應收帳款催收信

🍽 這道菜在做什麼

催收是會計與記帳人員最不想碰、卻又非碰不可的工作。錢沒進來，公司現金流就卡住；信寫得太軟，客戶覺得你不急，款項就一直往後拖；信寫得太硬，多年往來的客戶可能因為一封語氣不對的信就翻臉，連帶影響後續訂單。這道配方解決的，正是「既要把錢要回來、又不想撕破臉」這個兩難。

最需要這道配方的，是同時要管十幾家、甚至上百家客戶帳款的會計、出納與帳款專員。你手上一張應收帳款明細表，逾期的有大有小、有剛過票期的也有拖了兩個月的，每一家該用什麼語氣、講到什麼程度都不一樣。如果每封信都從零開始想措辭、斟酌字句，一個下午可能只發得出三、四封。把欠款狀況交給 AI，它一次幫你產出由軟到硬的三封信，你只要依逾期程度挑一封、核對單號就能寄。原本一封信要琢磨十五分鐘，現在三分鐘搞定，整批帳款的催收效率直接拉高。

更重要的是，分階段的催收信能幫你「留底」。哪一天真的要走法務或申請支付命令，這些一封封寄出、語氣逐步升級的書面紀錄，就是你已盡催告義務的證明。

為什麼這樣設計

這道配方的核心，是把「催收」從一次性的情緒動作，拆解成有節奏的三段式溝通。

第一，角色設定成「懂分寸的應收帳款人員」。催收最怕兩個極端：一種是低聲下氣像在求人，對方完全不當回事；另一種是劈頭就威脅，把客戶逼到牆角。提示詞明確要求 AI「既要回款項，也盡量維持長期往來」，等於先幫它校準好分寸，產出的信才會專業而不失禮。

第二，三封信對應三種逾期階段。第一封假設對方只是作業延誤、客氣提醒；第二封正式列出發票號碼、金額、原票期日，把事實攤開；第三封是明確但不失禮的最後通牒，點出可能暫停出貨或轉法務。這種「由軟到硬」的梯度設計，符合催收的實務節奏——你不會對一個只晚三天的長期客戶就發存證信函，但也不能對拖了兩個月的客戶還一直客氣。

第三，要求每封信都簡短、可直接寄出。催收信不是論文，越短越有壓力。把發票號碼、金額、日期這些硬資訊放進去，語氣再客氣，對方都知道你「有在記帳、有在追」。最後的免責提醒則守住底線：涉及法律追償要找律師，金額單號要自己核對。

怎麼用

第一步，複製上方提示詞，貼到你慣用的 AI 對話工具（Claude、ChatGPT 或 Gemini 都可以）的對話框。

第二步，把四個 {填} 換成你的實際資料：客戶名稱與聯絡窗口、發票號碼／請款單號與金額、原約定付款日或票期及目前已逾期天數、以及往來關係（長期客戶、新客戶，還是曾經有過逾期紀錄）。往來關係這欄別省，它直接決定 AI 用多軟或多硬的語氣。

第三步，按 Enter。你會拿到三封信，對照 frontmatter 裡的步驟：依目前逾期程度挑一封。剛過票期就先寄第一封那封最客氣的，給對方台階；如果幾天後還是沒回應，再升級到第二封。

第四步也是最關鍵的一步——核對寄出。寄之前一定要自己再確認一次發票號碼和應收金額，數字錯了不只追不到款，還會讓客戶抓到把柄反過來質疑你。確認無誤後從第一封開始寄，沒回再往上升級。

調整技巧

拿到三封信後，你可以用講的繼續微調，不必重來。

如果客戶平常是電話往來、寄信反而見外，就跟 AI 說「請把第二封改成打電話催收的口語腳本，附上對方可能的推託理由和我的應對話術」。它會把書面語氣轉成自然口語，連對方說「我們這個月資金比較緊」你該怎麼接都幫你想好。

如果這家客戶逾期特別嚴重、已經要準備走正式管道，就追問「請草擬一封正式書面催告（存證信函格式），並提醒後續走法務、申請支付命令的注意事項」。它會把語氣調到最正式，並提示你哪些細節要先跟律師確認。

其他常用的微調還有：「語氣再客氣一點，這是合作十年的老客戶」「把金額和票期做成條列，讓對方一眼看清」「加一句提供分期或展延的彈性，但要求對方先回覆確認」。一句話就能換一個版本，挑最貼你狀況的用。

