安檢維保合約到期預警與續約跟進

🎯 這條流程解決什麼

消防安檢與維保多半是年約，續約是這門生意最穩定的營收來源，但「合約到期」這件事偏偏最容易被忽略。業務忙著跑新案、處理現場缺失，等哪天想起某個客戶時，合約早就過期，甚至已經被同業用低價搶走。靠人工翻合約檔案盯到期日，幾十、幾百個客戶根本盯不完；excel 表也得有人天天去看才有用，而最忙的時候往往就是沒人看的時候。

就算想起來要續約，痛點還在後面。臨時要整理「這一年到底幫客戶做了什麼」來說服對方續約，得翻出每次安檢的紀錄、改善了哪些缺失、換了哪些設備，東拼西湊老半天。多數業務沒這個時間，乾脆草草報個價就送出去——客戶看不到價值，只看到金額，自然容易嫌貴、比價、流失。一個能省下大量重複保養工序、又有穩定客戶名單的安檢公司，續約率每掉一成，對全年營收的衝擊都是實打實的。純人工模式下，光是盤點到期客戶、整理服務紀錄、做報價、逐一跟進催回，每月就要耗掉業務與行政好幾天，還做不周全。

這條流程讓續約跟進有節奏地自動展開，把「想到才追」變成「系統提早幾個月就把素材備好」。

導入後的改變

導入前：到期日靠人工盯、常常漏掉；要續約時臨時拼湊服務紀錄、草率報價；跟進靠記憶、容易斷尾；續約率不穩，每年都有客戶因「沒人追」而流失。盤點、整理、報價、催跟，每月吃掉業務與行政數個工作天。

導入後：所有合約到期日由系統每日自動掃描，提前 90、60、30 天分階段觸發，零漏網；服務回顧摘要自動彙整，客戶清楚看見這一年的價值；報價草稿套版即生，業務只需微調。實務上，光是「提前三個月主動帶著服務成果去談」，就能明顯提升續約意願與議價空間，續約率可望提升一到兩成，因漏盯而流失的客戶趨近於零。業務與行政在續約事務上的工時減少約六到七成，省下的時間能投入開發新客與現場服務。對倚賴年約續約的安檢公司，這條流程直接守住了最核心的營收基本盤。

流程怎麼運作

對照 frontmatter 的五個節點：

第一步「到期預警」，系統每日掃描合約清單（Google Sheets）裡每個客戶的合約到期日，於到期前 90、60、30 天三個時點分階段觸發跟進待辦，並在 Google Calendar 建立提醒、透過 Slack 通知負責業務，確保節奏不斷。

第二步「服務回顧」，到了觸發時點，自動彙整該客戶本合約期內的服務紀錄——安檢執行次數、發現並改善的缺失項目、更換或維修的設備明細——生成一份條理清楚的服務回顧摘要，讓客戶一眼看見這一年拿到的價值，而不只是「又要收年費」。

第三步「報價草稿」，依該場所的規模、樓層、設備數量與服務範圍，套用報價版型自動產生續約報價草稿（Google Docs），帶入合理的項目與金額供業務調整，免去從零開始排版報價的功夫。

第四步「跟進寄送」，把續約方案與服務回顧摘要打包，經業務確認後寄給客戶（Email），同時建立「等待回覆」與「未回覆催跟」的待辦，避免送出後就沒下文。

第五步「簽回登錄」，客戶回覆後更新狀態：若簽回，登錄新的合約起迄期、重設下一輪到期預警，形成循環；若未回覆，依設定的節奏自動提示業務催跟。

需要的工具與串接重點

平台用 n8n 或 Make，核心是每日排程掃描節點。合約與客戶資料放 Google Sheets，欄位至少要有：客戶、場所資訊、合約起迄日、服務範圍、設備清單、負責業務、目前續約狀態。服務紀錄也應結構化存放，供回顧摘要彙整。報價草稿用 Google Docs 範本套版產生。提醒用 Google Calendar，內部通知用 Slack，對客戶寄送用 Email。

串接注意點：合約到期日格式要統一、避免推算錯誤；報價版型與各規模對應的項目金額放在設定區方便維護；務必設好「已簽回即停止催跟並重設新週期」的狀態邏輯，避免對已續約客戶重複催。

常見錯誤與注意事項

第一，續約報價、服務範圍與條款屬合約敏感環節，自動產生的報價與合約文件僅為草稿，正式對外寄送與簽訂前務必保留「人工確認」由權責人員審核，系統不取代專業與法務判斷。第二，消防安檢涉及公共安全與法規申報義務，服務回顧與後續排程的內容應由合格消防設備師或專業人員把關，AI 不取代專業判斷。第三，客戶合約、聯絡資訊與服務紀錄屬個資與營業機密，請限定權限存取、避免外流並定期備份。第四，報價金額與項目要人工核對，套版可能不符特殊場所的實際需求。

⚠️ 合約與專業提醒：續約報價、服務範圍與條款屬合約敏感環節，自動產生的報價與合約文件僅為草稿，正式對外寄送與簽訂前務必保留「人工確認」由權責人員審核，系統不取代專業與法務判斷。客戶合約、聯絡資訊與服務紀錄屬個資與營業機密，請限定權限存取、避免外流並定期備份。

台灣中小企業情境案例

台南一家消防安檢公司，手上約一百八十個維保年約客戶，從餐廳、旅館到中小型工廠都有。過去到期日全靠老闆娘用一張 Excel 盯，忙起來就忘了看，每年總有十幾個客戶在合約過期後才被想起，其中幾個已被同業搶走。業務要續約時得臨時翻整年的安檢單拼服務紀錄，常常來不及，乾脆報個去年的金額交差，客戶嫌貴就流失。導入這條流程後，系統提前 90 天就通知業務、附上自動整理好的服務回顧（「本年度執行 4 次安檢、改善 7 項缺失、更換 3 具滅火器」）與報價草稿。業務帶著這份「看得見的價值」提前去談，當年續約率從約七成五拉到近九成，過期流失的客戶歸零，老闆娘也不必再每天提心吊膽地盯那張表。

延伸應用

這條流程可以再串接擴充。第一，續約簽回後，自動把下一年度的安檢預約與消防安全設備申報排程接續啟動，可搭配 /workflows 的安檢預約與申報流程，讓服務不斷檔。第二，把續約成果接進營收與現金預測，掌握每月可預期的年約收入。第三，對長期客戶自動加上加值服務推薦（設備汰換、消防講習），延伸客單價。相關的跟進提醒與自動化情境可到 /automation 設計；想找現成的報價套版、服務回顧與跟進提醒範本，也可以到 /recipes 挑配方來加速建置。

流程圖

用到的工具

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