報價單自動生成簽核

🎯 這條流程解決什麼

報價是業務每天都在做、卻最容易出包的工作。

典型的人工報價流程是這樣:找出上一份相似的報價單,另存新檔,改客戶名稱、改日期、改品項、改數量,再手動算單價乘以數量、加總、算稅額、套折扣。每一個「改」都是一個出錯點。改著改著,單價查錯了一格、折扣不小心給超過授權範圍、客戶名稱忘了換還留著上一家公司、有效期日期沒更新——這些低級錯誤一旦寄出去,輕則尷尬地補寄更正版,重則折扣給太多直接吃掉利潤,或讓客戶覺得你不夠專業而失去信任。

遇到金額大的單子更麻煩。公司通常規定超過某個金額或折扣幅度要主管核可,於是業務得追著主管:傳訊息、走到座位旁、等主管開完會。主管沒看到,單子就卡著;客戶在另一頭等報價等到失去耐性,甚至轉頭去問動作更快的競爭對手。

算一筆時間帳:一張需要查價、計算、套版的報價單,人工認真做大約要 20 到 40 分鐘;若還要等簽核,實際交付時間常常以「半天到一天」計。對報價量大的業務團隊,光是「做報價」這件事每週就吃掉好幾個人天,而且還是在比誰算得對、誰不會手滑。

導入後的改變

導入前:報價靠複製貼上舊檔再手改,算錯金額、用錯範本、折扣超線時有所聞;大單要人工追簽核,客戶常常等到沒耐性;同一份報價的版本散落各處,事後要找哪一版寄給誰得翻半天。

導入後:業務只填一張表單,系統依價目表自動試算、套用統一範本產出帶編號與有效期的 PDF;金額或折扣超過門檻自動轉送主管線上簽核,核准後才寄出並同步歸檔。報價從「人工拼湊半小時」變成「填表幾分鐘」,而且每張都算得對、看得專業。

合理的效益估算:單張報價的製作時間可從 20 至 40 分鐘壓到 3 至 5 分鐘,省下約八成工時;算錯金額、用錯範本這類人為失誤趨近於零;大單簽核因為線上化、有通知,平均等待時間從半天縮到幾小時內;同時因為超門檻一律強制走簽核,折扣失控、業務私下放水的風險被制度性擋住,守住了毛利底線。

流程怎麼運作

對應 frontmatter 的五個節點:

1. 需求收單(📝):業務透過一張表單建立報價需求——選客戶、挑品項、填數量,折扣幅度與付款條件一併填好。表單用下拉選單帶出品項,從源頭就避免打錯品名或料號。

2. 金額試算(💰):系統依公司價目表自動帶出各品項單價,計算小計、加總、算稅額,並依折扣規則套用,確保每一筆計算邏輯一致、不靠人腦心算。價目表更新時,所有新報價自動吃到新價,不會有人還在用舊價。

3. 範本套版(📄):把試算好的資料灌進公司的標準報價範本(Google Docs),自動產出帶有報價編號、開立日期與有效期限的 PDF。格式統一、編號連續,看起來就專業,也方便日後追查。

4. 金額簽核(🖊️):判斷這張報價的金額或折扣是否超過授權門檻。沒超過就直接放行;超過則自動轉送對應主管做線上確認,主管核准後才進入寄送,否則退回業務修改。這一關是守住財務底線的關鍵。

5. 寄送歸檔(📧):核准後透過 Gmail 寄給客戶,同時把 PDF 與報價紀錄同步存檔到雲端與 CRM,留下「誰、什麼時候、報了什麼價、給了哪家」的完整軌跡,事後對帳或客訴都查得到。

需要的工具與串接重點

• 平台(n8n / Make):串起表單觸發、試算、套版、簽核分流、寄送歸檔的整條流程,並依門檻決定走不走簽核。
• Google Sheets:當價目表與折扣規則的資料來源,也方便非工程人員維護。把價格邏輯放這裡,改價不用動流程。
• Google Docs:報價範本所在。設計好帶變數欄位的範本,系統灌資料後輸出 PDF,版面才會一致。
• Gmail:寄送與留底的通道,核准後自動寄出並保留寄件紀錄。

串接注意點:價目表與折扣規則的正確性是整條流程的地基,任何錯誤都會被自動放大到每一張報價,所以價格資料要有人負責維護與覆核。簽核門檻要跟主管與財務談定明確數字,別留模糊地帶。範本的稅額、幣別、有效期等欄位要逐一驗證,避免格式錯誤鬧笑話。更多串接設計可參考 /automation。

常見錯誤與注意事項

• 金額與折扣是財務敏感環節,需人工確認:超過授權門檻務必保留主管人工簽核關卡,不可全自動寄出。AI 與自動化負責「算對、擺好、提示」,但「這個折扣公司願不願意給」是商業判斷,必須由有權限的人拍板。
• 改價先測試再上線:價目表或折扣規則更新後,務必先用測試報價單驗證計算正確,確認單價、稅額、折扣都對,再開放給全團隊使用,別讓錯誤價格直接流到客戶手上。
• 合約條款不要自動帶死:付款條件、保固、責任範圍等若涉及合約效力,建議只帶標準文字,特殊條款仍由業務與法務確認,避免自動套版套出對公司不利的承諾。
• 報價有效期要認真管:自動帶出的有效期限要與公司政策一致,過期報價的價格保障與庫存風險要講清楚,別讓客戶拿著三個月前的過期報價來凹單。

台灣中小企業情境案例

桃園一家做包裝材料的供應商,五位業務、上百個品項、不同客戶有不同的價格級距與付款條件。過去報價全靠業務翻舊檔複製修改,旺季一忙就出錯:有人單價查錯一格少報了上萬元、有人折扣不小心給超過權限,事後才被財務揪出來。

導入這條流程後,業務只要在表單選好客戶與品項數量,系統自動依該客戶的價格級距試算、套版產出 PDF,超過授權折扣的單自動轉送業務經理線上核准。導入後,報價製作時間從平均半小時縮到約五分鐘,算錯與用錯範本的更正案例幾乎歸零,大單簽核也因為手機就能按而不再卡關。旺季時,同樣的人力多吃下三成的報價量還更從容,業務經理也終於能掌握「每張超門檻的單到底給了多少折扣」。

延伸應用

• 接客戶跟進與催單:報價寄出後自動排定跟進節奏,在有效期快到前提醒業務追單,做法可參考 /workflows 的客戶跟進流程。
• 議價回應範本:客戶嫌貴時的議價話術與替代方案,可參考 /recipes 的業務溝通食譜,讓報價之後的來回更有底氣。
• 訂單轉換:報價一旦被客戶接受,直接帶資料生成訂單與出貨通知,減少重複輸入。
• 報價分析回饋:彙整「哪些品項常被砍價、哪種折扣最容易成交」,回頭優化價目表與折扣策略。

把報價自動化,等於同時拿到「更快」與「更不出錯」,還順手把折扣底線守住。想串接更多上下游流程,歡迎逛 /automation 與 /workflows。

⚠️ 人工確認提醒:報價金額與折扣屬財務敏感環節,超過授權門檻務必保留主管人工簽核關卡,不可全自動寄出。價目表與折扣規則更新後請先以測試單驗證計算正確,確認無誤再開放給全團隊使用。

流程圖

用到的工具

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