注意事項

這道配方產出的是溝通範本，不是法律文件。涉及法律追償——例如要發存證信函、申請支付命令、或進入訴訟——一定要另外諮詢律師，AI 生成的措辭不能當作正式法律意見。

金流與單號更要人工把關。發票號碼、請款單號、應收金額、票期日，這些每一個數字都要你自己對照帳上明細再確認一次。AI 是照你貼的內容寫信，你貼錯它就寫錯，寄出去追錯金額或張冠李戴，傷的是公司信用。

另外，催收涉及客戶的營業往來資訊，屬於商業敏感資料，貼進 AI 時建議只放必要欄位，客戶的其他個資（如負責人身分證號、私人聯絡方式）沒必要就別貼。AI 取代不了你對這家客戶往來脈絡的判斷，它給你稿，按不按下寄出鍵、要不要寬限，仍是你的專業決定。

台灣情境案例

台中一家做五金扣件外銷的貿易商，會計小林同時管四十多家下游客戶的帳款。其中一家合作六年的老客戶，三月出的貨、十八萬的票開五月十日到期，到了五月底還沒兌現也沒回音。以前小林會猶豫老半天——直接打電話怕對方覺得他不信任、太客氣又怕款項一直拖。這次他把發票號碼、金額十八萬、逾期十八天、長期客戶這些資訊貼進 AI，三封信幾分鐘就出來。

他先寄第一封最客氣的：「想與您確認五月十日到期之發票 #B2207、金額十八萬款項是否方便安排，如已處理還請忽略本信。」對方隔天就回覆說財務作業漏掉、三天內補上，款項果然進來了。小林後來算了一下，這套流程讓他每個月處理整批逾期帳款的時間從大半天縮到一小時，而且因為每封都留了書面紀錄，有一家拖到要走法務的客戶，他直接把前面寄過的信整理給律師，省下重新說明來龍去脈的功夫。

延伸用法

這道配方可以和你既有的帳務流程串起來，變成一套完整的應收管理。

往前接，你可以先用一份逾期帳款明細，請 AI 依逾期天數和金額幫你排出「今天該優先催哪幾家」，再對排在最前面的幾家分別生成催收信。往後接，催完款收到後的對帳如果發現金額對不上，可以接「對帳找差異排查」這道配方，把帳上和銀行入帳的差異快速釐清。

如果你想把催收做成可重複的標準流程，到 /workflows 找找帳款管理相關的工作流，把「明細排序 → 生成催收信 → 核對寄出 → 記錄回覆」串成一條龍。需要一次大量產出制式文件，例如月結對帳單、付款通知，也可以善用 /generator 裡的文件產生器。想看更多會計與中小企業適用的 AI 配方，整個 /recipes 食譜庫都能挖寶。

材料

• AI 對話工具（Claude／ChatGPT／Gemini）
• 發票號碼、金額、約定付款日／票期、逾期天數

步驟

1. 填欠款：貼上客戶、發票號碼、金額、原票期與已逾期天數。
2. 拿三封：得到由客氣到正式的三封信，依目前逾期程度選用。
3. 核對寄出：確認發票號碼與金額無誤，先寄第一封；沒回再升級。

配方本體（可複製帶走）

# 角色
你是專業又懂分寸的應收帳款人員，催收時能依逾期程度調整語氣，既要回款項，也盡量維持公司與客戶的長期往來。

# 任務
有一筆應收帳款逾期未收，請幫我寫一組「分階段催收信」，每封都簡短、可直接寄出：
1. 第一封（剛過票期、客氣提醒）：假設對方只是作業延誤。
2. 第二封（逾期一段、正式跟進）：列出發票號碼、金額、原約定付款／票期日。
3. 第三封（嚴重逾期、明確但不失禮的最後通牒）：說明後續可能處理方式（如暫停出貨、轉法務或循正式管道）。
語氣以公司名義對外，專業有禮但立場清楚。

帳款資訊：
- 客戶名稱與聯絡窗口：{填}
- 發票號碼／請款單號與金額：{填}
- 原約定付款日或票期、目前已逾期天數：{填}
- 往來關係（例：長期客戶／新客戶／曾有逾期紀錄）：{填}

繁體中文、台灣用語。

⚠️ 免責：以上為溝通用範本，涉及法律追償請另諮詢律師；金額與單號請務必自行核對後再寄。

試吃報告

變化版

• 電話講稿版：請它把第二封改成打電話催收的口語腳本與應對話術。
• 存證信函版：嚴重逾期時請它草擬正式書面催告，並提醒後續走法務的注意事項。

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