離職交接自動流

🎯 這條流程解決什麼

離職是最容易出包、卻最少人認真設計流程的人事環節。員工提了離職，HR、IT、用人主管、財務各做各的，沒有一張共同的清單盯著進度，結果常常是：交接文件沒交清楚，員工走了之後客戶找不到對口、案子斷在半路；IT 沒人通知，離職者的公司信箱、CRM、雲端硬碟權限還活著好幾個月，等於把公司資料的鑰匙交給已經不在的人；剩餘特休、加班費、預支款項結算漏算，事後補發既麻煩又傷信任。

把純人工做這件事的成本攤開來看：一名員工離職，HR 要手動列交接項目、追各部門進度、協調設備繳回、跑結算單，IT 要逐一停用各系統帳號、回收授權，主管要確認業務交接完成——整個流程橫跨多人、拖好幾天，平均一個離職案要耗掉 HR 與 IT 合計 6 到 10 小時的協調工時，而且只要有一個環節漏掉，風險就留在那裡。最危險的是「殭屍帳號」：根據資安實務，離職後未即時關閉的帳號是內部資料外洩與帳號盜用的高風險來源。這條流程就是要把離職收尾變成一張有進度、有負責人、有時間點的自動藍圖，確保乾淨下莊。

導入後的改變

導入前：交接全靠主管口頭交代，員工走了才發現某個密碼、某份文件沒人知道在哪；IT 不一定收到離職通知，帳號權限長期殘留；結算靠 HR 翻紀錄手算，容易漏項；整個過程沒有單一進度視圖，誰卡住沒人知道。

導入後：HR 一填離職日，系統就依職務模板自動生成交接清單、指派接手人、設定每項的完成期限，並在共用進度表上即時顯示完成度；離職日當天，IT 收到帳號回收待辦清單（逐項勾選、人工確認後執行）；結算與歸檔自動帶出剩餘假別、待結費用清單供 HR 核對。整體可把離職協調工時縮短約五到六成，更關鍵的是「帳號未及時關閉」這類資安缺口幾乎被消除——因為回收清單會強制走完並留下紀錄。對中型公司而言，這等於同時降低了營運斷點與資安罰則的風險。

流程怎麼運作

對應 frontmatter 的四個節點：

1. 觸發：確定離職日。HR 在 HR 系統或表單填入該員工的最後工作日（LWD），系統以此為基準倒數，自動排出各項任務的截止時間。
2. 產生交接清單。依離職者的職務模板（業務、工程、客服各有不同範本）自動生成待交接項目——客戶名單、進行中專案、帳密保管箇、文件位置、設備清單等——指派接手人，並把每一項丟到共用進度表追蹤。
3. 回收權限設備。離職日當天，系統產生帳號與設備回收清單推給 IT。這一步全程需 IT 人工逐項確認後執行：停用公司信箱與 SSO、移除 CRM／雲端硬碟／程式碼倉庫授權、回收筆電與門禁卡。系統只負責提醒與記錄，不自動硬刪資料。
4. 結算與歸檔。自動帶出剩餘特休、待結加班費或預支款項清單供 HR 核對；信箱與個人雲端檔案依公司政策封存（轉交主管或設自動轉信）；最後通知財務、IT、團隊成員離職已完成。

需要的工具與串接重點

以 n8n 或 Make 當主控。HR 系統提供觸發與基本資料；Google Workspace（Admin SDK）負責信箱停用與檔案轉移；交接進度與結算明細放 Google 試算表；通知走 Slack 或 Line；正式公文與結算單用 Email 寄送。串接重點：第一，帳號回收動作務必設計成「產生待辦清單 → IT 勾選確認 → 才執行」的兩段式，絕不能讓自動化直接刪帳號或刪資料；第二，信箱封存要設自動轉信或轉交主管，避免客戶寄信進黑洞；第三，所有高風險操作（停用、封存、回收）都要寫入稽核日誌，記錄誰在何時做了什麼，日後稽核或勞資爭議時才站得住腳。

常見錯誤與注意事項

• 帳號停用與資料封存屬高風險，需雙重人工確認：停用帳號、封存或刪除資料一旦做錯難以回復，務必設為「IT 與主管雙重確認」後再執行，AI 不取代人工的最終判斷。
• 結算金額需 HR 與財務人工核對：剩餘假別折現、加班費、預支款項扣抵涉及薪資與法規，自動帶出的金額僅供參考，最終結算金額務必人工確認，避免少給或多給引發勞資爭議。
• 競業與保密義務勿漏：若離職者簽有保密協議或競業條款，交接清單要納入「歸還機密文件、簽署離職切結」項目，由法務或 HR 人工把關。
• 保留完整稽核紀錄：依個資與資安規範，權限回收與資料處理的紀錄要保存，以備內部稽核或主管機關查核。

台灣中小企業情境案例

桃園一家約 60 人的電商公司，過去離職交接全靠主管臨時抓人交代，曾發生一名行銷離職三個月後，公司才發現他的 Facebook 廣告後台與雲端素材庫權限都還在，幸好沒出事但嚇出一身冷汗。導入這條流程後，每位離職員工從填入離職日起，系統就自動排好交接清單與帳號回收待辦，IT 在離職日當天照清單逐項關閉權限並勾選確認。導入後，殭屍帳號從「不確定有幾個」變成零，離職交接的協調時間從平均三、四天縮短到一天內完成，HR 也終於有了一份可以拿給老闆與稽核看的完整收尾紀錄。

延伸應用

這條流程可往前後延伸：往前接「離職面談自動排程與問卷」，蒐集離職原因做留才分析；往後接「資產盤點對帳」，把回收的設備自動更新到資產管理表；或加上「離職率儀表板」，讓管理層看出哪個部門流動異常、是否有管理問題。想把人事流程補成完整循環，可參考 工作流總覽 把到職、請假、考核、離職串起來，到 配方庫 取用離職切結書、交接清單範本，並在 自動化專區 找到更多降低營運與資安風險的藍圖，讓每一次人員進出都乾淨俐落。

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