供應商比價自動彙整

🎯 這條流程解決什麼

採購比價最累的環節,從來不是「發詢價」,而是「報價收回來之後」。三家供應商用三種格式回信——有的把價格寫在信件內文、有的丟一份 PDF、有的給一張 Excel,而且單位還不一致(一個報「每支」、一個報「每箱」)、含稅未稅也不一樣。採購得一筆一筆把這些抄進比價表,光是對單價就容易看錯小數點、看漏一個零。好不容易表做完了,主管又問一句「那交期跟付款條件呢?」,只好回頭再翻一次信箱把這些補上。

這段純人工做,成本很實在。一次三到五家的比價,從整理回信、逐項抄錄、單位換算、到把交期付款條件補齊,常常要耗掉半天;遇到品項多的標案,甚至要一兩天。更貴的是出錯的代價:抄錯一個單價,可能選錯供應商、簽下不划算的單,整批採購多付的錢遠超過省下的工時;漏看某家的交期更短或付款條件更好,等於把更好的選擇丟掉了。比價表只要不夠準、不夠完整,後面的採購決策就站在流沙上。

這條流程讓你建立一次詢價需求,就自動把制式詢價信批次發給多家合格供應商;回函一進來自動歸案,再用 AI 從信件內文或附件拆出單價、數量、交期、付款條件,標準化填進同一張比價表,自動標出最低價與最短交期。比價表完成後附上差異摘要,通知採購主管檢視核定,讓決策有清楚依據。

導入後的改變

導入前,比價是一場「人工抄錄大戰」:格式各異的報價靠人眼讀、靠人手抄,單位靠人腦換算,條件靠人記得去補。慢、累、還容易錯,而且比價的完整度全看採購當天有多細心。

導入後,發詢價、收回函、拆報價、做表全部自動串起來,採購只做最關鍵的「核對與決策」。實務上,一次多家比價的整理時間能從半天壓縮到幾分鐘,等於省下八成以上的作業工時;比價表因為由系統標準化填入,單位統一、欄位齊全,單價抄錯、條件漏看的狀況大幅減少。更重要的是比價變「完整」了——單價、交期、付款條件一次到位,主管不用再追問,差異摘要直接點出各家差在哪。採購把省下的時間放在真正有價值的議價與供應商關係上,談判時手上是一張乾淨可信的比價表,底氣自然不同。效益來自「消除抄錄重工」「降低比價錯誤」與「提升決策品質」三者疊加。

流程怎麼運作

對應 frontmatter 五個節點,流程這樣運作:

第一步「批次詢價」。採購在系統建立一筆詢價需求(品項清單、數量、需求交期、合格供應商名單),n8n 用制式詢價信範本,把帶有統一格式要求的詢價信一次發給名單上的多家供應商,並在主旨或內文帶上詢價案件編號,方便回函歸案。

第二步「回函收集」。n8n 監看採購信箱,依案件編號或寄件人比對,把供應商的回信與報價附件自動歸到同一詢價案件底下,集中存放,不再散落信箱。

第三步「報價拆解」。對每一封回函,用 OpenAI 把內文或附件裡的單價、數量單位、交期、付款條件等欄位擷取出來,並做單位與含稅未稅的標準化(例如全部換算成「每單位、未稅」),讓不同格式的報價可以拉到同一個基準上比較。

第四步「比價彙整」。把各家標準化後的報價填進 Google Sheets 的同一張比價表,一列一家,欄位對齊;系統自動標出最低單價與最短交期,並把明顯偏離的數字標記出來提醒人工留意。

第五步「決策通知」。比價表完成後,系統產出一段差異摘要(誰最便宜、誰交期最短、各家付款條件差異),透過通知送給採購主管檢視,待人工核定要選哪一家。決策權保留在人手上。想把比價接到下單與訂單追蹤,延伸看 /workflows 與 /automation。

需要的工具與串接重點

平台用 n8n(或 Make)當編排核心,負責發信、收件歸案、呼叫 AI 拆解與寫表。Gmail 當詢價收發信箱;OpenAI 負責把非結構化的報價內文與附件拆成結構化欄位;Google Sheets 當比價表與案件台帳。

串接重點:一,詢價信範本要明確要求供應商「填統一格式」或回標準表格,源頭格式越一致,AI 拆解越準;二,案件編號要貫穿詢價信主旨與回函比對,確保回函正確歸案;三,AI 擷取要設計成「輸出結構化欄位 + 附上信心標記」,對沒把握的欄位標記出來給人工確認,而不是硬填;四,單位與含稅未稅的標準化規則要寫清楚,這是比價能不能「公平比」的關鍵;五,最低價、最短交期的標示只是輔助,要保留原始報價連結供覆核。

常見錯誤與注意事項

最該守住的底線:本流程涉及供應商報價與商務條件,屬採購敏感資訊。AI 擷取的單價、交期、付款條件可能因報價格式特殊而判讀錯誤,最終比價表務必由採購人員逐筆核對原始報價單;選定哪家供應商一律由採購主管人工核定,系統只提供彙整與初步建議,切勿直接據此自動下單。

其他注意:供應商報價資料是彼此競爭的商務機密,請僅供內部採購使用,勿外流,也別把詢價信誤發成「副本給所有供應商看到彼此」(用密件或逐封發送)。比價不能只看單價——含運與否、最低訂購量、品質規格、保固與售後,這些條件的權衡屬採購專業判斷,AI 不取代專業決策,差異摘要只是把資訊攤開,選擇仍要人來做。涉及合約金額較大或長期合作的標案,簽約條件應經法務或財務複核,別讓自動化跳過該有的把關。

台灣中小企業情境案例

彰化一家做機械零件的工廠,採購主管老陳每次要採購一批軸承,習慣問三到四家供應商。過去他發完詢價,就開始等著「收信、抄表」的苦差事:A 家報在內文、B 家給 PDF、C 家丟 Excel,單位有的算「個」有的算「組」,他得一筆筆換算、抄進 Excel,一次比價弄掉大半天,還曾經把一家的單價小數點看錯,差點下錯單。導入這條流程後,他在系統建一筆詢價,信就批次發出去了;供應商回信自動歸案,AI 把各家的單價、交期、付款條件拆出來、換算成同一基準,填進同一張比價表,最低價和最短交期都自動標好,還附一段差異摘要。現在他一次比價從半天縮到十幾分鐘,核對原始報價單後就能把乾淨的比價表帶進議價,選哪家由他拍板。三個月下來,比價出錯歸零,他省下的時間拿去跟主力供應商談更好的年度條件。

延伸應用

這條流程可以再往外長。第一,接上前面的報價建檔庫,讓本次比價自動帶入該料件的歷史價格,看這次報價是漲是跌、是否合理。第二,選定供應商後自動生成採購單草稿與下單信,接進訂單追蹤流程,從比價到下單一條龍。第三,累積各供應商的「得標率、準時率、報價誤差率」,做成供應商計分卡,做為合格名單與配額的依據。第四,對重複採購的標準品設「目標價」,比價表自動標示哪家低於目標價、值得鎖價。第五,把差異摘要升級成「決策建議卡」,列出各家優劣與適用情境,讓主管核定更快。更多可組合的範本與情境,參考 /recipes 與 /automation。

流程圖

用到的工具

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