收到貨驗完，快速生出一份清楚的驗收報告

🍽 這道菜在做什麼

進貨驗收是製造與貿易現場每天都在發生、卻最容易被便宜行事的一環。貨到了、抽驗也做了，但「報告」常常只是在驗收單上潦草打個勾，或在 LINE 群組丟一句「這批有幾件不良」。等到日後要跟供應商談退換、要扣款、甚至出貨到客戶端被退回來追責時，才發現當初根本沒有一份寫得清楚、留得住的紀錄——數量對不上、不良講不明白、判定理由更是空白，交涉時整個站不住腳。

這道配方要解決的，就是「驗完貨卻不知道怎麼把它寫成一份正式報告」的麻煩。你只要把這批貨的驗收狀況用講的丟進去——供應商、應到與實到數量、抽驗幾件、發現什麼問題、你傾向怎麼處理，AI 就幫你產出一份結構化的驗收報告，包含基本資訊、抽驗結果、不良明細與嚴重度、判定結論，還附上判定說明的理由，以及一封可以直接寄給供應商的專業通知。最需要它的是中小企業的採購人員、品管驗收人員，以及身兼數職、沒有完整品管表單系統的小公司。原本要對著範本慢慢敲、還怕措辭不夠專業的工作，現在驗完貨五分鐘就能歸檔交差。

為什麼這樣設計

這份提示詞的關鍵，在於它把一份「能用的」驗收報告該有的要素，全部拆開來指定給 AI。它沒有只說「幫我寫驗收報告」，而是明確要求四個產出：結構化報告、判定說明、供應商通知、佐證提醒。為什麼要這樣切？因為驗收報告的價值不在「記錄發生了什麼」，而在「判定有沒有依據」。所以提示詞特別要求不良明細要標「項目／數量／嚴重度」，判定結論要附理由——這讓報告從一張流水帳，變成一份日後追溯與交涉都站得住腳的文件。

第二個巧思，是把「判定」交給 AI 輔助卻不獨斷。提示詞讓你可以填自己傾向的處理（允收、退貨、換補），AI 就幫你把理由寫得有依據；如果你不確定，寫「請建議」，它會依不良狀況給出建議與理由。這種設計尊重了現場人員的判斷權，又補上了「把理由寫清楚」這個多數人最弱的環節。第三，它主動「順手寫通知」——要求換補、扣款的信最難寫的就是拿捏語氣，既要堅定又不能撕破臉，這封信一併生好，省去你再想措辭。最後一項「提醒留存佐證」更是務實，因為它清楚 AI 能幫你寫得漂亮，卻無法替你舉證。

怎麼用

第一步，複製這道配方的提示詞，貼到 Claude、ChatGPT 或 Gemini 的對話框。

第二步，把 {填} 換成你這批貨的實際狀況。品項與供應商照實寫；應到與實到數量寫清楚（短少多少一目了然）；抽驗方式寫「抽 50 件目視＋量測」這類；發現的問題盡量具體，例如「3 件外徑超出公差、外箱兩處壓損」，比「品質不太好」有用得多；處理傾向填你的判斷，不確定就寫「請建議」。對應配方的第一步「說狀況」，把這些貼進去就對了。

第三步，按 Enter 送出，AI 會回給你報告、判定說明與供應商通知三份東西。這對應配方的「拿報告」。

第四步，也是最重要的「存檔通知」：把驗貨時拍的照片、量測數據、簽名補進報告一起歸檔，再把那封通知信寄給供應商。報告本身 AI 幫你寫好了，但佐證得靠你自己留。

調整技巧

拿到第一版後，用講的就能調。如果這批不良比較嚴重、你想談扣款，可以說「請依不良比例 6%，試算扣款或折讓金額，並把它寫成協商的說法」——這就是配方裡的「扣款版」，AI 會幫你把數字和談判語氣一起準備好。如果這批不良其實已經流到客戶端去了，可以說「請加上一段對內的矯正預防（CAPA）建議，列出根因分析與防止再發的措施」，這就是「客訴連動版」。

想讓通知信更符合你們的關係，可以說「這家是合作五年的老供應商，語氣請更溫和、強調一起把問題解決」，或反過來「這家屢次出包，請把改善要求寫得更明確、加上下次驗收加嚴的條款」。也能請它「把報告改成適合直接貼進我們 ERP 驗收欄位的純文字格式」。每次只要一句話，AI 會保留報告主體、只改你要動的部分。

注意事項

最關鍵的一條：驗收判定與扣款牽涉合約條款與商業責任，這份報告僅供作業參考。允收、退貨、扣款的正式處理，請依採購合約、雙方約定的驗收規範與公司權責簽核，必要時諮詢主管或法務，別把 AI 的判定建議直接當成最終決定。

