施工排程與物料備料自動化

🎯 這條流程解決什麼

水電行一旦同時跑三、四個工地，排程就會變成老闆最頭痛的事。靠白板畫格子、靠群組喊「明天誰去信義區」，案子一多就漏東漏西。最常見的兩個慘劇：一是排程撞期，兩個案子排在同一天同一組人，師傅分身乏術只好臨時改約，得罪一個客戶；二是料沒帶齊，師傅到了現場才發現缺一段管或少一個閥，只能折返倉庫或跑五金行，一來一回半天就沒了。

純人工排程與備料要花多少成本？一個案子在確認施工後，調度人員要查工班誰有空、排日期、避開撞期，再依工項一項一項列出要帶的料、核對倉庫有沒有貨、缺的要採購，這一套做下來細案 20 分鐘、複雜案 40 分鐘以上。一家中型水電行一個月排 40 個案子，光排程與備料的調度工時就超過 25 小時。更貴的是出錯的代價：一次缺料折返，師傅兩三小時的工時加油錢就蒸發；一次撞期改約，客戶體驗受損還可能流失。這些隱形損失加起來，往往比調度時間本身更傷。

這條流程在案件確認施工的當下自動接手排程與備料，讓多案並行也不亂。

導入後的改變

導入前，排程是一張隨時在變的白板，只有調度人員腦中清楚，師傅常常前一晚才知道明天去哪、帶什麼。撞期靠運氣不撞，缺料靠師傅經驗多帶，品質完全看人。

導入後，案件一確認施工，系統就依工班行事曆與服務區域自動排進不撞期的日期、依工項展開備料清單、指派工班並把施工單推送到師傅手機。合理估算下，調度與備料的人工時間可省下五到六成，原本月耗 25 小時的調度作業壓到 10 至 12 小時；缺料折返因為前一天就會提醒備料是否到齊，發生率可降低七成以上，等於每月省下好幾趟白跑的工時與油錢；撞期則因為系統自動比對行事曆而幾乎不再發生。整體看，師傅的有效施工時間提高，客戶改約的尷尬大幅減少，老闆終於能掌握「這週每個師傅在哪、在做什麼」的全局。

流程怎麼運作

整條流程由「案件狀態變更為待施工」觸發，對應 frontmatter 的五個節點，把排程與備料一氣呵成。

第一步「案件觸發」（🔄）：系統偵測到 Google Sheets 中估價已確認、狀態轉為「待施工」的案件，自動抓取工項、預估工時與客戶地址，作為後續排程與備料的依據。

第二步「排程配位」（📆）：系統比對各工班在 Google Calendar 的既有行程與負責區域，把案件自動排進有空檔、又離得近的合適日期，避免撞期，也避免把同一天的案子排得跨區奔波。

第三步「備料清單」（📦）：系統依案件工項，從 Notion 或 Google Sheets 的料件對照表展開所需料件，產生採購／領料清單，並比對庫存標記哪些足量、哪些需要採購。

第四步「工班分配」（👷）：系統指派領班與人手，把含工項、時間、客戶地址與建議動線的施工單，透過 LINE Official Account 精準推送給負責的師傅。

第五步「前日提醒」（⏰）：施工前一天，系統自動提醒——備料是否到齊、客戶是否確認在家，讓師傅出發前就能補上缺口，不必到現場才發現問題。

想了解這類多工具串接的設計邏輯，可以先看 /automation 的整體說明。

需要的工具與串接重點

平台用 n8n 或 Make 當引擎，因為這條流程的判斷分支較多（排程衝突、庫存比對），難度也標為 3。Google Sheets 是案件庫與庫存表的核心，料件對照表（每個工項對應哪些料、各幾個）要建得完整，這是備料準不準的關鍵。Google Calendar 維護每組工班的行程，是排程不撞期的依據。Notion 適合放料件知識庫與施工 SOP，讓施工單能附上標準作法。LINE Official Account 負責把施工單推給師傅。

串接重點有三。一是「料件對照表」要持續維護：工項與料件的對應關係決定備料清單準不準，新工法、新料件要即時補進去。二是「庫存即時性」：庫存欄位最好能在領料時同步扣減，否則清單標的庫存與實際對不上仍會缺料。三是「排程衝突要有保護」：當系統找不到不撞期的日期時，應該標記為「需人工協調」丟回給調度，而不是硬排。

常見錯誤與注意事項

實際指派與工時需人工確認：自動排程與備料清單僅供調度參考。工時估算受現場條件影響很大，進場限制、共構管線、老屋管路複雜度都不是系統能預判的，最終工班指派與工時建議由調度人員人工確認。

庫存與採購不能全自動下單：備料清單可以幫你算出缺什麼，但實際採購建議人工核對後再下單，避免對照表設錯導致多買或漏買。貴重料件更要人工把關。

個資與門禁資訊要保護：客戶地址、門禁密碼、進出方式屬敏感資訊，施工單僅推送給該案負責師傅，不可群發外流。施工完成後相關門禁資訊應有清除機制。

AI 不取代現場判斷：系統排的是理想路線，現場的安全評估、是否需要追加施工、能不能如期完工，仍需師傅與領班的專業判斷。

台灣中小企業情境案例

桃園一家有兩組工班的水電行「宏發水電」，旺季時常同時跑五六個案子，老闆過去每晚都要花一小時排隔天的工，還是三天兩頭出包——不是撞期就是缺料折返。導入這條流程後，案件確認施工就自動排進不撞期的日期、產出備料清單推給領班，前一天再提醒備料狀況。三個月後，老闆的晚間排程時間從每天一小時降到十分鐘確認，缺料折返從一週兩三次降到幾乎沒有，旺季多接的案子因為排程順暢也都如期完工。老闆說：「以前是案子追著我跑，現在是我掌握每個案子。」

延伸應用

這條流程串在水電行自動化的中段，前後都能接。前段可接叫修預約與到府估價流程，估價一確認就自動流入排程；後段可接完工驗收與請款流程，施工完成就自動啟動驗收收款。備料資料累積久了，還能反推哪些料件最常用、最常缺，優化倉庫安全庫存與採購頻率。若工班規模再大，可以把每組工班的稼動率、平均每日案件數做成儀表板，協助老闆判斷要不要再增人手。想把前段叫修估價串起來，可參考 /workflows 的叫修預約與估價流程，或到 /recipes 找備料清單與工班排班模板。

流程圖

用到的工具

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