）所有已確認的場次撈出來一起處理。
2. 彙整備料量。 系統讀取每一場的菜單與人數，對照菜色的食材用量表，把所有場次的同類食材加總（例如三場合計需要多少斤蝦、多少把青菜、多少個便當盒與餐具），產出一份合併的備料與耗材清單，採購一次抓齊、不必各場分開算。
3. AI 排出餐時程。 AI 彙整節點依每場的「客人開動時間」往回倒推：幾點要送達現場、幾點出車、幾點裝箱、幾點開始備餐、幾點前食材要備齊，並考量場地遠近與撞場先後，排出合理的備餐與出車順序，避免兩場擠在同一個時段。
4. 寫入行事曆。 把排好的備餐起訖、出車時間、抵達時間建成 Google Calendar 事件，分別給廚房與司機，讓每個人在自己的行事曆看到當天的時間節點與負責場次。
5. 推播工作清單。 透過 LINE Notify 把當日備料清單與各場時程推給廚房與外場，並提醒「主廚需人工確認備料份量與低溫運送條件後再執行」。

需要的工具與串接重點

• 平台（n8n / Make）： 串接訂單表、AI、行事曆與通知。n8n 適合把營運資料留在自己手上、長期省成本；Make 上手快，適合先建起雛形。
• 訂單表 Google Sheet： 流程的資料源頭，每場的菜單、人數、出餐時間、地點要填齊，排程才準。
• AI 彙整節點： 重點是給它明確的倒推規則（例如「送達需提前 X 分鐘、裝箱需 Y 分鐘」）與場地距離資訊，讓它做「依規則排時程」，而非自由發揮。
• Google Calendar： 把時程視覺化給廚房與司機，避免時間只存在某個人腦中。
• Google Docs / LINE Notify： 產出備料清單文件並把工作清單推播到第一線。

串接重點：菜色的食材用量表要建得準（每道菜每人用多少食材），這是備料量加總的基礎；出車倒推的緩衝時間要抓得保守一點，寧可早到也別賭路況。更多串接思路見 自動化應用整理。

常見錯誤與注意事項

• 備料份量與食安條件必經主廚人工確認。 備料量、出餐時間與食材安全存量牽涉食安與履約準時，AI 排程僅為初步規劃，實際備料份量、保鮮期限、低溫運送與保溫條件、出車時間務必由主廚與營運主管人工確認後執行。
• AI 不取代廚房對食材新鮮度的判斷。 系統會算出「需要多少」，但食材今天新不新鮮、能不能用、要不要提前進貨，仍是廚房的專業判斷。
• 撞場與產能上限要人工把關。 AI 會排時程，但你的廚房與車輛產能有上限，超量的場次要由主管決定加班、外包或婉拒。
• 低溫與保溫運送不能省。 排程要把冷藏、保溫的運送條件納入，夏天尤其是食安紅線。
• 改單要重跑。 任何一場臨時改人數或時間，務必重新觸發流程更新全盤排程，別只改一處。

台灣中小企業情境案例

高雄一家承接婚宴與企業活動的中央廚房型外燴，旺季週末單日常要出 5 到 6 場，過去全靠營運主管在白板上排、用群組交代，某個母親節週末因為三場餐會時間相近，備料估算時把兩場的海鮮加錯、現場差點不夠出，出車又因沒抓尖峰路況遲到 20 分鐘，被客人客訴。導入這條流程後，每天早上系統自動把當日所有已確認場次的備料量加總成一張採購清單，AI 依各場開動時間倒推出車與備餐順序、寫進廚房和司機的行事曆，主管只需審核份量與時間、按實際狀況微調。三個月下來，這家廚房估算排程工時省了約八成，撞場日的備料誤差與出車遲到幾乎歸零，旺季多接了幾場原本不敢接的場次，因為現在「看得到全貌、排得出來」。

延伸應用

這條流程是外燴營運的中樞，往兩端都能延伸：往前承接 外燴菜單客製建議流 的定案菜單自動展開備料；往後把估出的人力需求接到 外燴人力調度排班流，依各場規模自動估外場與廚務人數並發排班；備料清單可直接串 備料採購食譜 產生採購單給供應商。資料累積久了，還能分析哪些菜耗時最長、哪些時段最常撞場，回頭調整接單策略與產能規劃。也可加上「庫存比對」分支，把備料清單和現有庫存相減，只列出真正要補進的食材，進一步壓低浪費與採購成本。

流程圖

用到的工具

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