餐廳食材庫存盤點與自動叫貨流程

🎯 這條流程解決什麼

餐廳叫貨這件事，最怕的是兩個極端，而且兩邊都在燒錢。一邊是「該叫的沒叫」：尖峰時段招牌菜的主料突然見底，只能跟客人尷尬地說「不好意思這個今天賣完了」，當天的營業額和回頭客就這樣流掉。另一邊是「不該囤的囤一堆」：怕斷料就多訂，結果生鮮蔬果放到爛、海鮮放到報廢，現金全壓死在冷藏庫裡變成垃圾。前者損失營收，後者損失成本，對毛利本來就薄的餐飲業來說，叫貨抓不準就是慢性失血。

多數小店的叫貨方式還停留在「主廚憑感覺、手抄一張單」。問題是人的感覺不可靠：忙起來就漏項，明明缺了某樣料卻忘了寫；憑印象估量，估多估少全看當天心情和疲勞程度。更麻煩的是交接，主廚休假換人叫貨，新手不熟安全存量、不熟各家供應商的截單時間，很容易叫錯、叫漏、或重複叫。每天收班後光是盤點、估量、分供應商寫單、一家家打電話或傳訊息下單，熟手也要花上半小時到一小時，而且這段時間通常是一天最累的時候，出錯率自然高。

導入後的改變

導入前：靠主廚憑感覺手抄叫貨單，漏項、估錯量、重複下單頻繁；換班交接容易出包；斷料導致賣不出去、囤貨導致報廢，兩頭損失；叫貨流程佔掉收班後大量時間。

導入後：系統每天收班自動讀庫存與當日銷量，算出建議叫貨量並分好供應商，主廚只要在手機上核對、按確認，叫貨工時大致從半小時以上壓到幾分鐘。因為叫貨量是依安全存量與實際銷售動態算出來的，斷料與報廢都明顯減少——少斷一次招牌菜的料就保住一批客人，少報廢一批生鮮就直接省下成本，生鮮報廢率有機會降下相當的幅度。交接也不再是風險，新手照系統建議核對即可，不用把所有眉角扛在腦袋裡。隔天進貨對單還有採購紀錄可比對，少收漏送也抓得到。

流程怎麼運作

對應四個節點，把盤點到叫貨整段串起來（但下單決定權保留給人）：

1. 庫存盤點——每天收班時讀取庫存盤點數字與當日 POS 銷量，估算每項食材的實際剩餘量，並依近期銷售推估隔日預估消耗。這是叫貨計算的基礎資料。
2. 叫貨計算——把每項食材的剩餘量對照預設的「安全存量」與供應商「前置天數」（從下單到到貨要幾天），自動算出建議叫貨量；低於安全門檻的品項標記為需補貨，避免斷料。
3. 採購單彙整——依供應商把要叫的品項分組，生成各家的採購清單與預估金額，整併同一供應商的多項商品成一張單，避免同廠商分開下單或重複漏訂。
4. 確認送出——採購單先推給主廚或老闆，透過 LINE 提示人工核對數量與金額；確認後流程才把訂單分別寄給各供應商 Email，並回寫採購紀錄供進貨對單與成本分析。

需要的工具與串接重點

主體建在 n8n 或 Make，觸發採「每日收班定時排程＋庫存表更新」。庫存試算表／Google Sheets 是核心，要維護每項食材的安全存量、供應商歸屬、前置天數、單位與單價，這張表的品質直接決定叫貨建議準不準。POS 銷售資料提供當日銷量，用來推估消耗，串接時注意把菜品銷量換算回食材用量（一份招牌菜用掉多少主料）。供應商 Email 做下單通道，採購單格式要清楚標明品項、數量、單位。LINE 官方帳號做確認推播。串接重點：安全存量與前置天數要依實際營運校準，季節、週末與平日的消耗差很多，建議定期回頭調整參數；POS 到食材用量的換算表要建好，否則銷量再準也算不出正確的叫貨量。

常見錯誤與注意事項

最重要的原則：建議叫貨量僅供參考，最終下單前務必由主廚或老闆人工確認，系統不直接成立訂單，避免演算法誤判造成超量採購或斷料。常見錯誤包括：安全存量設定過時導致一直建議叫太多或太少、POS 到食材的換算表沒更新（改了配方卻沒改換算）、把臨時的單日爆量當成常態而過度補貨。生鮮品項的鮮度、規格、產地與替代料判斷仍須仰賴專業經驗，自動化不取代採購與廚務的專業判斷——系統不知道今天那批菜品相好不好、哪家供應商最近品質不穩，這些要靠人。資安方面，供應商報價與交易條件屬商業機密，請僅供內部採購使用，採購試算表存取權限要管控。

台灣中小企業情境案例

台南一家做日式定食的小店，過去主廚每晚收班後要花快一小時盤點手寫叫貨單，週末忙起來常漏叫害隔天缺料，怕缺料又會多叫導致週初常報廢一批生鮮。導入這條流程後，每天收班系統自動算好建議叫貨量、分好三家供應商的單，主廚在手機上核對五分鐘按確認就送出。店長回饋：斷料的狀況幾乎不再發生，生鮮報廢明顯變少，主廚下班時間提前了，連店長休假時讓內場主管代叫貨也不再出包，因為照系統建議核對就行。

延伸應用

這條流程可以前後串接成完整鏈路。進貨端接 食安溫度紀錄與稽核提醒流程，到貨時順手完成驗收與效期登錄；成本端可串 自動化主題頁 把進貨價變動連動到菜單毛利，原料漲價即時反映；分析端可參考 更多營運自動化食譜 做供應商比價與採購週報，找出哪些品項可以換更划算的供應商。也可瀏覽 更多營運工作流藍圖，把叫貨、驗收、對帳、成本串成一條從採購到財務的自動化體系。

💡 採購提醒：建議叫貨量僅供參考，最終下單前務必由主廚或老闆人工確認，系統不直接成立訂單，避免演算法誤判造成超量採購或斷料。生鮮品項的鮮度、規格與替代料判斷仍須仰賴專業經驗，自動化不取代採購與廚務的專業判斷。供應商報價與交易條件屬商業機密，請僅供內部採購使用。

流程圖

用到的工具

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