SPA 療程線上預約自動化流程

🎯 這條流程解決什麼

養生館的櫃台每天被預約電話綁死。客人打來問「林老師這週六下午有空嗎」「精油全身還有沒有床位」「我想改到下禮拜」，櫃台一邊翻紙本班表、一邊在電話這頭安撫客人、一邊還要招呼現場進門的客人，忙中極容易出錯：排錯床、撞班、把同一個時段賣給兩個人，到場才發現尷尬收場。高單價療程沒先收訂金，客人臨時放鳥，那段被鎖住的黃金時段就白白賠掉。

把這些隱形成本攤開來看：一位櫃台一天接二三十通預約相關電話，光接聽與查班就吃掉三四個小時；重複排班或撞班一個月發生個幾次，每次都得道歉、補償、重排，傷客情也傷士氣；沒收訂金的高價療程爽約，一次就是兩三千元產能蒸發。純人工跑預約這件事，等於用最貴的人力（會服務、懂療程的櫃台）去做最機械的排班與接線工作。

這條流程把預約、收訂金、入檔、提醒全自動化：顧客線上選療程與指定芳療師，系統即時比對班表與床位、避免重複排班，高單價療程先收訂金鎖位，確認後自動寫進芳療師行事曆並回傳館址與注意事項，課前再主動提醒並附改期連結讓不來的人提早釋出時段。

導入後的改變

導入前：櫃台每天被電話綁住三四小時；紙本排班偶爾撞床；高價療程沒訂金、爽約照賠；客人改期得電話來回；芳療師上工前對客人狀況一無所知。

導入後：預約二十四小時自助，深夜也能下單，櫃台接線量可降約五到七成；系統即時比對班表與床位，重複排班幾乎歸零；高價療程先收訂金鎖位，爽約率明顯下降，臨時不來的人也會提前透過改期連結釋出時段；芳療師上工前就拿到客人的健康與膚質問卷，備課更到位、服務更精準。整體算下來，櫃台省下的工時可回到現場服務與銷售，預約相關客訴也大幅減少。

流程怎麼運作

1. 預約建立：顧客在線上表單選療程、時段與指定芳療師後送出，系統即時比對該芳療師班表與床位是否有空，確認可排才接受，從源頭避免重複排班與撞床。
2. 訂金確認：高單價療程引導顧客線上付訂金，以金流商實際回拋的付款成功結果為準才正式鎖定時段；逾時未付款，系統於設定時間自動釋出該時段，避免被空鎖。
3. 行事曆入檔：確認後同步寫入芳療師個人 Google Calendar 與館內排班表，並透過 Line 官方帳號回傳預約成功通知、館址、停車與抵達指引。
4. 需求預收：預約成功一併送出健康狀況與膚質問卷連結，課前自動整理成摘要交給負責的芳療師，讓對方提前掌握禁忌與需求。
5. 課前提醒：療程前一日與當日各推播一次提醒，附改期與請假連結，讓臨時有事的客人能自助改期、提早釋出時段，降低臨時爽約。

需要的工具與串接重點

• 預約系統 / 表單：作為顧客下單入口，需能帶出療程、時段與芳療師選項。
• Google Calendar：芳療師個人行事曆與床位檔期的單一真實來源，避免多處維護造成不同步。
• 試算表：彙整預約紀錄、問卷回覆與床位對照，方便店長盤點與後續分析。
• Line 官方帳號：負責所有對客通知（預約成功、提醒、改期連結），即時且開封率高。
• 金流串接：處理訂金收款，務必設定「未付款自動釋出」與「以回拋結果為準」規則。
• 串接注意點：床位與班表的比對邏輯要先盤清（一位芳療師同時只能服務一床）；設定 Webhook 接金流回拋時要做去重，避免重複扣款或誤鎖。

常見錯誤與注意事項

• 金流以回拋為準：療程訂金涉及金流，請務必以金流商實際回拋的付款結果為準再鎖定時段，並設定未付款自動釋出規則，避免重複扣款或誤鎖。
• 敏感問卷保密：健康狀況與膚質問卷屬個人敏感資料，僅供指定芳療師備課使用，不對外公開，亦不得用於非療程目的。
• AI 不取代專業判斷：問卷摘要僅供參考，客人是否適合特定療程（如孕婦、特殊病史）仍須由芳療師依專業判斷，必要時諮詢醫療意見。
• 避免過度通知：提醒次數適量即可，過於頻繁反而造成困擾。

台灣中小企業情境案例

高雄一家四床位的精油芳療館，過去櫃台一人身兼接線、排班與結帳，尖峰時段電話接不完，平均每月撞床兩三次、高價療程爽約四五次。導入這條流程後，顧客改用線上自助預約，高單價療程一律先收 500 元訂金鎖位。兩個月後，櫃台接線量降了六成，撞床歸零，爽約率從約一成降到不到百分之三；芳療師因為課前就拿到膚質問卷，客人滿意度提升，回購與指定率跟著上揚。館主說，最大的改變是櫃台終於有餘裕好好招呼進門的客人，現場成交也變多了。

延伸應用

這條流程是整套會員旅程的起點。預約完成後可串接 SPA 預約爽約挽回與候補補位自動化流程，把臨時釋出的時段即時補上；療程結束後可接續到期回訪與回購提醒，讓客人自然回流。問卷摘要與通知文案都能套用 內容改寫配方 調整語氣與排版。想把預約、提醒、爽約、回購整條客戶旅程都自動化串起來，可到 自動化應用總覽 挑選更多可組合的流程模組，逐步打造一座「不用守電話」的養生館。

流程圖

用到的工具

更多「美容美業」工作流

瀏覽全部工作流藍圖 → 自動化工作流中心 → AI Skills 食譜庫 →