佐證一定要自己留底。AI 能把不良狀況寫得條理分明，但照片、量測紀錄、雙方簽名這些「證據」它變不出來，日後真要交涉或舉證，靠的是這些東西，不是文字描述。報告寄出前也務必複查：數量、單號、不良件數這些數字 AI 是照你給的寫的，填錯一個數字，整份報告的可信度就垮了。另外，涉及供應商名稱、報價、合約金額等屬於商業機密，貼到 AI 工具前可斟酌去識別化處理。簡單說，AI 幫你把報告寫得專業又完整，但「數字對不對、判定能不能成立、證據齊不齊」這三關，得由懂現場與合約的你來守。

台灣情境案例

桃園一家做電子零件的中小貿易商，採購小姐同時兼品管，每批進口料件到貨都要驗、要回報，但她不是品管科班出身，每次寫報告都很心虛——數量會記、不良會挑，可是「怎麼判、怎麼跟國外供應商寫信」總卡關，常常拖了三、五天才回，錯過反映的黃金期。用了這道配方後，她驗完一批 2000 件的連接器、抽驗 50 件發現 3 件端子尺寸超差加外箱壓損，把狀況一貼，AI 五分鐘就生出一份條理分明的報告，判定「條件允收、不良品要求換補」並寫清理由，還附上一封語氣專業、要求七日內補貨的英中對照通知。改變最明顯的是兩點：一是回應速度從幾天縮到當天，供應商感受到他們驗收很嚴謹，出貨品質跟著穩定；二是報告留得住、講得清，半年後某批料出問題要追溯時，調出當初的報告就有依據，談判時完全不心虛。

延伸用法

這道配方的核心是「把現場狀況整理成站得住腳的正式文件」，能延伸的場景很多。不良流到客戶端時用「客訴連動版」補上 CAPA；要談錢時用「扣款版」試算折讓。往前一步，進貨前可以先用採購規格書把驗收標準寫死，到貨驗收時就有明確依據可比對；往後一步，把報告判定的結果接到供應商評鑑，長期累積成評分。

想更省力，可以把「驗貨 → 出報告 → 通知供應商 → 歸檔」設計成一條固定的工作流，每批貨都照同一套流程跑，品管紀錄自然完整。需要為不同料件、不同等級快速產出對應的驗收標準與報告模板時，搭配產生器能一次生多套。想找品管、採購、供應商管理相關的其他配方，逛逛食譜，能把整條進料品質管理串成一套自己的系統。

驗收判定與扣款涉及合約條款與商業責任，本報告僅供作業參考，正式處理請依採購合約、驗收規範與公司權責簽核，必要時諮詢主管或法務。

材料

• AI 對話工具（Claude／ChatGPT／Gemini）
• 到貨數量與抽驗結果
• 發現的不良項目與你的處理傾向

步驟

1. 說狀況：把到貨數量、抽驗結果與發現的問題貼進去。
2. 拿報告：AI 幫你寫出驗收報告、判定說明與供應商通知。
3. 存檔通知：補上照片佐證歸檔，把通知寄給供應商。

配方本體（可複製帶走）

# 角色
你是嚴謹的採購驗收人員，擅長把現場驗貨的狀況寫成一份條理清楚、可存檔、能作為對供應商交涉依據的驗收報告。

# 任務
幫我把以下驗收狀況，整理成一份正式的進貨驗收報告。

品項與供應商：{填}
採購單號／到貨日期：{填，沒有可空}
應到數量與實到數量：{填}
抽驗方式與抽驗數：{填，如抽 50 件}
發現的問題（外觀、尺寸、功能、包裝、數量短少等）：{填，沒問題可寫「全數符合」}
我傾向的處理（允收／部分允收／退貨／要求換補）：{填，不確定可寫「請建議」}

請產出：
1. 一份結構化驗收報告：基本資訊、驗收項目與標準、抽驗結果、不良明細（項目/數量/嚴重度）、判定結論。
2. 一段「判定說明」：依不良狀況給出允收／退貨建議與理由；若由我傾向處理，幫我把理由寫得有依據。
3. 一段可直接寄給供應商的通知（含要求改善、換補或扣款的說法），語氣專業不情緒化。
4. 提醒我此報告需留存的佐證（照片、簽名、量測紀錄）。
繁體中文、台灣品管採購用語，條列清楚可直接歸檔。

試吃報告

變化版

• 客訴連動版：不良流到客戶端時，請它加上對內的矯正預防（CAPA）建議。
• 扣款版：請它依不良比例試算扣款或折讓金額，並寫成協商說法。

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