外燴人力調度排班流

🎯 這條流程解決什麼

外燴的人力是「拼出來的」。一個團隊裡通常只有少數正職主廚與幹部，其餘外場、廚務助手大量靠兼職與工讀生，每個人能不能來、哪天有空都不一樣。偏偏外燴需求又高度集中在週末與節慶旺季——同一個週六可能有三場，每場要幾個外場端盤、幾個廚務備餐、需不需要會開車的、需不需要懂酒水服務的，全看場子規模與菜色複雜度。

現在多數外燴的排班，是主管拿著當週場次，一個一個打電話或在 LINE 私訊問「這個週六你能不能來」，問到湊齊為止。這種土法煉鋼有三個痛：一是慢，旺季一週要排十幾場、聯絡幾十個人，光來回問與等回覆就耗掉主管大半天；二是容易凸槌，記錯誰已答應、漏問某個人、或同一個人被排到撞場；三是估不準，憑感覺排人，常常旺日缺人開天窗、平日又排太多人白付工資。

以一家有 30 到 50 位兼職人力、旺季週末要出 4 到 6 場的外燴來算，每週排班主管要花 4 到 8 小時在「估人數、問人、追回覆、湊班表」上，而且做完還不一定齊。臨時有人放鳥，又是一輪緊急補人。這些隱形工時與排班失誤，長期啃食著營運效率與第一線的服務品質。

導入後的改變

導入前，排班靠主管逐一電聯與私訊，估人力憑感覺，回覆散在各對話裡，撞班、漏人、缺工或超排時有發生。

導入後，場次一確認，AI 依規模估出各場所需的外場與廚務人數，自動比對人員可出勤名單，向合適人選群發班次邀請、自動收回覆並彙整成班表，主管只需做最後核對與調整。

合理推估，這條流程能省下約八成的排班行政工時，把人力估算從「憑感覺」變成「依規則」，明顯減少旺日缺工與平日超排的兩頭浪費。對外燴而言，每場都湊得齊、又不多花冤枉工資，直接守住了現場服務品質與人事成本。場次來源可承接 外燴出餐排程備料流，活動後可串接 客戶回訪，相關營運自動化思路見 自動化應用整理。

流程怎麼運作

對應 frontmatter 的五個節點，逐步說明每一步在做什麼：

1. 觸發：場次確認。 當出餐排程裡的場次被確認，或每週固定時間（例如週三排下週班）定時觸發，流程啟動，把待排班的所有場次撈出來。
2. AI 估人力。 AI 估算節點依每場的人數、菜色複雜度（合菜 vs 精緻宴會）、場地條件（有無現場廚房、樓層、動線）與時段，套用你設定的配置規則（例如「每 10 桌配 X 名外場、複雜菜色加 Y 名廚務」），估出該場所需的外場與廚務人數與職能需求。
3. 比對可出勤。 系統讀取人員可出勤表單（事先讓兼職填好各日可班時段），篩出該場次當天有空、且具備所需職能（會開車／懂酒水／有經驗）的候選人。
4. 發排班邀請。 透過 LINE Notify 或表單向篩出的合適人員群發班次邀請，附上日期、地點、時段與工時，並收集「接受／婉拒」回覆。
5. 彙整確認。 把回覆整理成各場的出勤名單，標出仍缺人的場次，寫入 Google Calendar，並提醒「主管需依勞動法規人工核對工時與班表後定案」。

需要的工具與串接重點

• 平台（n8n / Make）： 串接排程、可出勤表單、AI、行事曆與通知。n8n 適合把人員資料留在自己手上、長期省成本；Make 上手快，適合先建雛形。
• 排程表 Google Sheet： 場次與人力需求的資料源頭，每場的人數、菜色、場地要填齊，估人力才準。
• 人員可出勤表單： 流程的關鍵，讓每位兼職定期更新各日可班時段與職能標籤，比對才有依據；表單要好填，否則沒人更新就形同虛設。
• AI 估算節點： 重點是給它清楚的人力配置規則與場地參數，讓它做「依規則算人數」，輸出固定格式方便後續比對。
• Google Calendar / LINE Notify： 把班表視覺化、把邀請與通知推到第一線。

串接重點：可出勤表單與人員職能標籤要保持更新，這是比對準不準的基礎；班次邀請要記錄回覆時間與接受狀態，方便追蹤誰還沒回、哪場還缺人。更多串接思路見 自動化應用整理。

常見錯誤與注意事項

• 班表、工時與薪資必經人資/主管人工確認。 排班涉及人員勞動條件、工時與工資計算，AI 估算僅供初步參考，實際班表、加班與休息時間、跨場連續工時、薪資結算務必由人資或營運主管依勞動基準法規定人工確認後定案。
• AI 不取代主管對人力與勞動法規的判斷。 系統會估人數、會比對有空的人，但誰適合帶哪一場、新手要不要搭老手、連續排班會不會違反工時規定，仍是主管的責任。
• 休息時間與連續工時是紅線。 別讓系統把同一個人排成早場接晚場、超時連班，務必把法定休息與工時上限納入人工檢查。
• 缺工場次要有備案。 AI 排不滿的場次要即時亮燈，由主管啟動補人或調整，別等到當天才發現缺人。
• 個資保護。 人員聯絡方式與可出勤資料屬個資，蒐集使用須符合個人資料保護法，不得外流或挪作他用。

台灣中小企業情境案例

台北一家承接婚宴與企業活動的外燴團隊，手上約 40 位兼職人力，過去每週排班全靠營運主管在 LINE 一個個私訊問，旺季一週排十幾場、追回覆追到三更半夜，還曾把同一位資深外場排到兩場撞時段，當天才發現緊急補人、現場差點開天窗。導入這條流程後，下週場次一確認，AI 依各場桌數與菜色複雜度估出所需外場與廚務人數，自動比對大家填的可出勤表、群發班次邀請並收回覆，主管隔天打開系統就看到一份排好的班表，只剩兩場缺一名廚務需要手動補。三個月下來，這家團隊估算排班工時省了約八成，撞班與漏人幾乎歸零，旺日因為估得準、湊得齊，現場服務品質穩定了不少，兼職們也因為邀請清楚、回覆方便而更願意接班。

延伸應用

這條流程可以串成外燴營運的完整鏈條：往前承接 外燴出餐排程備料流 的已確認場次自動估人力；活動結束後把出勤紀錄接到 客戶回訪 與績效統計，累積每位人員的出勤率、評價與專長。資料久了還能做人力分析，看哪些時段最常缺工、哪些人是穩定主力，回頭調整人力池與培訓計畫。也可加上「自動計算預估工資並比對該場毛利」的分支，串接 成本試算食譜，讓每一場的人事成本在排班當下就透明可控，避免接了人力成本吃光利潤的場子。

流程圖

用到的工具

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