內部公告一鍵成稿

🍽 這道菜在做什麼

公告這種東西，難就難在「看起來簡單，寫起來卡」。老闆走過你的位子，丟下一句「跟大家講一下，下週開始週會改線上」就走了，剩下的全是你的事：標題怎麼下才一目了然、開頭第一句要寫什麼、哪些細節得交代清楚才不會有人來問、語氣太硬怕人嫌官僚、太鬆又怕被當沒在做事。一則三行的公告，常常讓你在輸入框前反覆刪改十分鐘。

這道配方就是把這十分鐘變成三分鐘。你只要把「要公告什麼、何時生效、影響誰、要他們配合什麼、找誰聯絡」這幾項丟進去，AI 就幫你組成一則結構完整的內部公告：標題明確、開頭一句講重點、中間條列誰受影響與要做什麼、結尾附承辦人聯絡方式，整則控制在螢幕一頁看得完。

最需要它的，是身兼數職的行政、總務、人資助理——你可能一天要發三則公告，從停車場施工、飲水機保養到請假流程調整，每則都得重新想格式。有了固定可靠的成稿模式，你不必每次從零開始，也不會因為趕時間漏掉「生效日」或「找誰問」這種關鍵欄位，省下的是反覆修改和事後被追問的雙重麻煩。

為什麼這樣設計

好的公告有一個共通結構：先讓人知道「跟我有沒有關係」，再告訴他「我該做什麼、到什麼時候」。這份提示詞把這個結構固定下來。標題要求「讓人一眼知道是什麼事、跟自己有沒有關係」，是因為公布欄和群組訊息多，看的人是用掃的，標題模糊就直接被略過。

「開頭一句話講重點」對應的是職場閱讀習慣——沒人想看一則公告還要讀到第三段才知道是要幹嘛。把「什麼事、從何時生效」濃縮成第一句，等於先給結論，後面再補細節，急的人看一句就懂，要細節的人往下看。

中段要求「誰受影響、要做什麼、期限、注意事項」條列呈現，是因為公告最常出事的就是「漏掉一項」——漏了生效日，大家不知道何時開始；漏了要配合的事，到時候手忙腳亂。用條列把這幾項框住，等於是一份檢查表，逼著資訊填滿才成稿。結尾附承辦人聯絡方式則是把「後續問誰」講清楚，少了它，你的分機就會被打爆。

怎麼用

第一步，複製這道配方的提示詞，貼進你慣用的 AI 對話工具輸入框。

第二步，照欄位把資訊填進去。公告事項寫一句白話的，例如「下週起週會改線上進行」；生效日期務必寫清楚（這是最容易出錯也最不能錯的一欄）；影響對象寫「全體同仁」或具體哪個部門；同仁需配合事項寫他們實際要做的動作，例如「會議前一天會收到 Google Meet 連結，請自行加入」；承辦人寫名字加分機或信箱；張貼管道寫公布欄、公司群組或 Email，AI 會依管道微調語氣與排版。

第三步，按 Enter 拿到完整公告。對照 steps 提醒的，發布前一定先自己核一次日期與承辦人資訊，確認無誤再貼到指定管道。日期一旦發錯，後面收拾的工夫遠比寫公告多。

調整技巧

公告貼上群組前，常需要再瘦身或變形，用講的最快。覺得太長，就說「壓成三到五行、適合貼 LINE 群組的版本」，它會把客套話砍掉只留重點，這就是 variations 裡的群組短訊版。公司有外籍同仁，就說「加上對照的英文版本」，拿到中英並陳的雙語公告。

語氣也能調：對全體發的正式公告可以說「再正式一點、加上敬稱」；部門內部的輕鬆通知可以說「口語一點、像同事之間說話」。想加重提醒，就說「把生效日期和需配合事項用粗體或符號標出來，避免有人漏看」。要做成 Email，補一句「幫我加上適合的主旨列」，連標題列都幫你想好。

