採購訂單進度追蹤

🎯 這條流程解決什麼

下了採購單之後,最怕的就是「以為會到、結果沒到」。供應商承諾的交期到底有沒有照走,常常要等到產線缺料、業務被客戶追貨、或倉庫月台空等才發現訂單卡住了。問題是,採購一個人手上同時跑著幾十張甚至上百張在途單,每張交期不同、供應商不同,純靠記憶與手動打電話追,根本盯不過來——漏追一張,可能就是一條產線停工、一張客戶訂單開天窗。

純人工做這件事的成本,藏在「分心」與「救火」兩塊。採購每天得自己翻單、回想哪幾張快到期、哪幾家還沒回出貨通知,然後一通一通電話或一封一封 email 去追;光是維護一張「在途訂單追蹤表」並逐筆更新狀態,一天就要耗掉一兩個小時。更貴的是漏追的代價:一張關鍵物料的採購單逾期沒被發現,等到缺料才驚覺,往往得用空運急單、加價調貨來補救,一次的急單成本就可能吃掉好幾個月省下來的人工。延誤沒提早暴露,談判籌碼也跟著流失——等到火燒眉毛才去催,供應商也知道你沒得選。

這條流程讓採購單一建立就自動登錄交期,系統每天比對承諾交期與目前狀態,把「快到期」與「已逾期」的訂單自動標出來。交期前主動發信向供應商確認出貨,逾期再催一次;遇到嚴重逾期或聯絡不上的訂單,升級通報採購主管介入。所有在途訂單還彙整成一張進度看板,哪張在跑、哪張快到、哪張出包,一目了然。

導入後的改變

導入前,交期追蹤是「靠人記、靠人催」。採購的注意力被切得很碎,容易顧此失彼,延誤往往在最不該被發現的時候才浮現,然後全公司陪著一起救火。在途訂單的真實狀態散在採購一個人腦袋裡,主管問起來也只能口頭回報,沒有一張可信的全局視圖。

導入後,監看與催單交給系統,採購只處理「真正需要人判斷」的例外。每天的交期巡檢從人工翻單變成自動產出待辦清單,維護追蹤表與例行催單的時間大約可省下五到七成;更重要的是延誤的「提前暴露」——過去要缺料才知道的逾期,現在在交期前就被點名,採購有時間轉單、改單或啟動備援供應商,把急單與停工的機率壓低。對主管而言,進度看板讓在途狀況透明化,風險訂單自動升級到眼前,不必再追著採購問進度。整體效益主要來自「少救火、少急單」,把原本花在補破網的成本省下來。

流程怎麼運作

對應 frontmatter 的五個節點,流程是這樣運作的:

第一步「訂單登錄」。採購單一建立(從 ERP 匯出、或在 Google Sheets / 表單登錄),n8n 透過 Webhook 或定時讀取新列,把品項、數量、供應商、承諾交期、聯絡窗口寫進一張「在途訂單表」,並標記初始狀態為「已下單待出貨」。

第二步「交期監看」。每日排程(例如每天早上九點)觸發 n8n,逐筆比對「承諾交期」與「今天日期」加上目前狀態:距交期三天內標「即將到期」、已過交期且未到貨標「已逾期」、逾期超過設定天數標「嚴重逾期」。狀態算完即時回寫到訂單表。

第三步「自動催單」。對「即將到期」的訂單,系統用預先審定的範本,以 Gmail 發追蹤信向供應商窗口確認出貨進度;對「已逾期」的訂單發第二封催促信。所有寄出紀錄與供應商回覆都掛回對應訂單,方便追蹤往返。

第四步「逾期升級」。被標為「嚴重逾期」或多次催單仍無回覆的訂單,流程把它升級成 Slack 通知,@ 採購主管並附上訂單摘要與已催次數,讓主管即時介入決定要不要轉單、改單或啟動備援。

第五步「進度看板」。所有在途訂單依狀態彙整成看板(Google Sheets 樞紐表或 Slack 每日摘要),分區呈現待出貨、即將到期、已逾期、嚴重逾期,讓採購與主管隨時掌握全局。想把這條接到上下游採購自動化,可延伸看 /workflows 與 /automation。

需要的工具與串接重點

平台以 n8n(或 Make)為核心,負責排程巡檢、跑交期判斷、發信與發通知。Google Sheets 當在途訂單表與看板的資料底,簡單好維護;Gmail 負責對外催單信,Slack 負責對內升級通知。

串接重點:一,排程節點要設成每日固定觸發,並處理好時區與假日(可加一個「只在工作日跑」的判斷,避免假日狂發信);二,催單信的範本與寄送頻率要先審定,同一張訂單要設「冷卻期」,避免一天連發或重複轟炸供應商;三,狀態欄位要單一可信,所有節點都讀寫同一張表的同一欄,避免多處狀態打架;四,供應商回覆最好能半自動掛回訂單(用主旨帶單號、或回信偵測),讓往返紀錄完整。

常見錯誤與注意事項

最該避免的錯誤,是讓系統「自作主張改訂單」。請記住:系統只負責偵測延誤與發出提醒,是否改單、轉單、催到底還是啟動備援供應商,一律由採購人員與主管人工判斷,切勿讓流程自動更動訂單內容。

其次,自動催單信會以公司名義寄給供應商,信件範本與催促語氣務必事先審定,過於頻繁或措辭強硬都會傷害供應商關係——這是長期合作的根基,不該被自動化搞砸。再者,交期資料的正確性決定整條流程的價值,登錄時的承諾交期要以正式採購合約或回簽單為準,有爭議的交期認定屬合約敏感事項,應由採購人工確認,不能只信表單上的數字。最後,看板與催單往返含供應商商務資訊,屬內部資料,存取權限要控管。

台灣中小企業情境案例

桃園一家做工業電子組裝的代工廠,採購小芳一個人盯著八十多張在途料件單。過去她每天早上花一個多小時翻 ERP、抄狀態、打電話追料,還是常常漏。有一次一顆關鍵連接器的供應商默默延了一週,小芳沒注意到,等到產線要上料才發現缺貨,只好臨時找代理商加價空運,一次就多花了好幾萬,還賠上客戶交期。導入這條流程後,系統每天早上自動把「即將到期」和「已逾期」的單列成清單推給她,該催的訂單自動發了確認信,嚴重逾期的單直接 @ 她主管。三個月後,她追料的人工時間從每天一個多小時降到二十分鐘左右,因延誤導致的急單從每月好幾次降到偶發,主管也能直接看進度看板掌握風險,不用再三天兩頭問她「那張單到了沒」。

延伸應用

這條流程可以再長出幾種變化。第一,把催單回覆做成「半結構化收件」,自動解析供應商回的新交期並更新訂單,減少人工掛單。第二,累積各供應商的「準時交貨率」,做成供應商績效計分卡,做為比價與配額分配的依據。第三,接上到貨驗收流程,訂單一到貨就自動結案、轉入驗收,讓追蹤與驗收無縫銜接。第四,加上「關鍵料件」標記,對影響產線的物料用更短的監看週期與更早的提醒,把資源放在最該盯的單上。更多可組合的範本與情境,參考 /recipes 與 /automation。

流程圖

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