活動籌備總表與時程

🍽 這道菜在做什麼

被指派當活動總召，最可怕的不是工作量，而是那種「千頭萬緒、不知道從哪一條線拉起」的茫然。老闆說要辦尾牙，一百多人、十二月底、預算抓二十萬，然後就沒有然後了。場地什麼時候要訂？餐廳檔期會不會搶不到？表演、抽獎、桌次卡、攝影、保險——這些要在哪個時間點處理？漏掉任何一環，倒楣的都是當天那個站在門口手忙腳亂的你。

這道配方做的，是把一場活動從「一團亂麻」拆成「三張可以照著做的表」。你把活動類型、人數、日期、預算、地點偏好丟進去，AI 幫你產出：一張從活動當天倒推回來、分週列出每階段該完成什麼的籌備時程表；一張每項任務都配上負責人、期限和檢查欄的分工任務表；一張依時間順序排好當天每個環節的流程表，最後再附一段「容易漏掉的提醒」。

最需要它的，是第一次當總召、或是平時還要兼一堆行政雜務的承辦人。你最大的痛點是「沒有經驗，不知道哪些事要提前多久做」，而這正是 AI 能補的——它把資深活動人腦中的時間節奏攤開給你，省下的不只是規劃時間，更是那種「會不會有什麼大事被我漏掉」的整夜難眠。

為什麼這樣設計

這份提示詞最關鍵的設計是「時程倒推」，而不是順著今天往後排。差別很大：順排很容易把急的事拖到後面，等你發現熱門餐廳的尾牙檔期早被訂滿，已經來不及了。倒推則是從「活動當天」回頭算，先標出哪些事卡死了整條時程（場地、餐飲這種要提前好幾週搶的），優先處理，後面的事再依序填進去。這套「從終點回推」的思路，正是有經驗的總召和新手最大的差別。

「三張表分開」也是刻意的。籌備時程表回答「什麼時候做什麼」，分工任務表回答「誰負責、做到什麼程度」，當天流程表回答「當天幾點發生什麼」——這是三種完全不同的視角，硬擠在一張表裡只會亂。拆開來，你追進度看分工表、控當天看流程表，各司其職。每項任務都有檢查欄和負責人，是為了讓你這個總召能一眼看出「哪件事卡住了、卡在誰手上」。

最後那段「容易漏掉的提醒」，補的是新手最常踩的坑：保險買了沒、攝影找了沒、下雨的備案有沒有、發票核銷怎麼處理。這些不在主流程上卻會在當天炸鍋的細節，正是經驗值的所在。建議開啟網頁搜尋，則是讓 AI 能順手給你場地類型、餐飲方向的實際參考，而不只是空泛的框架。

怎麼用

第一步，複製這道配方的提示詞，貼進你慣用的 AI 對話工具，並依 runWhereNote 提醒「開啟網頁搜尋」功能——查場地、餐飲、廠商方向時才查得到實際資訊。

第二步，把活動資訊填好。活動類型寫「尾牙／員工旅遊／教育訓練／週年慶」；人數寫實際預計人數，這會影響場地大小和餐飲報價；日期務必寫上「距今約幾週」，AI 才能正確倒推時程；預算範圍給個區間，幫它抓場地與餐飲的等級；地點偏好寫限制，例如「台北市區、要有停車位」；已知需求把你已經想到的（要表演、要抽獎、要直播）先列出來。

第三步，按 Enter 拿到三張表加易漏提醒。照 steps 的做法，把分工任務表分派給協辦同仁認領，每人負責的項目按期限逐一打勾。你這個總召只要盯著分工表追進度，當天照流程表跑，整場活動就從「憑感覺亂忙」變成「按表操課」。

調整技巧

總表拿到後，可以用講的長出更多你需要的東西。想抓預算怎麼分配，就說「把二十萬預算依場地、餐飲、物資、雜支拆成估算表」，這是 variations 的預算分配版，幫你快速抓出各項該占多少比例（金額僅供抓比例參考，實際以報價為準）。要發邀請給同仁，就說「順便草擬一份活動邀請和報名回覆通知」，連對內溝通都一併產好，這是邀請通知版。

時程也能調：覺得某階段太趕，就說「場地確認那週往前挪一週，給多一點緩衝」；人數有變，就說「人數改成 150 人，重算餐飲和場地需求」。想把分工表變成可以分享給同事打勾的形式，說「改成可以貼進 Google 試算表、每人一欄的表格」即可。一句話就能讓這張總表跟著你的實際狀況進化。

