公司團體訂餐彙整流

🎯 這條流程解決什麼

承接公司行號團體訂餐的便當店，每天午前都在打一場時間戰。訂單來源四分五裂：A 公司用 LINE 群組丟「今天 12 個排骨、3 個雞腿」，B 公司填 Google 表單，C 公司直接打電話念給你聽，還有人是前一天先預訂。負責收單的人得把這些散落各處的訊息，在短短一兩個小時內抄成一張總表、加總每樣品項要做幾份、再算出每家公司要收多少錢，然後趕在備餐前交給廚房。

這個過程最容易出事。手忙腳亂之下，LINE 訊息往上滑漏看一則、品項數字抄錯一個、某家公司整筆漏掉，都是天天可能發生的事。漏單的後果是中午有人沒便當吃、客戶投訴；抄錯數量則是廚房不是多做就是少做，多做的賠成本、少做的開天窗。而算錢對帳又是另一場惡夢，月底要跟十幾家公司一筆筆核，單價、數量、付款狀態對不上，往往要耗掉店長好幾個晚上。

這條流程把這團混亂理成一條直線：各通路進來的訂單自動彙整成一張當日總表，AI 把訂單整理成廚房可以直接照做的出餐清單與分裝順序，並依各公司單價自動算出請款金額，店長只要審一眼就能放行。

導入後的改變

導入前，午前的收單對帳全壓在一個人身上，靠手抄、靠記憶、靠眼明手快，越忙越容易錯，店長的精神全耗在「不要漏單」上，沒有餘力顧出餐品質。月底對帳更是看到帳本就頭痛。

導入後，彙整、統計、算錢這三件最費神又最容易錯的事都交給系統。以一家每日承接 15 家公司、約 300 個團體便當的店估算，過去人工彙整加算錢約需 60 到 90 分鐘，導入後縮短到店長審核的 10 到 15 分鐘，等於每天省下約一小時的高壓人力。更重要的是錯誤率：漏單與抄錯數量的情形大幅下降，過去每週總會有一兩次的漏單客訴，導入後幾乎收斂到零，連帶守住了客戶對「這家店很可靠」的信任。月底對帳因為金額逐筆已算好、付款狀態有標記，從熬夜核帳變成快速覆核。

流程怎麼運作

第一步「📥 觸發：收訂單」，當有人送出 Google 表單，或在指定的 LINE 群組打出約定的訂餐關鍵字時，流程就被觸發，把該筆訂單內容抓進系統。

第二步「🧮 彙整統計」，系統把當天所有進來的訂單依「公司、品項、數量」自動加總，產出當日總表——既能看到每家公司各訂了什麼，也能看到全店今天總共要做幾個排骨、幾個雞腿，讓備料一目了然。

第三步「🧠 AI 整理清單」，把總表轉成廚房真正用得上的格式：一份是依品項彙總的出餐清單（總共要做的份數），一份是依公司或路線分的分裝順序，讓打包不會裝錯、外送不會送錯。

第四步「💰 產請款明細」，依每家公司的合約單價乘上數量，自動算出當日各公司應收金額，並標記付款狀態（已付/未付/月結），月底彙整時直接可用。

第五步「🔔 回報確認」，把總表、出餐清單與請款明細推給店長，並提醒人工核對單價與數量無誤後再正式請款與下廚。接著可串接 食材成本試算 流程做食材換算，菜色設計可參考 食譜 區，更多自動化串接見 自動化 專區。

需要的工具與串接重點

平台用 n8n 或 Make。收單端，Google 表單適合讓公司窗口固定下單、欄位最乾淨；LINE Notify 或 LINE 機器人用來接群組裡的關鍵字訂單。所有訂單彙整進 Google Sheet 當資料中樞，AI 整理節點負責把雜亂的訂單文字解析成結構化品項與數量、並生成廚房清單。Gmail 用來把請款明細寄給各公司窗口。串接重點有兩個：一是 LINE 訂單格式要先跟客戶約定好（例如「公司名＋品項＋數量」的固定寫法），AI 解析才不易出錯；二是各公司的合約單價要建在一張對照表裡，金額才算得準。

常見錯誤與注意事項

最常見的錯誤是「LINE 訂單格式太自由」，客戶想到什麼打什麼，AI 解析容易誤判數量或品項，所以一定要先規範下單寫法，並對解析結果保留人工覆核。其次是截單時間沒守住，有人 11 點才補單卻沒進到當日總表，造成漏做，建議明確設定收單截止時間。

金流務必人工把關：請款金額涉及金錢往來，AI 產出的明細務必由人工核對單價與數量無誤後再送出請款，特別是新客戶首次合作、或有臨時加減單、退單的狀況，更要逐筆確認，避免多收或少收引發糾紛。系統僅輔助計算與彙整，不取代店家對帳的判斷與責任。

台灣中小企業情境案例

高雄一家專做園區公司團膳的便當店，過去每天午前由老闆娘一個人盯著三個 LINE 群組加一疊表單，手抄總表常常漏單，月底跟十幾家公司對帳更是對到半夜。導入這條流程後，所有訂單自動匯進一張總表，廚房收到清楚的出餐與分裝清單，請款明細也逐家算好。實施第一個月，原本每週都有的漏單客訴降到零，老闆娘午前多出近一小時去顧出餐，月底對帳從熬夜變成半小時搞定。她說：「以前最怕的就是漏掉哪家公司，現在系統幫我盯，心裡踏實多了。」

延伸應用

這條流程是整個團膳營運的中樞，往前往後都能再串：往前接 菜單更新發布 流程，每天把當日菜色同步給各公司，客戶直接在最新菜單上點；往後接 外送排程路線規劃 流程，總表一出來就自動分區排路線，從收單到出車無縫接軌。資料累積久了，還能分析每家公司的訂餐習慣與淡旺季，提前備料、設計專屬方案；也能把付款狀態自動化追蹤，對逾期未付的客戶發送友善提醒，讓收款不再靠人記。一張乾淨的當日總表，就是把整間店從混亂帶向有序的起點。

流程圖

用到的工具

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