把幾家亂七八糟的報價整理成一張好比較的表

🍽 這道菜在做什麼

採購最累的不是殺價，是「把資料弄成可以比較的樣子」。你手上常常是三、四家報價，一家用 Excel 報表、一家直接寫在 email 內文、一家傳了一張拍歪的 PDF，還有一家報的是美金、未稅、不含運。光是要把這些攤在同一個基準上，就得開試算表、一格一格抄、自己換匯、自己加運費，半小時起跳，抄錯一個小數點還可能害公司多花好幾萬。

這道配方解決的就是這個「整理地獄」。你把所有報價原封不動貼進去，AI 幫你拉成一張統一的比價表：單價、最低訂購量、運費、交期、付款條件、保固與認證全部對齊，幣別與含稅與否換算到同一基準，缺資料的地方標「未提供」並提醒你回頭問。最後它不是用單價、而是用「單位總成本」排出前三名，告訴你「B 家單價最低，但要求一次訂三千件又交期多五天，攤下來其實 A 家划算」。

最需要這道菜的，是身兼數職的採購助理、要對主管交比較表的採購人員，以及自己跑全部流程的小公司老闆。一場原本要花三十到六十分鐘的整理，壓縮到五分鐘看完，省下的不只是時間，更是「漏看隱藏成本」的風險。

為什麼這樣設計

這道配方有效的關鍵，在於它把採購比價最容易出錯的兩件事寫死進指令裡。

第一是「強制換算到同一基準」。報價之所以難比，是因為每家的計價單位都不一樣：有人報含稅、有人未稅，有人單價含運、有人運費另計，有人報的是一箱的價格、有人報的是一支的價格。指令明確要求把幣別、單位、含稅與否統一，並且「換算或假設的地方請標註清楚」，這一句很重要——它逼 AI 把自己的計算邏輯攤開讓你核對，而不是給你一個無法驗證的數字。

第二是「用總成本排名，而不是單價」。指令裡特別要求欄位要有「單位總成本」，並且摘要要以總成本排名。這正是揭穿「假便宜」的設計：很多供應商靠壓低單價搶單，但用高運費、高最低訂購量、長帳期把成本補回來。把這些一起算進去，假便宜就現形了。

第三是「議價切入點」。它不只給你結果，還給你下一步的籌碼——哪家最有壓價空間、可以拿哪家的報價去壓誰，這是把資料整理直接變成談判武器。

怎麼用

第一步，複製上方的提示詞，貼到 Claude、ChatGPT 或 Gemini 的對話框。

第二步，在「採購品項與需求數量」填上你真正要買的東西和數量，例如「PP 塑膠外殼，每月 8000 件」。數量很關鍵，因為最低訂購量與級距報價都跟它有關。

第三步，把各家報價「原封不動」貼進去就好，格式亂沒關係。email 內文、Excel 複製出來的文字、PDF 轉出來的文字都可以，能寫上廠商名稱更好，這樣表格才認得出是誰。

第四步，按 Enter。它會吐出比價表、總成本排名、缺漏清單和議價提示。對照「怎麼用」這三步，其實就是 frontmatter 裡的貼報價、拿表格、核對決策。

第五步也是最重要的——核對換算假設。看它標註的匯率、稅率、運費分攤對不對，缺漏項目回頭去問供應商補齊，再做最後決定。

調整技巧

同一份報價，換個說法就能挖出不同角度。

想要更客觀的排名，可以說「請依價格 50%、交期 30%、品質與認證 20% 設權重，給每家一個綜合分數」，這就是 variations 裡的加權評分版，適合需要向主管證明「為什麼選這家」的場合。

要交簽核時，補一句「再幫我寫一段三百字內的採購建議，給不懂細節的主管看，講清楚推薦哪家和理由」，就是簽核摘要版。

如果報價有級距（買越多越便宜），可以加「請列出在 5000、8000、10000 件三個量級下，各家的總成本怎麼變」，幫你看清楚要不要為了拿好價格多訂一點。想壓價時也能直接說「幫我寫一段給 A 家的議價話術，拿 B 家的單價當籌碼但不撕破臉」。

