珠寶客製訂製進度追蹤流

🎯 這條流程解決什麼

客製訂製是珠寶銀樓最高價值、也最容易出狀況的服務。一只訂製婚戒從設計確認、選石、打版（執模）、鑲嵌到完工，往往橫跨三到六週，中間經過設計師、採購、金工師傅、鑲工好幾雙手。問題就出在這條冗長的鏈上：顧客付了訂金後最焦慮，三天兩頭來電問「我的戒指做到哪了」；師傅之間交接靠口頭或一張便條，常常 A 做完忘了通知 B；店長要掌握十幾筆同時進行的訂單進度，全靠記憶和翻單。

把人工成本攤開看：一筆訂製平均要接 4 到 6 通顧客進度詢問電話，每通含查詢約 5 分鐘；內部交接與催工每筆又要店長花十幾分鐘到處問。一旦交期延誤而事前沒人發現，等顧客上門才知道做不出來，輕則道歉送贈品，重則退單、上網負評，傷的是訂製這塊最賺錢業務的口碑。對訂製工作室來說，進度透明度直接等於信任度與回購率。

這條流程讓每筆訂製自動建立進度卡與里程碑，每個工序完成就自動通知顧客與下一棒師傅，逾期則主動提醒店長介入，把混亂的口頭交接變成看得見、追得到的數位流程。

導入後的改變

導入前，顧客進度全靠打電話問，門市每天耗在「我幫您問師傅」的來回；內部交接漏接、交期延誤往往到最後一刻才爆出來，補救成本高。

導入後，顧客在每個階段完成的當下就主動收到 LINE 通知，進度詢問電話可減少約七成，門市不再被進度查詢淹沒。師傅每完成一棒，系統自動通知下一棒接手，交接漏接幾乎消失。逾期工序在到期前就被系統標紅提醒店長，讓延誤從「事後道歉」變成「事前調度」，交期準時率明顯提升。整體而言，一間同時跑十幾筆訂製的工作室，每月可省下數十小時的進度溝通與催工工時，更重要的是把訂製這塊的客訴與負評風險大幅壓低，保住高客單業務的口碑。

流程怎麼運作

對應 frontmatter 的五個節點，逐步說明。

第一步「觸發：建立訂製」：新訂製訂單在 Google Sheet 或 Notion 建立時，系統自動產生一張進度卡，依品項套用標準里程碑（設計確認 → 選石 → 打版 → 鑲嵌 → 完工 → 取件），並依工序預估各階段截止日。

第二步「階段推進」：師傅每完成一道工序，在系統把該階段勾選為完成，狀態自動往下推進，並記錄完成時間。

第三步「AI 整理進度」：AI 摘要節點把內部術語——例如「已執模待鑲主鑽」、「臘型完成待倒模」——轉換成顧客看得懂的白話，例如「您的戒指版型已完成，正在進行主鑽鑲嵌」。

第四步「通知顧客」：每階段完成，系統透過 LINE Messaging API 主動推播給顧客，附上目前進度說明與預計交期，讓顧客安心不必追問。

第五步「逾期提醒」：系統比對各工序的預計截止日，一旦某階段逾期未完成，自動透過 Slack 提醒負責師傅與店長，及早調度排程。

需要的工具與串接重點

Google Sheet 或 Notion 作為訂單與進度卡的資料中樞，建議用 Notion 的看板視圖讓師傅一眼看到自己手上的工序；AI 摘要節點 負責術語白話化；LINE Messaging API 對顧客推播；Google Calendar 管理各工序的預計交期；Slack 做內部逾期警示。

串接重點：里程碑與各工序的標準工時要先和師傅一起校準，逾期判斷才準；對顧客的通知建議設「每階段最多一則、不重複轟炸」；AI 白話化的措辭上線前要請店長審過一輪用語，避免把工藝細節講錯。完整串接邏輯與更多範本見 自動化專區 與 其他工作流。

常見錯誤與注意事項

訂製涉及高額金流——訂金、尾款、貴金屬與寶石成本動輒數萬到數十萬。每一筆款項收取與交期變更，務必由店長人工確認後再對外發送，系統只負責通知進度，不可自動承諾交期或自動催繳尾款。AI 摘要可能把工藝細節講得太簡略或不精確，對外進度說明上線初期建議仍由人工抽查，AI 不取代師傅對工藝品質與寶石鑑定的專業判斷。

個資方面，顧客聯絡方式與訂製內容（含設計圖、預算）屬個資，須取得同意、妥善保管、僅供訂單服務使用。寶石的成色、淨度、來源等鑑定資訊，務必以正式鑑定書為準，不可由 AI 生成或推測。

台灣中小企業情境案例

台北一間主打手工婚戒的訂製工作室，旺季同時有二十多筆訂單在跑。過去老闆娘每天最怕兩件事：顧客打來問進度時答不出來，以及月底交期到了才發現某筆卡在選石還沒動工。導入這條流程後，每筆訂單一建立就有清楚里程碑，師傅完工一棒、顧客就收到一則溫暖的進度 LINE，老闆娘形容「客人從一直催，變成偶爾回我們一句謝謝、好期待」。逾期警示讓她在交期前一週就能調度人力補救，那一季的訂製準時交件率明顯改善，回頭客帶朋友來訂對戒的轉介也變多。

延伸應用

這條流程可以再延伸：完工取件後自動觸發 會員關懷與保養提醒流程，把一次性訂製客變成長期會員；進度卡可加上「拍照上傳」欄位，讓師傅在關鍵階段（如主鑽鑲好）拍照，AI 自動配上說明推播給顧客，質感更上一層；也能接 配方庫 取用訂製需求單、交件叮嚀等話術範本。當訂單量更大時，可加上產能儀表板，讓店長一眼看出本月接單是否已超出師傅負荷，從源頭避免逾期。

流程圖

用到的工具

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