面試排程自動流

🎯 這條流程解決什麼

招募流程裡最磨人、最沒有產值卻又躲不掉的環節，就是「喬面試時間」。HR 要先問面試官哪幾個時段有空、再寫信給候選人列出選項，候選人回了某個時段、結果面試官那格剛好被臨時會議佔走，又得重來；一封信來回三四趟是常態，遇到要約好幾位候選人、好幾位面試官時，HR 整個人就變成行事曆中間的人肉橋樑，訊息接不完。

把成本算清楚：一位 HR 約一場面試，從問空檔、寄選項、來回確認、建會議、發提醒，平均要花 20 到 30 分鐘的零碎溝通；一週要約十場面試就吃掉將近一整天，而且這種被打斷式的溝通最耗心神。更要命的是漏接——信件來回拖太久，好的候選人早被別家公司約走、甚至直接失去興趣；或是約好了卻忘記發提醒，面試官或候選人忘記出席，白白浪費一個時段。

這條流程把整段往返自動化：候選人被標記為待面試後，系統比對面試官行事曆空檔、寄出預約連結讓候選人自選時段，確認後自動建會議、產生視訊連結、發提醒，並在前一天把履歷摘要與評分表推給面試官。HR 不必再當人肉橋樑，把時間留給真正需要判斷的招募決策。這條流程可接續 履歷篩選自動流 形成完整招募管線，也能搭配 自動化專區 的其他 HR 流程一起部署。

導入後的改變

導入前，面試排程是「HR 居中、信件往返、容易漏接」：問空檔、列選項、來回確認都靠人工，每約一場都要被打斷好幾次，候選人體驗也拖沓。

導入後，整條流程變成「候選人自選、系統自動建會議與提醒」，HR 只在出現衝突或特殊狀況時介入。具體效益估算如下：

• HR 排程工時：從每場 20 到 30 分鐘的零碎溝通壓到幾乎零（只需處理例外），約面試的行政時間省下八成以上。
• 排程週期：從「信件來回三四趟、拖好幾天」變成「候選人收到連結當下就能選定」，大幅縮短候選人等待，降低被別家挖走的風險。
• 缺席率：自動發送的會議邀請與前一天提醒，讓面試官與候選人忘記出席的情況明顯減少，黃金時段不再空轉。
• 面試品質：面試官前一天自動收到履歷摘要與評分表，到場前就做好功課，面試更聚焦、評分更一致。

整體來說，這條流程把招募流程裡最碎、最沒產值的環節清掉，讓 HR 與用人主管專注在「看人」這件真正重要的事。

流程怎麼運作

對應 frontmatter 的四個節點，逐步驟說明：

1. 📋 觸發：進入待面試——候選人在招募系統或候選人試算表被標記為「待面試」時，流程自動啟動，抓出該候選人對應的職缺與指定面試官。
2. ⏰ 寄出可選時段——系統比對面試官行事曆的空檔，過濾掉已被佔用的時段，透過預約工具產生只含可選時段的預約連結，用 Gmail 寄給候選人讓他自選，免去人工列選項。
3. 🤝 建立會議——候選人確認時段後，系統自動在雙方行事曆建立事件、產生視訊會議連結（線上面試）或附上地點資訊（實體面試），並寄出含議程的會議邀請。
4. 📎 面試官資料包與提醒——面試前一天，系統把候選人的履歷摘要與評分表推送給該場次面試官，同時對面試官與候選人各發一則提醒，降低缺席。

需要的工具與串接重點

平台用 n8n 或 Make。各工具角色如下：

• 候選人試算表：候選人與職缺的中央台帳，「待面試」狀態是這條流程的觸發點。
• 行事曆：面試官空檔的真實來源，也是建立會議事件的目的地。
• 預約工具：產生只含可選時段的預約連結，讓候選人自助選時段、避免雙重預約。
• Gmail：寄送時段選項、會議邀請與提醒的管道。
• 視訊連結：線上面試的會議室，建會議時自動產生。

串接重點：第一，面試官行事曆的空檔判斷要設緩衝（兩場面試之間留間隔、排除午休與會議），不然會把面試官塞爆；第二，預約連結要設有效期限與防重複，避免同一時段被兩位候選人選走；第三，狀態回寫要即時，候選人選定後要馬上把試算表狀態更新為「已排程」，避免重複觸發或漏接。

常見錯誤與注意事項

🔐 隱私提醒：履歷與評分表只推送給該場次面試官，候選人個資勿轉貼到公開群組。

• 個資保護是第一要務，AI 不取代人對隱私的判斷：候選人的履歷、聯絡方式、評分表屬敏感個資，只推送給該場次面試官，嚴禁轉貼到公開群組或外流，符合個資法的最小揭露與目的限定原則。
• 時段衝突由人把關：遇到面試官臨時改行程、跨時區、或需要多位面試官同場的複雜排程，由 HR 人工協調，不要硬讓系統自動排造成撞期。
• 避免自動信顯得冷冰冰：寄給候選人的信件語氣要親切、資訊清楚，附上聯絡窗口，別讓候選人覺得在跟機器人對話而影響雇主品牌。
• 保留改期彈性：提醒與邀請要附上改期或取消的管道，方便雙方臨時調整，而不是一旦排定就動不了。
• 資料留存與刪除：未錄取候選人的個資要依公司政策與法規定期清理，不要無限期留存。

台灣中小企業情境案例

台北一間 80 人的軟體新創，HR Vicky 過去同時跑前後端、PM 好幾個職缺的招募，光是約面試就讓她每天信件回不完——問工程主管空檔、列時段給候選人、來回確認、建 Google Meet、發提醒，每約一場都要被打斷好幾次，常常因為信件拖太久把不錯的候選人拖到失去興趣。導入這條流程後，候選人一被標記待面試，就自動收到一個只含工程主管空檔的預約連結，自己選好時段、系統當場建好 Meet 連結與行事曆邀請，前一天面試官還會自動收到履歷摘要與評分表。

跑了兩個月，Vicky 的回饋很直接：約面試的時間幾乎歸零，她把省下的時間拿去做更前段的人才尋訪；候選人從進入待面試到排定面試的時間從平均三四天縮到當天，明顯感覺到優質候選人比較不會中途流失；面試官缺席或忘記的情況因為有自動提醒幾乎消失，而且主管們普遍反映「前一天就收到資料、到場前能先看過」讓面試更聚焦。她特別提到，遇到要多位主管同場、或跨時區的特殊場次，她還是會親自協調——自動化把例行的九成處理掉，剩下需要判斷的一成留給人。

延伸應用

這條流程可以前後串成完整招募管線。往前接 履歷篩選自動流，初篩通過自動進入待面試、無縫銜接排程；往後接面試評分彙整，面試官填完評分表後自動匯總、推給用人主管做決策。其他變化包括：多輪面試自動接力（一面通過自動觸發二面排程）、自動寄送錄取或婉拒通知、把候選人體驗問卷接在面試後蒐集回饋優化流程。想找更多可組合的 HR 與招募自動化流程，逛逛 食譜配方庫、工作流總覽 與 自動化專區。

流程圖

用到的工具

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