應收帳款催收提醒流

🎯 這條流程解決什麼

催款是最尷尬、也最容易拖延的工作。台灣的接案者與小公司常遇到：案子交了、發票開了，款項卻遲遲不進來。原因往往不是客戶賴帳，而是「對方忘了、你也不好意思一直追」。一筆三五萬的尾款，拖個兩三個月很常見，對現金本就吃緊的小公司來說，這就是壓力來源。

純人工催款的問題在於：你得自己記得每張發票什麼時候到期、逾期幾天了，還要一封封寫信，逾期不同程度語氣還得拿捏——太兇怕得罪客戶、太軟又催不到。多數人乾脆不催，等到月底盤點才發現好幾筆早就逾期一個月。一個同時接十幾個案子的工作室，光是維護應收清單、判斷該催誰、逐封寫催收信，每月就要花上 3 到 5 小時，而且因為麻煩、容易漏，漏催一筆就是好幾萬的現金卡住，嚴重時甚至變成呆帳。

這條流程幫你把催收變成一件按時、按程度自動發生的事：每天掃描應收清單，到期前自動發溫和提醒，逾期了就依天數升級語氣，AI 幫你把信寫好，你只要把關金額大的那幾封。語氣全由你預先設定，既不失禮也不漏催，收款進度一目了然。

導入後的改變

導入前：應收清單靠手動維護，催款憑記憶與心情，常漏催、常拖延，平均收款天數偏長，逾期款累積、現金周轉吃緊，每月花 3 到 5 小時做這件不討喜的事。

導入後：每張發票到期前自動提醒、逾期自動升級催收，幾乎不再漏催。實務上，光是「到期前三天主動提醒」這一步，就能讓相當一部分客戶準時或提前付款，因為對方只是忘了。整體平均收款天數可縮短約兩到三成，逾期款顯著減少，呆帳風險下降。每月手動催收工時從數小時降到不到一小時，只需處理被標記要人工確認的大額或長期逾期案件。對現金敏感的小公司來說，提早把錢收回來，比省下的工時更值錢。

流程怎麼運作

對照 frontmatter 的四個節點：

第一步「觸發：每日檢查」，每天定時執行，掃描你的應收清單（Google Sheet 或會計工具），逐筆計算「距到期天數」與「已逾期天數」，並過濾掉已收款的筆數，得出今天需要處理的對象。

第二步「到期前提醒」，對即將到期（例如到期前 3 天）的發票，自動寄出一封溫和的提醒信，附上發票號碼、金額、付款資訊與匯款帳號，純粹提醒、不帶催促語氣。很多款項在這一步就收回來了。

第三步「逾期分級催收」，對已逾期的款項依天數分級：逾期 1 到 7 天，禮貌詢問是否已安排付款；逾期 8 到 30 天，語氣轉為正式提醒；逾期超過 30 天，明確說明後續處理。AI 撰寫節點依分級與你設定的語氣模板草擬對應信件，內容帶入該客戶與該筆款項的具體資訊。

第四步「回寫進度」，每寄出一封提醒或催收，就把「已寄送、寄送日期、目前階段」回寫到帳款清單；客戶付款後標記為已收，下次掃描自動跳過。整張清單隨時反映最新催收狀態。

需要的工具與串接重點

平台用 n8n 或 Make，核心是每日排程節點。應收清單放 Google Sheet 或串接會計工具，欄位至少要有：客戶、發票號碼、金額、開立日、到期日、付款狀態、最後催收日與階段。AI 撰寫節點負責依逾期分級生成信件，建議為每個分級各寫一份語氣模板讓 AI 套用，確保語氣穩定一致。寄送端用 Email。

串接注意點：把不同逾期級距的觸發天數與語氣模板都放在設定區，方便日後微調；務必設好「已收款就停止催收」的判斷，避免客戶已付款還收到催款信而尷尬；金額大或關係特殊的客戶，可在清單標記為「人工處理」讓流程跳過自動寄送。

常見錯誤與注意事項

第一，逾期較久或金額較大的催收信，建議由你人工確認後再寄出，自動催收最適合金額小、客戶單純的長尾案件，重要客戶的催收措辭關乎關係，不該全交給機器。第二，務必確認「已收款即停催」運作正常，誤催已付款客戶很傷信任。第三，AI 草擬的信件要先人工審過語氣與金額，AI 不取代你對客戶關係的判斷。第四，涉及客戶與金額資料，用最小權限存取、清單不外流。

🔐 涉及客戶與金額資料，請用最小權限存取；逾期較久或金額較大的催收信，建議由你人工確認後再寄出。

台灣中小企業情境案例

台北一間五人設計工作室，同時接十幾個品牌案，尾款常被客戶的財務流程卡住，平均要拖到開票後 60 到 90 天才收得到。負責人身兼業務與催款，常常忙到忘記追，等發現某筆逾期一個月才尷尬地補寄信。導入這條流程後，每張發票到期前三天系統自動發提醒，有近一半的客戶因此準時付款；剩下逾期的，依天數自動升級語氣，負責人只需在大額案件的催收信寄出前點頭確認。三個月後，工作室的平均收款天數從 75 天縮短到約 52 天，現金周轉明顯改善，負責人也終於從「不好意思追錢」的心理負擔裡解脫。

延伸應用

這條流程可以再擴充。第一，串接現金流預測，把應收回收的時間點接進現金預估，讓催收成果直接反映在未來現金水位上，可到 /workflows 找現金流預警流程一起搭配。第二，加上對帳：客戶付款後自動比對銀行入帳、核銷對應發票，省去人工勾稽。第三，把催收升級成更完整的客戶溝通自動化，例如逾期超過某天數自動通知業務介入、長期未付自動產生對帳單，可到 /automation 設計對應流程；想要現成的催收信模板與排程範本，也可以到 /recipes 挑配方來加速建置。

流程圖

用到的工具

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