五金缺貨補貨提醒流

🎯 這條流程解決什麼

五金行最折磨人的庫存問題，是品項實在太多。一家中型五金行光是螺絲、螺帽、墊片、束帶、矽利康、磨切片、各式工具配件就有上千到上萬個 SKU，每個的賣速、進貨週期、供應商都不一樣。在這種規模下，「什麼東西快沒了該補了」幾乎不可能靠老闆的記憶力撐住。

實際發生的狀況通常是兩種極端。一種是賣到沒貨才發現：客人來要某規格的螺絲，翻遍庫存才知道早就賣光，當場流失生意，還得急著向供應商調貨、被加價、甚至被收急件運費。另一種是補太多卡住現金：怕缺貨乾脆多進，結果一堆冷門規格躺在倉庫好幾年，現金與倉位都被吃掉。

純人工盤點補貨要花多少時間？認真做的店家通常每週要花半天到一天，老闆或資深店員拿著清單一格格對庫存、回想賣速、翻過去進價、打電話問供應商報價，再手寫採購單。一個月光是「決定要補什麼、補多少、跟誰買」就吃掉好幾個工作天，而且只要一忙就會跳過，跳過幾次就開始缺貨。對小店來說，這是最沒效率卻又不能不做的雜事。

這條流程要解決的，就是把「每天盤點、找出該補的、配好供應商、算好數量、開好採購單」這一整串繁瑣判斷自動化，讓老闆從「翻帳本的人」變成「只要確認與下單的人」。

導入後的改變

導入前：庫存靠感覺，缺貨靠客人提醒，補貨靠記憶。經常賣到沒貨才驚覺，急單被供應商加價；或是憑印象多進，倉庫堆滿冷門品。每週半天到一天的人工盤點，一忙就跳過。

導入後：系統每天自動盤點，低於安全水位的品項自動浮出來，AI 已經配好供應商、比過最近進價、算好建議補貨量，採購單草稿按供應商分好組，老闆早上看一眼、確認、按送出即可。

合理的效益估算：每週原本半天到一天的人工盤點與開單時間，壓縮到每天十分鐘左右的確認，等於省下七到八成的庫存管理工時；因為「賣到沒貨才補」而流失的急單與被加收的急件運費明顯減少；同時靠「按賣速建議補貨量」避免盲目囤貨，呆滯庫存與被冷門品卡住的現金都能往下降。對小店而言，這條流程等於請了一個永遠不會忘記盤點的庫存助理。

流程怎麼運作

對應 frontmatter 的五個節點：

1. ⏰ 觸發：庫存檢查——系統每天定時掃描庫存表，讀出每個品項的當前數量。同時支援「出貨後即時扣帳」：每筆出貨後自動扣減庫存，一旦某品項跌破門檻就觸發後續流程，不必等到隔天。

2. 🚨 篩出低水位——把當前庫存低於各品項「安全庫存水位」的項目挑出來，並依「缺口大小／賣速」排序，讓最緊急、最常賣的缺貨優先處理，避免重要品項被淹沒在長長的清單裡。

3. 🧠 配對供應商——AI 對照每個缺貨品項的供應商清單與最近一次進價，建議「跟誰補、補多少」。建議數量會參考近期賣速與供應商的最小訂購量、到貨天數，盡量讓補貨量剛好夠賣到下次進貨，而不是憑感覺抓。

4. 📝 起草採購單——把缺貨品項依供應商分組，每家供應商生成一張採購清單草稿，列出品項、規格、建議數量與參考進價，方便老闆直接對單下訂。

5. 🔔 通知老闆下單——系統把缺貨清單與採購草稿透過 Gmail 或 LINE Notify 推給老闆，人工確認後才下單。老闆可以調整數量、換供應商、刪掉暫時不補的品項，確認無誤再正式發出採購單。

需要的工具與串接重點

• platform（n8n / Make）：排程與串接的中樞。用 Schedule 節點設每日盤點，用 Webhook 接出貨扣帳事件即時觸發。
• Google Sheet 庫存表：核心資料。建議欄位包含品項、規格、當前庫存、安全水位、近期賣速、主要供應商、最近進價。整條流程都讀寫這張表。
• AI 彙整節點：負責配對供應商、計算建議補貨量、生成採購單草稿。串接時把「賣速、安全水位、最小訂購量、到貨天數」當輸入，建議才會貼近實際。
• 供應商清單：每個品項對應一到多家供應商與其報價、最小訂購量，AI 才有資料可比對。
• Gmail / LINE Notify：通知管道。採購草稿可用 Gmail 附 Excel/PDF，急件示警用 LINE Notify 即時推播。
• 串接注意點：「下單」前一定要有人工確認關卡，系統不該自動發採購單。安全水位要依品項分別設定，別用一個門檻套全部。

常見錯誤與注意事項

• 安全水位一刀切：所有品項用同一個門檻會災難。快賣品水位設低會常缺貨，慢賣品水位設高會囤貨。務必依賣速分別設定。
• AI 建議數量直接下單：補貨數量與供應商務必由人工確認。AI 的建議是估算，遇到供應商檔期、價格波動、客戶大單預告等情境，仍要人來判斷。
• 金流成本：下單採購直接產生付款與庫存成本，AI 不取代採購決策，請勿讓流程自動完成下單。系統已內建人工確認節點，請勿略過。
• 資料不更新：庫存表若沒有跟著出貨即時扣帳，整條流程的判斷就會失準。確保扣帳機制可靠是這條流程的地基。

台灣中小企業情境案例

新北一家建材五金行，品項約六千個 SKU，過去老闆每週日晚上要花三、四個小時翻庫存、開採購單，常常因為太累跳過幾項，隔週就有客人撲空。導入這條流程後，系統每天早上推一份缺貨清單與分好供應商的採購草稿。老闆通常看到的是十幾項缺貨，AI 已經建議好補貨量與供應商，他花十分鐘確認、調個別數量就送出。

三個月後的具體成果：客人「要的東西沒貨」的情況大幅減少，急單調貨被加價的次數明顯下降；同時因為補貨量改用賣速估算，倉庫裡的冷門呆滯品開始消化，被卡住的現金鬆動了一些。老闆說最有感的是週日晚上終於不用再加班翻帳本，「機器幫我盯著，我只要說 OK」。

延伸應用

• 搭配採購比價：到 /recipes 找採購比價配方，讓 AI 在多家供應商報價間自動挑出最划算的補貨來源。
• 串接報價詢問流程：把缺貨品項接到 /workflows 的報價詢問流，一進貨就自動回覆先前因缺貨而等待的客戶，把流失邊緣的訂單救回來。
• 加入季節性備貨：把防颱、防水、保暖等季節性需求納入提前備貨建議，在旺季來臨前主動拉高安全水位。
• 呆滯庫存預警：反向加一條「超過 X 天沒動的品項」清單，提醒老闆出清或停止補貨，讓庫存健康度雙向把關。
• 整合成庫存儀表板：想把缺貨補貨、賣速分析、供應商管理整合成一個畫面，可參考 /automation 的整合方案，讓採購決策一站到位。

流程圖

用到的工具

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