請購單自動分流簽核

🎯 這條流程解決什麼

請購流程最常見的卡關,不是金額大,而是「不知道該給誰簽」。員工填完請購單用 email 寄出,結果寄錯主管;金額超過權限本來要往上加會,卻沒人提醒,單子就靜靜躺在某個信箱裡;申請人問了三天,還是不知道核到哪一關、是不是被退了。採購人員每天光是手動把進來的請購歸類部門、補單號、判金額、轉寄給對的主管,就耗掉大半時間;到了月底要盤點「現在有哪些請購在跑、卡在誰那」,根本對不出來。

用純人工跑這段,成本主要在「等」與「重工」。一張請購從送出到核准,因為路由靠人猜、催辦靠人記,平均常常拖上三到五個工作天,急用的東西買不到、現場乾等。採購端每張單要花十幾分鐘做歸戶、補號、轉寄的雜活,一天幾十張累積下來就是好幾小時的純文書工。更麻煩的是內控漏洞:金額該加會卻漏加、權限該往上卻沒往上,事後稽核翻出來,責任算誰的都說不清。簽核流程沒有單一可信的台帳,等於整個請購黑箱。

這條流程讓請購單一送出就自動產生單號、歸戶到部門與費用科目,寫進採購台帳;再依金額級距判斷該由誰簽——小額主管直接核、大額自動往上加會。待簽事項即時推給對應主管,逾時自動催辦;核准或退件結果即時回填台帳並通知申請人,整條簽核鏈全程可查。

導入後的改變

導入前,請購是一團 email 來回的迷霧:路由靠猜、進度靠問、台帳靠採購人工拼湊。一張單卡在哪、為什麼卡、該誰處理,沒人說得準,急件和一般件混在一起排隊。

導入後,進件即自動歸戶與路由,該誰簽一目了然。實務上,這類自動分流能把請購的平均簽核週期從三到五天壓到一到兩天,縮短約五成以上;採購端原本每張單十幾分鐘的歸戶補號轉寄雜活幾乎全免,等於把這部分人力釋放出來做更有價值的議價與供應商管理。寄錯人、漏加會的狀況因為路由規則寫死而大幅減少,內控與稽核留痕更完整。申請人隨時查得到進度,不用一直追採購;主管的待簽清單集中、逾時自動催,簽核不再被遺忘。整體效益來自「縮短等待」「消除文書重工」與「補強內控」三塊疊加。

流程怎麼運作

對應 frontmatter 五個節點,流程這樣跑:

第一步「請購進件」。員工填 Google Forms 請購表單,送出即透過 n8n 接收(Webhook 或讀取表單回應),擷取品項、數量、預估金額、用途、申請人與所屬部門等欄位。

第二步「編號與歸戶」。流程自動產生唯一請購單號(例如年月加流水號),依申請人部門對應到費用科目,把整筆資料寫進 Google Sheets 的採購台帳,狀態標記為「待簽核」。

第三步「金額分流」。依預先設定的金額級距判斷簽核層級:例如一萬以下由部門主管單簽、一萬到十萬加會採購、十萬以上再往上加會財務或更高層。系統算出這張單的簽核路徑(誰先簽、誰加會),寫進台帳。

第四步「簽核提醒」。把待簽請購推送到對應主管的 Slack(附品項、金額、用途與一鍵核准/退件連結),主管處理後回拋結果;若超過設定時數未處理,系統自動再催一次,並可在更久未回時通知採購協助跟催。

第五步「結果回拋」。核准或退件的結果即時回填台帳,更新狀態並通知申請人;核准的單可往下接比價、下單流程,退件的單帶上退件理由讓申請人補正重送。整條鏈的每一步都留時間戳,進度全程可查。想把請購接到後續比價下單,延伸看 /workflows 與 /automation。

需要的工具與串接重點

平台用 n8n(或 Make)當編排核心,負責接表單、跑路由邏輯、發提醒、回寫台帳。Google Forms 當員工填單的入口,門檻低、人人會用;Google Sheets 當採購台帳,結構清楚、易稽核;Slack 負責把待簽推到主管面前並收回核准動作。

串接重點:一,金額級距與簽核層級的對應表要做成可維護的設定(例如獨立一張對照表),日後調整權限不必改流程;二,部門與費用科目的歸戶要有清楚對照,避免歸錯科目影響財務;三,Slack 的核准/退件動作要能可靠回寫狀態,並對「誰按的」留痕,確保簽核有據;四,逾時催辦的時數與升級對象要可設定,平衡效率與不過度打擾。

常見錯誤與注意事項

最危險的錯誤,是把流程設成「自動核准」。請務必記住:本流程涉及金額判斷與簽核權限路由,屬財務與內控敏感環節。金額級距與簽核層級對應,務必由財務與稽核單位確認後設定;系統只負責「把單送到對的人面前」,實際是否核准一律由具權限主管人工簽核,切勿設成自動核准。

其他注意:金額判斷只是「初步分流」,若申請人填的預估金額不準,可能落錯級距,因此最終金額仍應以正式報價或合約為準,由採購與財務人工把關;退件理由要回拋清楚,避免申請人反覆重送同一個問題;台帳含預算、用途、供應商等內部資訊,存取權限要控管,別讓全公司都能看;簽核留痕(誰、何時、核或退)要完整保存,以備稽核。

台灣中小企業情境案例

台南一家六十人的食品加工廠,過去請購全靠 email。產線組長要買一批包材,寄給課長,課長忘了金額超標要加會採購,單子卡了四天才被發現得重走,包材沒及時到貨,差點影響出貨。行政小張每天還要手動把進來的請購歸部門、補單號、轉寄,光這雜活就占掉她近兩小時。導入這條流程後,組長改用表單送請購,系統當場給單號、判金額,超標的自動加會採購,待簽推到課長 Slack,逾時自動催。兩個月下來,請購平均簽核時間從四五天降到一天多,小張的歸戶轉寄雜活幾乎歸零,財務也能直接看台帳掌握每張單的進度與科目,月底盤點再也不用到處撈 email。

延伸應用

這條流程可以再擴充。第一,接上預算控管,請購進件時即時比對部門剩餘預算,超支的單自動標記或擋下,避免事後超編。第二,核准的請購自動往下觸發供應商比價與下單,讓請購到採購一條龍。第三,加上「常用品項目錄」,員工從目錄選料而非自由填寫,歸戶與金額更準、路由更不易出錯。第四,做簽核效率儀表板,統計各關平均處理時數,找出最常卡關的環節去優化。第五,對特殊類別(資產、IT 設備、合約服務)套用不同的簽核路徑與必填欄位。更多可組合的範本與情境,參考 /recipes 與 /automation。

流程圖

用到的工具

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