食材採買備料清單流

🎯 這條流程解決什麼

小吃攤的備料，幾乎全靠老闆一顆腦袋抓量。明天豬肉買幾斤、米血進多少、青菜要不要多備一點，全憑「感覺」和「昨天賣得怎樣」。抓多了，當天賣不完的生鮮隔夜就壞、直接丟錢；抓少了，晚上七八點熱門品項賣到掛牌「售完」，客人專程來卻白跑，下次可能就不來了。遇到隔天有公司團訂、夜市檔期或連假，量更難拿捏，賭錯一邊兩頭都虧。

這裡的隱形成本常被低估。以一個中型小吃攤估算，憑感覺備料的食材報廢率常落在 8% 到 15%，若每日食材成本 6,000 元，光報廢一個月就丟掉 1.5 萬到 2.7 萬元；缺貨少賣的營收損失更難量化，但熱門品項提早售完，等於把尖峰時段的客人往外推。更累的是，老闆每天收攤已經一身油煙疲憊，還得趴在攤車上心算明天每樣食材要買多少、分別跟哪幾家叫貨，常算到半夜、隔天清晨又要去市場。

這條流程讓系統依隔日預訂量與過往同期銷量自動推算各食材需求、扣掉現有庫存產出分供應商的採買清單，連同預估金額一併整理給老闆，備料從憑感覺變成有數據可循。

可結合 食譜庫 區的配方用量讓換算更貼近實際，採買後的成本變化能接 其他工作流 持續監控毛利，想了解整體導入藍圖可參考 自動化專區。

導入後的改變

導入前，備料是一場每天重來的賭局，報廢與缺貨二選一，老闆收攤後還要加班算料、隔天摸黑進貨。帳目也模糊，到底每天食材花多少、毛利剩多少，多半只有月底盤點才隱約知道。

導入後，系統收攤後自動算好隔日各食材需求、分供應商列清單、附上預估金額，老闆睡前花三五分鐘看一眼、依現場狀況微調就好。實際效益相當有感：精準備料讓報廢率有機會從一成多降到 5% 以下，等於每月省下上萬元食材成本；熱門品項缺貨次數明顯減少，留住尖峰客流；老闆每天收攤後的算料時間從半小時以上縮短到幾分鐘，省下近八成。長期累積的銷量數據還能反過來看出哪些品項該主推、哪些該下架，讓整攤的進貨更聰明。

流程怎麼運作

第一步：觸發收攤結算（📥）。 每日收攤後或設定定時，匯入當日銷售紀錄與剩餘庫存。資料可來自進銷存系統、收銀 App，或老闆手動填一張 Google Sheet。

第二步：推算需求量（🧮）。 AI 計算節點依「隔日已知預訂量＋過往同期（同星期、同節氣、有無檔期）歷史銷量」推算明天各食材需求量，並依配方用量換算成實際採買單位（斤、把、箱）。

第三步：產採買清單（📋）。 扣除現有庫存後，得出真正要補的量，再按供應商分組——豬肉跟肉商、蔬菜跟菜販、乾貨跟糧行，每家一張清單，老闆到市場按單採買不漏項。

第四步：估採買成本（💰）。 依各食材最近一次進價，估算這批採買的總金額與分供應商金額，讓老闆心裡有底，也累積成每日食材支出紀錄。

第五步：推送清單（📲）。 透過 LINE Official Account 把整理好的採買清單與預估金額推給老闆，老闆人工確認、依現場判斷增減後再自行下單，系統不自動向供應商下單。

需要的工具與串接重點

平台用 n8n 或 Make 串接。Google Sheet / 試算表是核心，存放銷售紀錄、庫存、配方用量與進價歷史，是整條流程的資料地基。進銷存系統若已導入可直接拉當日銷售與庫存，沒有的話用 Sheet 手填也行。AI 計算節點負責需求推算與成本估算，邏輯要設得透明可調，老闆才信得過。LINE Official Account負責把清單推到老闆手機，貼近台灣攤商的使用習慣。

串接注意點：第一，配方用量要先建好，例如「一份滷肉飯用多少克肉」，換算才準，這步偷懶後面全不準。第二，進價會浮動，建議每次採買後回填實際進價，估算才會越來越接近真實。第三，預訂量要能即時併入——若同時有 預訂自取接單通知流，隔日大單可直接灌進需求計算，避免漏算團訂。

常見錯誤與注意事項

最常見的誤區是「太相信系統數字」。採買量為系統依歷史資料推估，遇到天氣、活動、連假等突發需求會失準，清單務必經老闆人工確認、依現場判斷增減後再下單，切勿讓系統自動向供應商下單。下大雨人潮減半、隔壁辦活動人潮暴增，這些現場變數系統抓不到，老闆的經驗仍是最後一道防線。

金流與議價屬經營決策：牽涉金額、付款條件與供應商議價，系統僅供輔助試算、不取代採購專業判斷，AI 不替老闆決定跟誰買、買多少。資料面也要留意——進銷存與成本資料屬商業機密，妥善保管、勿外流。最後，生鮮食材涉及食安，到貨後的驗收、保鮮與效期管理仍需人工把關，系統算的是「量」，把關的是「人」。

台灣中小企業情境案例

台南一個賣滷味與便當的夜市攤「阿勇便當」，過去老闆每天收攤後在攤車上算半小時的料，仍常發生雞腿賣到沒、青菜卻爛掉一籃。導入這條流程後，收銀資料每晚自動進 Google Sheet，系統算出隔日豬肉、雞腿、青菜、米的需求，扣掉庫存、分肉商與菜販兩張清單，附上預估金額，睡前 LINE 推給老闆。三個月後，老闆說報廢明顯變少，「以前一週要丟兩三籃菜，現在頂多一小袋」，熱門的雞腿便當也很少再提早賣完，每天少算半小時料，月底一算食材成本省了快兩萬。

延伸應用

這條流程的數據可以越養越值錢。累積幾個月後，能分析出各品項的銷售週期與毛利貢獻，幫老闆決定主推與下架；可加上「天氣 API」讓系統在預報下雨時自動下修備料建議；也能設定食材效期提醒，快到期的優先用掉或推特價組合減少報廢。進一步把採買實際金額回填，就能自動算出每日、每週的食材成本占比與毛利率，讓一個原本只憑感覺的小吃攤，慢慢長出一套自己的數據儀表板，進貨、定價、菜單調整都更有依據。

流程圖

用到的工具

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