試用期評核提醒流

🎯 這條流程解決什麼

試用期屆滿日，是人事管理裡最容易被遺忘、卻最不能錯過的一個時間點。新人到職那天大家都記得，但三個月後的屆滿日，常常埋在一堆便利貼、Excel 欄位或某個人的記憶裡，等到想起來時往往已經過了。一旦錯過試用期的法定期間，公司就喪失了以「試用不合格」為由不續用的有利時機，之後若要終止聘僱，程序與舉證都複雜得多，還可能衍生勞資爭議與資遣費爭執。

純人工盯這件事的成本，不在單筆耗時，而在「持續性的注意力」——HR 得自己記得每位新人的屆滿日、提前通知主管評核、追主管交回意見、再彙整提醒做決定。公司只要同時有幾位試用期員工，這條時間軸就很難不漏。漏掉的代價可能是：不適任的員工硬是熬過試用期變成正式員工，後續要處理棘手又有風險；或主管根本忘了評核，新人莫名其妙就轉正。這條流程讓系統每天自動掃描試用期屆滿日、提前派發評核表給主管、回收後由 AI 彙整建議，讓 HR 永遠不會錯過這個關鍵決策時點。

導入後的改變

導入前：屆滿日靠 HR 人腦記憶或翻表追蹤，常常漏掉；主管臨到屆滿才被通知、倉促評核甚至忘記評；HR 得一個個追意見、手動彙整，再提醒老闆做決定；錯過期限後才發現，補救困難。

導入後：系統每天自動比對到職日，提前（例如屆滿前 14 天）就把評核表推給主管，主管有充裕時間觀察與填寫；回收後 AI 把主管評語整理成「表現重點＋錄用建議草稿」；屆滿前 HR 收到明確提醒，附上彙整好的資料直接做決定。整個流程把「會不會忘記」這個風險從根本移除，HR 不再需要分神記日期，主管評核的及時率大幅提升，公司也牢牢守住每一個試用期的決策窗口，降低用錯人與錯過法定期限的雙重風險。

流程怎麼運作

對應 frontmatter 的五個節點：

1. 觸發：屆滿掃描。每日排程自動執行，比對名冊中每位試用期員工的到職日，算出屆滿日，找出進入提醒區間（例如剩 14 天內）的人。
2. 派發評核表。對即將屆滿者，提前把試用期評核表寄給直屬主管，內容涵蓋工作表現、學習態度、團隊融入、是否建議錄用等構面，讓主管有時間好好評估。
3. 回收評核。彙整主管交回的評語與建議結果，並對尚未繳交者持續提醒，確保在屆滿前收齊。
4. AI 整理摘要。AI 摘要節點把主管的文字評語整理成表現重點與初步錄用建議草稿，方便 HR 與更高層主管快速掌握。
5. 提醒做決定。在屆滿前通知 HR，附上彙整資料，提醒人工確認後辦理正式錄用、延長試用或終止聘僱，並接續完成法定通知與簽核程序。

需要的工具與串接重點

以 n8n 或 Make 當主控。員工到職日與試用期資料放 Google Sheet 或 HRIS；評核表用 Google Form；摘要用 AI 摘要節點；通知主管與 HR 走 Gmail 與 Slack。串接重點：第一，每日排程的「屆滿日計算」要把週末、國定假日納入考量，提醒區間要留足主管評核與後續行政作業的時間，別卡在屆滿當天才動;第二，提醒要設多段（例如提前 14 天、7 天、3 天遞進催促），避免單次通知被忽略；第三，AI 摘要提示詞要限定「僅根據主管評語整理、不臆測」，並把建議定位為草稿；第四，試用期評核資料屬敏感個資，存取權限僅限相關主管與 HR。

常見錯誤與注意事項

• 錄用決定屬重大人事與法律判斷，須人工確認：是否正式錄用、延長試用或終止聘僱牽涉勞動法令，AI 摘要僅供參考，最終決定務必由 HR 與主管人工確認，並依《勞動基準法》完成預告、資遣費、通報等程序。
• 延長試用期不可隨意為之：試用期延長需有合理事由並經員工同意，相關約定建議由 HR 或法務人工把關，自動化僅負責提醒，不做法律判斷。
• 評核資料屬敏感個資：員工評核內容依《個人資料保護法》須控管存取權限，僅限相關主管與 HR，並依保存政策定期清理。
• 提醒區間要保守設定：寧可提早提醒、預留行政與溝通時間，也不要逼近屆滿日才啟動，以免來不及完成法定程序。

台灣中小企業情境案例

台南一家快速擴張的約 25 人新創，半年內招了十多位新人，HR 兼著做行政與招募，曾經因為太忙忘了某位工程師的試用期屆滿日，等想起來時人早已默默轉正，後來表現不如預期卻已錯過最佳處理時機。導入這條流程後，系統每天自動掃描屆滿日，提前兩週把評核表推給主管，回收後 AI 先把評語整理成錄用建議草稿，屆滿前 HR 一定會收到帶資料的提醒。導入後，「忘記試用期屆滿」的狀況再也沒發生，主管評核的及時率接近百分之百，公司在每位新人的關鍵決策點上都能從容做出有依據的判斷。

延伸應用

這條流程可前後串接：往前接 到職流程 工作流，讓新人到職資料自動帶進試用期追蹤，從報到到評核一氣呵成；往後在確認錄用後串接相關 簽核流程，自動辦理轉正歸檔與人事異動；也可加上「試用期中期回饋」節點，在屆滿前先做一次期中檢視，讓表現有疑慮的新人有機會即時調整，而非屆滿才一翻兩瞪眼。需要評核表與面談範本可到 配方庫 取用，想把整套育才與留才流程自動化，可參考 自動化專區 的更多藍圖，讓每位新人都被認真看見、每個決策點都不漏接。

流程圖

用到的工具

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