試聽到報名自動跟進

🎯 這條流程解決什麼

招生最痛的地方，從來不是「沒有人來諮詢」，而是「來了卻沒接住」。家長半夜滑手機看到補習班廣告，順手填了試聽表單或加了 Line 好友，這個當下是熱度最高的黃金時刻；可是櫃台白天忙著招呼現場家長、收費、處理課務，線上留資常常要等到隔天、甚至兩三天後才有人回覆。等到顧問終於想起來打電話過去，家長可能早就帶孩子去別家試聽報名了，熱度一過，這筆名單就形同蒸發。

更現實的是「漏接」與「斷尾」。一間中型補習班招生旺季一週可能進來三、四十筆諮詢，靠櫃台用紙本或 Excel 手動登記、排試聽時段、一個個傳訊提醒、試聽完再追問要不要報名——光是這套流程，課程顧問每週至少要耗掉八到十二個工時，而且漏掉一兩筆、忘記提醒、試聽完沒人追蹤是常態。最可惜的是試聽完那幾天：孩子來了、家長也滿意，但因為沒有人在對的時間補上一句話、給一個報名誘因，家長猶豫著猶豫著就涼了。

這條流程把「家長留資 → 自動排試聽 → 課前提醒 → 試聽後追未報名」串成一條全自動招生動線，讓每一筆諮詢都被即時接住、每一場試聽都被好好提醒、每一個沒報名的家長都被溫和地追上一輪，把諮詢轉報名的轉換率穩定拉高。

導入後的改變

導入前，線上留資的平均首次回覆時間常拖到隔天以上，試聽 No-show（約好卻沒來）率往往落在兩到三成，試聽後沒報名的家長幾乎沒有系統性追蹤，全憑顧問記不記得。諮詢到報名的轉換率因此被三個破口層層稀釋。

導入後，家長一留資，幾分鐘內就收到自動回覆與可預約時段，首次回應從「隔天」壓到「即時」；課前一天的自動提醒，合理估算能把 No-show 率從兩三成降到一成以內；試聽後三天的自動追蹤，則把原本流失的觀望家長重新拉回對話。整體而言，諮詢到報名的轉換率提升五到十個百分點並不難達成，而課程顧問每週原本八到十二小時的排程與追蹤雜務，可壓縮到兩三小時（主要花在真正需要人對人溝通的家長身上），等於釋放出七成以上的招生人力去做更有價值的深度對談。把招生跟進納入整體 自動化 後，櫃台從「忙到漏接」變成「系統把關、人補溫度」。

流程怎麼運作

對應 frontmatter 的四個節點，逐步驟運作如下：

1. 觸發：家長留資（📥）——家長填寫試聽表單、或透過 Line 官方帳號加好友時，流程立刻啟動。系統自動把孩子的年級、想加強的科目、家長偏好的時段等需求記進試算表，建立一筆完整的諮詢檔案，不再靠人手抄。
2. 排試聽課（📅）——系統比對該年級、該科目的開課時段，回覆家長幾個可預約的試聽時間，家長選定後自動寫入行事曆，並一併發送上課地點、教室、需攜帶物品與注意事項，讓家長一次掌握所有資訊。
3. 課前提醒（🔔）——試聽前一天，自動透過 Line 發送提醒訊息，附上時間、地點與聯絡方式，大幅降低家長忘記或臨時放鳥的 No-show 率，這一步往往是試聽到場率的關鍵。
4. 未報名追蹤（🧠）——試聽結束後，若家長三天內仍未報名，AI 文案會依該生的試聽紀錄（試聽科目、孩子反應、家長關注點）生成一則個人化追蹤訊息，並同步提醒課程顧問安排人工跟進，避免有興趣的家長被晾在一旁涼掉。

需要的工具與串接重點

平台以 n8n 或 Make 當編排中樞。報名表單是流程起點，欄位設計要精簡又抓得到關鍵需求（孩子年級、想試聽的科目、方便時段、家長稱呼與聯絡方式），欄位太多會降低家長填寫意願。Line 官方帳號是主要溝通管道，串接時要把「加好友事件」與「表單留資」兩個觸發源都接上，並做好家長身分與孩子資料的綁定，後續訊息才發得對人。行事曆負責管理試聽時段與避免重複預約，建議設定每個時段的人數上限，避免一窩蜂約爆同一堂。試算表是名單與狀態的資料底層，建議以「諮詢日期、孩子年級、試聽狀態、報名狀態」為主欄維護，方便追蹤漏斗。AI 文案生成個人化追蹤訊息。串接重點：每筆名單要有清楚的狀態機（已留資／已排試聽／已試聽／已報名／已封存），用狀態驅動後續動作，才不會重複發訊或漏追。可搭配 招生文案與話術 讓追蹤訊息更打動家長，或接續 新生報到自動流 完成從諮詢到入學的一條龍。

常見錯誤與注意事項

• 個資蒐集與同意：表單蒐集的家長與孩子資料涉及個人隱私，務必在表單明示蒐集目的並取得同意，追蹤名單僅供內部招生使用，定期清除已封存或長期無回應的舊資料，避免長期囤積敏感個資。
• 追蹤頻率拿捏：自動追蹤是為了「補上一句關心」，不是疲勞轟炸。建議三天一則、最多追兩到三輪就停，並提供清楚的退訂方式，過度追訊反而讓家長反感、甚至投訴。
• 收費與優惠由人工確認：涉及報名費用、折扣、贈品或合約條款的承諾，務必由顧問或主管人工確認後再回覆家長，AI 不應自動承諾任何價格或優惠，以免造成日後爭議。
• 避免誤判已報名者：報名完成後要即時更新狀態，否則已經報名的家長還收到「你還沒報名喔」的追蹤訊息，會顯得很不專業。

台灣中小企業情境案例

桃園一家以國中數理為主、約一百二十名學生的補習班，過去招生旺季線上諮詢經常隔天才回，課程顧問靠一本紙本登記簿排試聽，常忘記提醒、試聽完也沒人追，試聽 No-show 率高達三成，諮詢轉報名率長期卡在兩成上下。導入這條流程後，家長一加 Line 就收到自動回覆與可約時段，試聽前一天必收提醒，試聽後三天沒報名就自動補一則貼合孩子狀況的關心訊息並提醒顧問跟進。一個招生季下來，試聽到場率拉到九成以上，諮詢轉報名率提升到三成出頭，課程顧問每週省下約八小時的雜務，把時間轉去陪那些猶豫中的家長深聊，反而成交得更扎實。

延伸應用

這條流程還能往外擴充：把不同來源（臉書廣告、Google 表單、現場掃碼）的留資自動分流標記，回頭分析哪個管道的轉換最好，優化招生預算配置；對試聽後仍未報名的家長，依猶豫原因分眾（價格敏感、時段不合、孩子意願）給不同的追蹤話術；或把報名成功的名單自動接進開課前的報到流程。想找更多能接力的招生與溝通配方，可逛 配方庫；想看同類教育自動化怎麼組，可參考 工作流，把試聽跟進接進報到、進度月報、續報經營的完整 自動化 鏈條。

流程圖

用到的工具

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