注意事項

AI 給的是「規劃框架」，不是「可以照單下訂的事實」。三件事務必人工查證把關：第一，場地與廠商報價——AI 建議的場地類型、餐廳方向、價格區間都只是參考，實際的檔期有沒有空、報價多少、合約條款怎麼寫，一定要自己打電話、發信向業者確認，千萬別拿 AI 給的數字直接跟老闆報預算。第二，預算金額——預算分配表只是幫你抓比例的估算，真正的金額要以正式報價單為準，簽約前務必核對總價、付款方式、有無隱藏費用。第三，合約與保險——場地租約、表演合約、活動責任險這些有法律效力的文件，條款請務必自己看清楚或請主管、法務確認，AI 不能替你承擔簽約責任。整場活動的決策權和查證責任，永遠在你手上。

台灣情境案例

台中一家做工具機的公司，行政專員小芳第一次被點名當尾牙總召。一百二十人、預算二十萬、訂在十二月底，距離當時約八週。她原本完全沒頭緒，光是「場地要先訂還是表演要先找」都搞不清楚，連著好幾晚睡不好，深怕漏掉什麼大事。

她把活動類型「尾牙」、人數「120」、日期「距今約 8 週」、預算「20 萬」、偏好「台中市區、要有停車場」填進這道配方，開啟網頁搜尋。AI 給她三張表：時程表從第 8 週倒推，第一週就標明「優先訂場地與餐廳，熱門檔期建議提早 6 週訂」，第 4 週「確認表演與抽獎獎品」，第 1 週「列印桌次卡、向餐廳確認最終人數」；分工表把每項配上負責人和檢查欄；當天流程從 18:00 報到一路排到 21:30 收尾。最後的易漏提醒列出了攝影、桌次卡、抽獎機制、發票核銷、活動保險。

小芳照表把場地和餐廳優先談定，把分工表分給三位同事認領，自己每週盯一次進度。她說最大的差別是「終於有一張地圖，知道每一步在哪裡」，不再每天提心吊膽。尾牙當天，因為流程表排得清楚、攝影和桌次卡都提前備好，整場跑得很順，老闆還特地誇她辦得有條理——而這是她第一次辦活動。當然，所有場地和餐廳的報價、合約，她都是自己一通通電話確認過才簽的。

延伸用法

活動籌備很少是孤立的任務，很適合串成一整套。產出分工表後，要發給同仁的活動邀請和報名通知，可以到 /recipes 找公告或會議通知配方，把對內溝通的文稿一次寫齊。活動的固定庶務（訂便當、租器材、領零用金）則可以接到庶務清單配方，用「分頻率、配負責人」的方式管好雜項，避免大事顧好了小事卻漏掉。

要快速生出邀請函、報名表單、當天的議程指示牌或抽獎名單，可以到 /generator 一次把這些文件產齊，保持整場活動的視覺與用語一致。如果你公司每年都有固定的活動（尾牙、員旅、週年慶），更值得到 /workflows 把「定主題 → 倒推時程 → 分派任務 → 追進度 → 當天執行 → 事後核銷」串成一條年復一年可重複的標準流程，下次辦同類活動只要換日期和人數，整套框架直接沿用。把這道配方當成你活動管理的指揮中心，第一次當總召也能辦得像老手。

材料

• AI 對話工具（Claude／ChatGPT／Gemini，建議開啟網頁搜尋）
• 活動類型、人數、日期、預算、地點偏好

步驟

1. 填活動：貼上活動類型、人數、日期、預算與地點偏好。
2. 拿總表：得到倒推時程、分工任務與當天流程三張表，外加易漏提醒。
3. 派任務：把分工表分派給協辦同仁，按期限逐項打勾追蹤進度。

配方本體（可複製帶走）

# 角色
你是經驗豐富的活動總召，能把一場公司活動拆解成清楚的籌備時程、分工任務與當天流程，讓承辦人按表操課不慌張。

# 任務
請幫我規劃一場公司活動，產出三部分：
1. 籌備時程表：從現在倒推到活動當天，分週列出每階段該完成的事（場地、餐飲、邀請、物資、預算簽核等）。
2. 分工任務表：每項任務列出負責人、期限、檢查欄（□），標出關鍵卡關點（如場地須提前多久預訂）。
3. 當天流程表：依時間順序排出報到、活動、用餐、收尾等環節與負責人。
最後附一段「容易漏掉的提醒」（如保險、攝影、備案天氣方案）。
若有開啟網頁搜尋，可順手建議常見的場地類型、餐飲或廠商方向供我參考。

活動資訊：
- 活動類型：{填，例：尾牙／員工旅遊／教育訓練／週年慶}
- 預計人數：{填}
- 活動日期與距今天數：{填}
- 預算範圍：{填}
- 地點偏好或限制：{填}
- 我目前已知的需求：{填}

繁體中文、台灣活動籌辦用語。

試吃報告

變化版

• 預算分配版：請它把預算依場地、餐飲、物資、雜支拆成估算表（金額僅供抓比例參考）。
• 邀請通知版：請它一併草擬給同仁的活動邀請與報名回覆通知。

你可能也想看