注意事項

AI 是幫你「組裝格式」，不是幫你「確認事實」。三件事必須人工把關：第一，日期與時間——生效日、截止日、會議時間這些，AI 只是照你填的搬上去，你填錯它就跟著錯，發布前務必自己對一次行事曆。第二，承辦人與聯絡方式——分機、信箱有沒有打錯，攸關同仁找不找得到人，這欄請逐字核對。第三，涉及權益的內容——若公告牽涉到薪資、請假規定、福利調整、個資蒐集這類事項，措辭可能影響員工權益甚至有法律意涵，這類公告請務必經主管或人資主責確認後再發，AI 的草稿只能當起點，不能直接定案。

台灣情境案例

新北一家四十人的貿易公司，行政小姐一個人管總務、出納兼人資雜務，公告是她每週的固定戰場。最讓她頭痛的是那種「老闆一句話交辦」的臨時公告——飲水機要保養、停車位重新編號、報帳系統換新，每件都得自己想怎麼寫得讓全公司一看就懂。

有一次老闆臨時決定「下週起週會改線上」，從交辦到要發出去只有十分鐘。她把這句話、生效日、影響對象「全體同仁」、要配合的「會議前一天收 Google Meet 連結」、承辦人「總務 王小姐 分機 211」填進去，AI 馬上給出一則標題〈週會調整通知：下週起改線上進行〉、開頭一句講重點、中間條列受影響對象與配合事項、結尾附分機的完整公告。她核對日期沒錯，貼上公司群組，整件事五分鐘搞定，而且那天沒有任何人來問「所以是哪天開始」「連結哪裡拿」。她說以前最怕的就是發完公告被追問，現在反而最有把握。

延伸用法

公告很少是單獨存在的。發完「下週起週會改線上」的公告後，緊接著常要發對應的會議通知，這時可以到 /recipes 找會議通知配方，把議程、連結、準備事項一次寫齊，兩則一前一後發出去，同仁的疑問就被堵得乾乾淨淨。

如果你的公告有固定類型（人事、總務、IT、福利），值得到 /generator 把常用的公告模板一次產齊，存成範本庫，之後只要換內容不必重排格式。再進一步，把「老闆交辦 → 生公告 → 核對日期 → 發布 → 同步發提醒」串成一條 /workflows 標準流程，每次臨時公告都照同一條跑，就算趕時間也不會漏掉關鍵欄位。把這道配方當成行政溝通的基本功，搭配會議、活動、清單類配方一起用，整套內部溝通就能又快又穩。

材料

• AI 對話工具（Claude／ChatGPT／Gemini）
• 公告事項、生效時間、影響對象、承辦人聯絡方式

步驟

1. 填事項：把要公告的事、生效時間、影響對象與配合事項貼進去。
2. 拿公告：得到標題明確、重點條列、語氣得體的完整公告稿。
3. 貼上去：確認日期與承辦人無誤，貼到公布欄或群組發布。

配方本體（可複製帶走）

# 角色
你是熟悉公司內部溝通的行政專員，擅長把瑣碎指示寫成清楚、得體、一看就懂的內部公告。

# 任務
請幫我撰寫一則內部公告，要求：
1. 標題明確（讓人一眼知道是什麼事、跟自己有沒有關係）。
2. 開頭一句話講重點（什麼事、從何時生效）。
3. 條列說明：誰受影響、要做什麼、期限、注意事項。
4. 結尾附上承辦人與聯絡方式，語氣禮貌但不冗長。
5. 整體控制在螢幕一頁內看得完。

公告資訊：
- 公告事項：{填，例：下週起週會改線上進行}
- 生效時間／日期：{填}
- 影響對象：{填，例：全體同仁／某部門}
- 同仁需配合事項：{填}
- 承辦人與分機／信箱：{填}
- 張貼管道：{填，例：公布欄／公司群組／Email}

繁體中文、台灣職場用語。

試吃報告

變化版

• 群組短訊版：請它壓縮成三五行、適合貼 LINE／Teams 群組的簡短版本。
• 雙語版：若有外籍同仁，請它加上對照的英文版本。

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