招牌場勘預約自動排程流

🎯 這條流程解決什麼

招牌生意幾乎都是從場勘開始的——客戶想換招牌，第一步一定是請師傅到現場量尺寸、看牆面結構、評估施工難度。但場勘需求的進件管道很雜：有人打電話、有人傳 LINE、有人填官網表單，這些需求分散在不同地方，內勤要一個一個記下來，地址常常抄錯一個字、樓層忘了問，時段又跟其他案子撞期，最後師傅大老遠跑去卻發現客戶不在、或同一天兩個場勘排在城市兩端來回奔波。

這些看似瑣碎的協調，其實很吃成本。光是接一通電話、記下需求、回頭查師傅有沒有空、再回電跟客戶喬時間，一來一回就要十幾二十分鐘，遇到客戶不好約還得反覆聯絡。一週若有十幾筆場勘要安排，內勤等於花掉大半天在「喬時間」這件沒有產值的事上。更別說跑空趟的油錢與工時、抄錯地址導致的客戶不悅，這些都是隱形損失。

這條流程讓每筆場勘申請自動建檔、由 AI 整理地址與招牌條件，再依師傅地區行程排出可行時段，並自動產生含導航連結與量測清單的場勘單。師傅出門前資訊一次到位，客服也不用一通一通回電喬時間，場勘安排從半天縮到幾分鐘。

導入後的改變

導入前：場勘需求散落在電話、LINE、表單三處，內勤手動彙整、手動查行事曆、手動回電喬時間，地址與樓層常漏記，師傅出門前還得自己問清楚現場狀況、自己查路線。一筆場勘從進件到敲定，往往要來回聯絡三四次。

導入後：客戶不論從哪個管道來，需求都被 AI 整理成統一格式建檔，系統依師傅所在地區與既有行程自動排出可行時段，產出含導航與量測清單的場勘單，並用 LINE/SMS 把建議時段送給客戶確認。

合理估算下，這條流程能把單筆場勘的安排工時從 20 分鐘以上壓到 3 到 5 分鐘，省下約七到八成的協調時間；因為依地區排程，師傅同一天的場勘可以順路串起來，跑空趟與來回奔波的油錢與工時明顯下降；地址、樓層、招牌類型在進件當下就被結構化記錄，抄錯漏問的狀況幾乎消失，客戶體驗也更專業。

流程怎麼運作

對應 frontmatter 的五個節點，運作如下：

1. 觸發：場勘申請（📥）——客戶在官網表單送出場勘需求，或客服把電話/LINE 進來的需求登錄，就觸發流程。
2. AI 整理需求（🧠）——AI 整理節點從原始訊息擷取出地址、招牌類型（發光字、帆布、無接縫等）、樓層高度、期望時段等關鍵欄位，整理成統一格式並寫入 Google Sheet 建檔。即使客戶講得零散，AI 也能抓出重點。
3. 比對師傅行程（🗓️）——系統讀取師傅的 Google 行事曆，結合客戶地址所在地區，找出既不撞期、又能順路安排的可行時段，避免讓師傅在同一天南北奔波。
4. 產生場勘資訊（📍）——為選定的時段產出一份場勘單，附上 Google Maps 導航連結、依招牌類型客製的現場注意事項（例如高空需準備工作梯、騎樓需注意管委會規定）與量測清單，讓師傅出門前資訊到位。
5. 確認與提醒（📲）——透過 LINE/SMS 把建議時段送給客戶確認，並提醒內勤在客戶回覆後人工做最終敲定，再正式回覆客戶與通知師傅。

場勘結果可直接銜接後續報價，搭配 招牌設計報價自動估算流 一路接到估價，或到 /recipes 找客戶溝通與行程通知的相關配方。

需要的工具與串接重點

• 官網表單：場勘需求的主要進件口，欄位設計要涵蓋地址、招牌類型、樓層、期望時段、聯絡方式，欄位清楚就能讓 AI 整理得更準。
• AI 整理節點：把各管道的零散訊息標準化。建議在提示詞裡明確列出要擷取的欄位，並要求對缺漏欄位標記「待補」，提醒內勤補問。
• Google 行事曆：師傅行程的單一真實來源，所有場勘與施工都寫進同一份行事曆，比對才不會漏。
• Google Maps：產生導航連結並可估算車程，作為依地區排程的依據。
• LINE / SMS：與客戶確認時段的主要管道，台灣客戶多半習慣 LINE。
• 串接重點：核心是讓「師傅行事曆」與「客戶地址」這兩個資料能被排程節點同時讀到，才排得出順路又不撞期的時段。平台選 n8n 適合想客製排程邏輯的團隊，Make 則拖拉設定快。注意客戶確認前不要把時段直接寫死進行事曆，避免客戶反悔造成空檔。更多排程串接做法見 /automation。

常見錯誤與注意事項

• 高空與既有結構場勘涉及現場安全判斷：招牌場勘常要評估牆面承載、既有結構是否堪用、高空作業可行性，這些是專業判斷。AI 僅協助整理需求與排程，最終場勘時段與安全評估務必由師傅人工確認後再回覆客戶。
• 時段不要自動定案：系統排出的是「建議時段」，客戶與師傅都可能臨時有狀況，務必保留人工最終敲定的節點，不要讓系統直接回覆客戶確定時間。
• 地址務必再次核對：AI 整理雖能降低抄錯率，但出發前仍建議快速確認地址與聯絡電話無誤，避免跑錯地點。
• 客戶個資保護：地址、電話屬個資，建檔與分享場勘單給師傅時要設定權限，不要外流。

本流程已內建人工確認節點，請勿略過。

台灣中小企業情境案例

新北一家中小型廣告工程行，老闆帶兩組師傅跑全雙北的招牌案。過去場勘安排全靠內勤小姐一人，電話、LINE、官網三邊接需求，常常為了喬一個時段打三四通電話，師傅有時一天被排到三峽和汐止兩頭跑，光通勤就耗掉半天，偶爾還因為地址少抄一個巷弄號碼撲空。

導入這條流程後，所有場勘需求不管從哪來都先進到統一表單、由 AI 整理建檔，系統依師傅當天所在區域排出順路時段，再用 LINE 把建議時間發給客戶。結果是：內勤每筆場勘的安排時間從二十幾分鐘降到五分鐘以內，一週省下將近一天的工時拿去做更有價值的客戶跟進；師傅同一天的場勘多半能在同一區順路完成，通勤時間和油錢都降下來；撲空與抄錯地址的狀況幾乎不再發生。客戶也反映「約場勘變得很俐落」，對這家廠商的第一印象就加了分。

延伸應用

這條流程是招牌生意的最前端，往後可以一路串接。場勘完成後，師傅量測的數據直接帶進報價流程，接上 招牌設計報價自動估算流；報價成交後再接施工排程與交件，形成從場勘到交件的完整自動化鏈。也可以在場勘前一天自動發提醒給客戶，降低放鴿子的機率。

這套「多管道進件→AI 整理→依地區排程→產出到府單→確認」的邏輯，也適用於任何需要到府服務的行業，例如冷氣安裝估價、室內設計丈量、水電到府報價、清潔到府評估等，只要換掉量測清單與注意事項即可。想看更多可串接的工作流組合，到 /workflows 逛逛，或在 /recipes 找現成的通知與溝通文案配方加進這條流程。

⚠️ 提醒：高空招牌與既有結構場勘涉及現場安全判斷，AI 僅協助整理需求與排程，不取代專業勘查。最終場勘時段與安全評估務必由師傅人工確認後再回覆客戶，本流程已內建人工確認節點，請勿略過。

流程圖

用到的工具

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