注意事項

這張表是「整理初稿」，不是「採購決策」。AI 會做換算，但它看到的只是你貼進去的文字，它不知道某家的運費其實有滿額免運、不知道某家報的是舊報價、也不知道你公司內部的核算規則。所有牽涉金額的數字——匯率、稅額、運費分攤、總成本——都務必對著原始報價單逐項核對一次再下單。

特別提醒兩點：一是匯率，請用你公司實際結匯或會計認列的匯率，不要用 AI 假設的；二是付款條件，月結 60 天和現金交易對現金流的影響差很大，這部分要結合公司財務狀況判斷，AI 算不出你的資金成本。涉及合約、保固與責任歸屬的條款，仍需由有權限的人或法務確認。AI 負責省下抄寫的時間，最後拍板的判斷還是人的事。

台灣情境案例

台中一家做小家電的傳產廠，採購助理小婷每個月都要為塑膠外殼比三到四家報價。以前她得把信裡的、Excel 的、傳真來的全部手抄進一張表，光對齊就要四十分鐘，有一次還把含稅看成未稅，差點讓公司多付了一筆。

改用這道配方後，她把四家報價直接貼進去，AI 拉出表格才發現：報價最低的那家其實要求一次訂一萬件、運費另計、月結只給 30 天；而單價貴 3% 的另一家，含運又給月結 60 天，攤下來反而便宜。她拿著這張表去跟主管報告，三分鐘就講完推薦理由，主管當場核准。後來她又拿這張比價表去跟最低價那家議價，請對方比照同業給免運，結果真的談下來。整套流程從一小時縮到不到十分鐘，而且再也沒抄錯過稅別。

延伸用法

這道配方可以串成一條完整的採購工作流。比價之前，先用 供應商開發信配方 把陌生廠商找來報價；比完價選定對象後，把這道菜的議價切入點接到議價或下單郵件，整條線就通了。如果你常常要做這類比較，可以把它變成固定流程放進你的 工作流 清單，每次採購週期照表操課。

需要重複產出固定格式的比價表或採購建議書，也可以搭配 產生器 做成可一鍵套用的範本，連同公司抬頭、簽核欄位一起輸出。想看更多採購與中小企業的 AI 應用，AgentAI 智庫的 食譜庫 裡還有開發信、議價話術、庫存盤點等配方可以一起搭著用。

比價結果含換算與假設，數字僅供初步參考，正式採購決策前請依原始報價單與公司核算標準逐項核對。

材料

• AI 對話工具（Claude／ChatGPT／Gemini）
• 各家供應商的報價內容
• 你的需求數量與規格

步驟

1. 貼報價：把各家格式不一的報價一次貼進去。
2. 拿表格：AI 幫你對齊欄位、換算總成本、排出名次。
3. 核對決策：檢查換算假設，對照缺漏項目再做決定。

配方本體（可複製帶走）

# 角色
你是細心的採購分析人員，擅長把格式雜亂的報價拉成一張能直接比較的表，並把容易被忽略的隱藏成本攤開來。

# 任務
幫我把多家供應商的報價整理成一張統一比價表，並算出可比較的總成本。

採購品項與需求數量：{填}
各家報價（直接貼上，格式亂沒關係）：
{把每家供應商的報價內容貼在這裡，能寫廠商名稱更好}

請產出：
1. 一張比價表，欄位包含：供應商、單價、最低訂購量、運費、交期、付款條件、保固/認證、單位總成本。
2. 把幣別、單位、含稅與否統一換算到同一基準，若某家缺資料就標「未提供」並列出需要回頭問的項目。
3. 一段重點摘要：以「總成本」而非單純單價排出前三名，並說明各自的優缺點與風險。
4. 一個「議價切入點」提示：哪一家最有壓價空間、可以拿哪家當籌碼。
繁體中文、台灣採購用語。換算或假設的地方請標註清楚，方便我核對。

試吃報告

變化版

• 加權評分版：請它依價格、交期、品質設權重，給每家綜合分數。
• 簽核摘要版：請它寫一段給主管看的採購建議與推薦理由。

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