門市庫存低水位補貨提醒與請購自動化流程

🎯 這條流程解決什麼

門市最怕兩件事：熱銷品突然缺貨，客人想買卻沒貨，眼睜睜流失訂單還傷品牌印象；或是補太多滯銷品，把現金與貨架空間一起壓死，季末只能打折出清認賠。這兩件事的根源都一樣——靠人工每天巡貨架、憑印象和經驗抓補貨量。品項一多，人就顧不過來，不是漏看快缺的爆款，就是手一抖訂太多冷門品。

把代價算清楚就知道有多痛。一次熱銷品缺貨，少賣的不只是當下那幾單，還有被迫跑去別家、從此不回頭的客人，這種「機會損失」帳面上看不到卻最傷。反過來，滯銷品積壓的資金週轉不動，倉儲與陳列成本照付，最後出清的折損又吃掉利潤。而人工盤點本身也是純粹的時間消耗：店長或倉管每天花半小時到一小時巡點、抄數量、對銷量、估補貨，這些時間幾乎沒有附加價值，卻天天得做，還做得不準。

這條流程把補貨提醒自動化：系統每天從 POS 或庫存表盤點各品項數量與近期銷量，算出每樣商品還能賣幾天，低於設定的安全水位就標記並依銷速排出補貨優先序；接著依平均日銷量與供應商前置天數自動算出建議補貨量，附上供應商與單價，把補貨清單推給採購與店長，並預先填好請購單草稿。店長不用每天人工盤點、憑感覺下單，熱銷品提早補、滯銷品不亂進，缺貨斷單與呆滯庫存同時減少，現金週轉更健康。可搭配 庫存管理相關食譜 擴充盤點應用，或瀏覽 更多工作流藍圖 串接後續採購流程。

導入後的改變

導入前，店長或倉管每天花 30 到 60 分鐘人工盤點、憑印象估補貨量，缺貨往往等客人問了才發現、滯銷品堆到季末才驚覺，補貨決策的準度全看個人經驗。

導入後，系統每天自動盤點、算出可賣天數並主動標記低水位品項，人工盤點的時間幾乎歸零，每天省下的 30 到 60 分鐘可投入現場服務與陳列。更實質的效益在「提早」與「精準」：熱銷品在快見底前就被點名補貨，缺貨斷單的情況明顯減少，把原本悄悄流失的訂單救回來；補貨量改用「平均日銷量 × 前置天數＋安全庫存」的客觀公式計算，不再多訂冷門品，呆滯庫存與出清折損隨之下降，壓在庫存上的現金被釋放出來週轉。整體而言，這條流程同時改善了「賣得到」與「不積壓」這兩個原本互相拉扯的目標，讓店長從每天救火變成提前部署。

流程怎麼運作

這條流程對應 frontmatter 的四個節點，每天自動跑完一輪盤點到請購：

1. 庫存盤點——每日定時排程觸發，自動從 POS 系統或庫存試算表抓取各品項的現有數量與近期銷量，並算出「可賣天數」（現有庫存 ÷ 平均日銷量）。這個數字比單看庫存量更有意義——剩 20 個聽起來不少，但若一天賣 10 個，其實兩天就沒了。

2. 水位判定——把每個品項的可賣天數或庫存量與你設定的「安全水位門檻」比對，低於門檻就標記為待補貨，並依銷售速度排出補貨優先序，讓賣最快、最該先補的品項排在最前面，採購一眼就知道先處理誰。

3. 補貨建議——對標記出的品項，依平均日銷量與供應商前置天數（從下單到到貨的天數）自動算出建議補貨量，並帶出對應的供應商與單價資訊。補貨量不再靠拍腦袋，而是有公式可循、可追溯。

4. 請購通知——把整理好的補貨清單透過 Line 與 Email 推播給採購與店長，同時預先填好請購單草稿。採購人工確認、必要時調整數量後才送出，系統負責備好功課，下單決定權留在人手上。

想把補貨接到供應商下單、進貨驗收等後段流程，可逛 更多工作流藍圖。

需要的工具與串接重點

平台用 n8n 或 Make 皆可。POS 資料 提供銷量，試算表 同時當庫存主檔與各項參數（安全水位、前置天數、供應商、單價）的設定中心，是整套流程的大腦——所有判斷邏輯都讀它。Line 官方帳號 與 Gmail 負責把補貨清單推給採購與店長，通知工具 處理緊急缺貨的即時提醒。

串接重點：一是每個品項的「安全水位」「前置天數」要先盤一遍設好，這是計算準不準的基礎，前置天數長的品項水位要設高一點，才不會等補貨到貨前就先斷貨；二是銷量資料要能對應到正確品項，POS 品號與庫存表品號要一致，否則算出來張冠李戴；三是把「送出請購」設成人工確認關卡，系統只負責算與備稿，不自動下單。更多串接觀念見 自動化專區。

常見錯誤與注意事項

• 補貨量需人工確認：自動算出的補貨量為建議值，實際下單前務必由採購或店長人工確認，要考量檔期活動、季節變化、供應商最低訂購量與促銷預期等系統不一定掌握的因素，AI 不取代採購的專業判斷。
• 涉及金額一律複核：請購單涉及採購金額，一律經人工複核後再送出，避免因參數設錯或數據異常而誤訂大量造成資金損失。
• 參數要定期校正：安全水位與前置天數會隨季節、供應商狀況變動，建議定期回頭檢視，否則旺季用淡季的水位會頻頻缺貨。
• 特殊品項另案處理：生鮮、效期短的商品或客訂品有各自的補貨邏輯，不宜全套用同一公式，建議單獨標記由人判斷。

台灣中小企業情境案例

彰化一家社區型生活雜貨店，品項上千、單靠老闆娘憑記憶補貨。熱門的某款清潔劑常在週末缺貨，客人撲空只好去隔壁買，回購就斷了；而某些冷門進口零食卻越積越多，最後過期報廢。導入這條流程後，系統每天盤點並算出各品項可賣天數，那款清潔劑一掉到三天存量就自動提醒，老闆娘提前下單再沒缺過貨；補貨量改用公式計算後，冷門品的進貨明顯收斂，季末報廢的呆滯品大幅減少。最讓老闆娘有感的是，過去每天傍晚要花快一小時巡貨架估補貨，現在早上看一眼系統推來的清單、確認後送出即可，省下的時間拿去顧店面與招呼客人，缺貨客訴幾乎消失。

延伸應用

這條流程是門市供應鏈自動化的基礎，能往前後兩端延伸。往後端，可把確認後的請購單接到供應商下單流程，甚至自動寄出採購單、追蹤到貨進度與驗收。往分析端，可結合 銷售日報工作流，讓銷量趨勢直接驅動水位調整——某品連續成長就自動調高安全庫存。也能加入「滯銷預警」的反向邏輯：某品可賣天數過長、週轉過慢時主動提醒，搭配促銷清庫存，與補貨形成一進一出的完整庫存健康管理。再進階，可導入簡單的季節性與檔期因子，讓補貨建議在大檔期前自動加碼。想擴充盤點與庫存應用，逛 庫存管理食譜；想把補貨、銷售、採購串成一整套門市營運自動化，從 自動化專區 規劃最完整。

流程圖

用到的工具

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