請假審核自動流

🎯 這條流程解決什麼

很多台灣中小企業的請假流程，到今天還停留在「Line 群組喊一聲」「紙本假單放主管桌上」或「口頭跟組長講」的階段。表面上看起來省事，實際上每一張假單背後都是 HR 一連串的隱形工時。員工請了三天特休，HR 得手動翻出他今年用了幾天、剩幾天，確認額度夠不夠；主管不在座位上，假單就壓在桌上好幾天，員工請完假回來才發現根本沒批准；月底結算出勤時，請假紀錄散落在群組訊息、便利貼和不同主管的記憶裡，HR 得一筆一筆兜回試算表，常常對不起來。

把這些動作換算成時間：一位行政人員光是處理一張假單的「查額度、轉呈、追簽核、回寫出勤表」，平均要花 10 到 15 分鐘；如果公司有 50 名員工、每人每月平均請 1.5 次假，等於每月有 75 張假單、超過 12 個小時純粹耗在行政兜帳上。更別說特休、補休、生理假、家庭照顧假各有不同的給假與結算規則，人工計算很容易算錯，一旦多給或少給假，事後補正既傷感情又有勞資爭議風險。這條流程就是要把「申請、額度檢查、簽核、回寫」整串自動串起來，讓 HR 從計算機變回真正的人資。

導入後的改變

導入前：員工不知道自己還剩幾天假，得私訊問 HR；主管漏批假單，員工和 HR 兩頭追；月底出勤表靠回憶和翻訊息拼湊，錯一筆就得重對；特休到期沒人提醒，年底一次爆出大量未休假爭議。

導入後：員工在表單送出的當下，系統就即時回算剩餘額度，不夠直接擋下並提示，根本不會送出無效假單；假單自動推播到主管的 Slack 或 Line，一鍵核准或退回，逾時系統自動催；核准後出勤表、團隊行事曆、申請人通知同步完成，月底結算直接匯出，不用再人工兜。以 50 人規模估算，HR 每月可省下約 8 到 10 小時的行政工時（約七成），假別算錯的情況趨近於零，主管漏批導致的爭議也大幅下降。員工體驗同樣變好——隨時看得到自己的假別餘額，請假進度透明可追蹤。

流程怎麼運作

對應 frontmatter 的四個節點，實際運作如下：

1. 觸發：送出請假單。員工在線上請假表單選擇假別、填入起迄日期與事由後送出，立即觸發整條流程。表單欄位設計建議把「假別」做成下拉選單（特休、事假、病假、生理假、補休等），避免自由填寫造成後段判讀困難。
2. 核對假別額度。系統讀取試算表或 HRIS 中該員工的年度給假與已用天數，自動計算本次申請是否在可用範圍內。額度不足就直接退回，並在通知裡明確告訴員工「特休剩 0.5 天、本次申請 2 天，無法送出」，省去來回確認。
3. 轉呈主管核准。額度通過後，假單摘要推播給直屬主管，主管在 Slack 或 Line 上直接點「核准」或「退回」。設定逾時規則（例如 24 小時未處理）自動再提醒一次，避免假單石沉大海。
4. 回寫並同步。主管核准後，系統把這筆假寫回出勤表、扣除對應額度、把假期加入團隊共用行事曆讓同事看得到誰不在，並回覆申請人核准結果。整個過程不需要 HR 介入任何一步。

需要的工具與串接重點

核心用 n8n 或 Make 當自動化中樞。請假入口可以用 Google 表單、Tally 或內部 HRIS 的表單模組；額度與出勤資料放在 Google 試算表（中小企業最省成本）或既有 HR 系統。簽核通知走 Slack 或 Line Notify／Line 官方帳號，搭配互動按鈕做一鍵核准。行事曆同步建議用 Google Calendar API。串接時要特別注意三件事：第一，假別計算邏輯要把「半天假」「跨月假」「國定假日不計入」這些規則寫清楚，否則容易算錯；第二，表單的員工身分要能對應到後台資料（用員工編號或公司信箱當 key），避免找錯人；第三，所有寫入出勤表的動作要做防重複，避免表單重送造成同一筆假扣兩次額度。

常見錯誤與注意事項

• 假別額度規則需 HR 人工把關：特休年資計算、補休期限、各類法定假別的給假天數涉及《勞動基準法》與公司規章，自動化只是執行你設定好的規則，規則本身務必由 HR 依現行法令確認，不可讓 AI 自行判斷給假天數。
• 健康相關事由屬敏感個資：病假、生理假、家庭照顧假的事由細節涉及健康與隱私，流程中只傳「假別＋起迄日」給主管核准即可，事由明細建議僅 HR 可見，避免在群組或行事曆公開。
• 特殊情況保留人工通道：留職停薪、防疫照顧假、職災假等特殊假別牽涉勞健保與薪資計算，建議設為自動轉人工審核，不要全自動放行。
• 保留稽核紀錄：每張假單的申請、核准、回寫都要留時間戳記與操作者，日後勞檢或爭議時才有依據。

台灣中小企業情境案例

台中一家約 40 人的食品代工廠，過去請假全靠生產線組長口頭轉達，HR 每到月底要花兩三天對出勤、算特休，產線臨時缺人卻沒人知道誰請假。導入這條流程後，員工用手機掃 QR Code 進表單請假，組長在 Line 上一鍵批准，出勤表即時更新，產線排班表也能提前看到人力缺口。導入第一個月，HR 月底結算時間從原本近 16 小時壓到 4 小時內，特休算錯導致的補正全數消失，產線主管也不再因「臨時發現有人請假」而手忙腳亂。

延伸應用

這條流程可以再往外擴充：加上「特休到期提醒」，在年底前主動通知額度即將歸零的員工排休，降低年度未休假的爭議與成本；串接薪資系統，讓無薪事假、病假折半自動反映到當月薪資計算；或加入「請假趨勢儀表板」，讓 HR 看出哪個部門請假特別頻繁、是否有過勞或人力配置問題。想把整套人事自動化補齊，可以參考 自動化專區 的其他藍圖，搭配 工作流總覽 把到職、離職、考核串成完整人事循環，再到 配方庫 取用現成的 HR 文件與通知範本，從零開始也能快速上線。

流程圖

用到的工具

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