工程詢價自動收斂

🎯 這條流程解決什麼

工程詢價的痛點不在「詢」，而在「散」與「亂」。一個案子動輒幾十個工項，每項材料都要分頭詢價，而需求來源往往四散：工地主任在 LINE 喊缺料、業主在 Email 補規格、設計師給一份清單、估價師再追加幾項。採發人員的日常就是把這些散落的需求一條條抄成詢價單、一家一家寄出去、再把廠商回價貼回 Excel 做比價。

純人工做這件事花多少時間與成本？以一個有三十個工項、每項要詢三到五家廠商的中型案來說，採發人員光是整理需求、套詢價單、群發、追回價、做比價表，往往要耗掉兩到三個工作天，而且整段過程高度仰賴人腦記憶與手動追蹤。漏寄一家廠商、規格抄錯一個型號、報價截止日忘了追，任何一個小疏失都可能讓整個發包卡關，甚至因為比價家數不足而錯失更好的價格。對營造廠來說，採發效率直接吃進工程毛利，一個案子發包慢三天，後面排程跟著延，連帶機具與人力都在空等。

這條流程把多管道進來的詢價需求自動彙整成標準詢價清單，套表生成統一格式的詢價單，依材料類別比對協力廠商名單群發出去，廠商回價後自動歸戶到對應工項、換算成同基準的比價表。採發人員不必再做搬資料的苦工，可以直接聚焦在報價合理性與廠商資格的判斷上。想接續做估價單彙整或發包簽核，可參考 /workflows 其他營造工程流程，或到 /recipes 找文件自動化食譜，也可在 /automation 看整套採發如何自動化。

導入後的改變

導入前，採發是個「人腦調度中心」，所有需求、所有廠商、所有截止日都靠一個人記在腦袋和散落的訊息裡，請假或離職時交接困難，比價表還常因格式不一而難以直接對比。導入後，需求一進來就自動歸入詢價清單，詢價單套表一鍵生成、群發並設定追蹤，回價自動歸戶成同基準比價表，整個發包進度一目瞭然。

合理估算上，這條流程約能把詢價整理與比價的工時省下五到七成，原本兩三天的詢比作業可以壓到半天到一天內完成核對。漏寄廠商的情況因為有名單自動比對與發送追蹤而大幅減少，過去靠人腦容易漏掉一兩家的狀況可收斂到接近零。更實際的效益是「比價家數變足」：因為群發成本趨近於零，採發更願意多詢幾家，平均下來材料採購成本有機會壓低數個百分點，對一個動輒上百萬材料費的案子來說，省下的金額相當可觀。

流程怎麼運作

整條流程對應 frontmatter 裡的五個節點，逐步驟說明如下：

1. 彙整需求（📥）：從 Google Forms、Gmail、LINE 等多個管道收集各工項的材料與數量需求，統一寫進一份詢價清單，避免需求散落各處。
2. 生成詢價單（📝）：依工項與數量自動套表，產生格式統一的標準詢價單，內含規格、數量、要求交期與報價截止日，讓每家廠商都在同一基準上報價。
3. 群發廠商（📤）：依材料類別比對協力廠商名單，把對應的詢價單分別寄給合適的廠商，並設定報價截止日的追蹤提醒，快到期未回的自動催。
4. 回價歸戶（📊）：廠商回價後，系統自動把報價歸到對應工項，換算成同單位、同基準的比價表，讓不同廠商的報價可以橫向直接比較。
5. 人工確認（✋）：採發逐項檢視報價合理性、廠商資格與供貨能力，決定詢比議價的對象。這一步不可略過。

需要的工具與串接重點

平台用 n8n 或 Make 串接。Google Forms 做為標準化的需求進件入口，讓工務或估價直接填工項與數量。Gmail 同時扮演兩個角色：接收 Email 進來的詢價需求，以及群發詢價單給廠商。Google Sheets 是整條流程的中樞，存放詢價清單、協力廠商名單與比價表。LINE Notify 用來把截止日提醒與回價進度推播給採發。

串接注意點：第一，協力廠商名單要結構化維護，每家廠商標註擅長的材料類別與聯絡窗口，群發比對才準。第二，詢價單一定要含明確規格與報價截止日，否則回價基準不一、比價會失真。第三，回價歸戶要處理「單位換算」，有的廠商報每才、有的報每米、有的含運有的不含，比價表需統一基準，這部分的換算邏輯要設定清楚並標示是否含運含稅。

常見錯誤與注意事項

• 回價歸戶可能錯置：AI 依規格描述歸戶，若廠商用不同名稱或型號報價，可能對錯工項。比價結果需人工核對欄位是否歸對。
• 報價基準不一致最容易誤判：含稅與否、含運與否、單位差異都會讓表面數字騙人，比價時需確認每筆報價的基準是否一致。
• 廠商資格不能只看價格：最低價不等於最佳選擇，供貨穩定度、品質、付款條件都是專業採購判斷，AI 不負責決定發包對象。
• 詢比價牽涉成本與廠商權益：發包與議價對象的決定屬商業決策，AI 不取代採發的專業判斷。本流程已內建人工確認節點，發包對象務必由採發人工確認後決定，請勿略過。

台灣中小企業情境案例

新北一家專做廠辦與店面裝修的營造廠，採發只有一位主管帶一名助理，過去詢價全靠 LINE 與 Email 手動處理，旺季時一週要發三四個案子的詢價，常常忙到漏寄廠商、回價貼錯欄位，有一次因為比價表把含運與不含運的報價混在一起，選了表面最低價結果加運費反而更貴。導入這條流程後，工務的缺料需求統一走表單進件，系統自動套出標準詢價單群發給對應材料的廠商，回價歸戶時強制標註含稅含運，比價表一拉就能橫向比較。三個月下來，採發助理不用再天天手抄詢價單，詢比作業時間幾乎砍半，平均詢價家數從三家提高到五家，材料成本壓低了好幾個百分點。

延伸應用

這條流程的核心是「需求標準化 × 廠商自動匹配」，可以延伸很多應用。第一，把比價結果直接接到估價單組價流程，最終發包價自動回灌成本，做到詢價、組價、發包一條龍。第二，累積每次的廠商回價，建立「廠商報價歷史庫」，下次詢價時系統就能標出哪家廠商在哪類材料長期最有競爭力。第三，加上廠商交期與履約評分，讓比價不只看價格，也把過往準時度納入參考。第四，做成發包簽核流程，採發選定對象後自動帶出比價附件送主管簽核，留下完整採購軌跡。想把這些模組串成完整採發體系，可從 /automation 入手規劃。

⚠️ 採購提醒：詢比價結果牽涉成本與廠商權益，AI 歸戶與套表可能因規格描述差異而錯置。發包與議價對象的決定務必由採發人員人工確認，本流程已內建人工確認節點，不取代專業採購判斷，請勿略過。

流程圖

用到的工具

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