活動企劃與流程規劃

🍽 這道菜在做什麼

辦活動最怕的不是哪一個環節做不好，而是「漏掉了某個環節」——宣傳排程沒安排好，活動當天沒幾個人來；分工沒講清楚，當天大家擠在簽到台、卻沒人顧投影機；預算沒先列，事後才發現超支。一場看似簡單的講座或快閃，背後牽涉流程、人力、預算、宣傳、現場執行五條線，任何一條斷掉都會讓活動效果打折。

這道配方做的，是把「我要辦一場活動」一次拆解成五份可執行的文件。你交代活動類型、目的、規模預算、已知的時間地點，AI 會產出一張當天流程表（時間、環節、負責人、備註）、一份分成事前／當天／事後的工作分工清單、一張預算項目表、一份從活動前 4 週倒數到當天的宣傳節奏、以及一張當天檢查清單。最需要它的是行銷企劃、公關、社團幹部，以及任何臨時被指派辦活動、卻沒有完整辦活動經驗的人。它幫你省下的，是那種「總覺得還有什麼沒想到」的焦慮——一份結構完整的企劃骨架，讓你不必憑記憶硬湊，照著表推進就不會漏東漏西。

為什麼這樣設計

這份提示詞最聰明的地方，是把產出拆成「流程、分工、預算、宣傳、檢查」五份不同維度的清單。辦活動的人常見的盲點是只想到「當天要做什麼」（流程），卻忘了「事前誰負責什麼」（分工）和「事前怎麼把人找來」（宣傳）。把這五個維度分開要求，等於用一張檢查網逼自己每個面向都想過一遍，這正是它「不漏關鍵環節」的關鍵。

幾個細節也很講究。流程表要求「時間 | 環節 | 負責 | 備註」四欄，因為光有時間和環節還不夠，註明負責人，當天才不會出現「以為別人會做」的空窗。分工清單分「事前／當天／事後」三段，提醒你活動不是辦完就結束，事後的場復、結算、感謝信同樣要有人接。宣傳節奏特別要求「活動前 4 週到當天」的時間軸，因為宣傳最常見的失敗是太晚開始，臨時抱佛腳沒人報名；倒數時間軸逼你提早布局。當天檢查清單則是最後一道保險，把容易在忙亂中漏掉的小事（簽到表、麥克風電池、發票）一次列全。

怎麼用

到 食譜頁 複製提示詞，貼進 Claude、ChatGPT 或 Gemini。把四個欄位填清楚：活動類型（講座／快閃／網聚／發表會）、目的（品牌曝光／招生／銷售）、規模與預算（人數和金額越具體越好）、時間地點（已知的就填，未定就寫「待定」）。資訊給得越具體，產出的企劃越貼合實際。

按 Enter 後，你會一次拿到五份清單。先看流程表的時間安排合不合理、有沒有環節擠在一起；再看分工清單，把每一項實際指派給團隊成員；預算表對照你的實際額度刪減調整；宣傳節奏排進行銷團隊的行事曆；當天檢查清單印出來，活動當天逐項打勾。建議把整份企劃放進共用文件（Google 文件或 Notion），讓所有相關人員都看得到、能即時更新進度。

調整技巧

第一版是骨架，用講的就能補肉。覺得流程太趕，回一句「每個環節之間多留 10 分鐘緩衝，並加上彈性備案」；預算超出範圍，說「總預算壓在 8 萬內，請砍掉非必要項目並標出哪些可以省」。想要更細的宣傳內容，請它「把宣傳節奏的每一波都附上建議的貼文主題與文案方向」。

要辦線上活動，用變化版請它「改成 webinar 的流程，並列出需要的線上工具（報名表、直播平台、互動投票）」。規模臨時放大或縮小，直接告訴它新的人數，請它重排流程與分工。如果你辦的是系列活動，可請它「把這份企劃做成可重複套用的模板，標出每場需要替換的欄位」。這些調整都用白話交代，AI 會在原架構上改，比你自己從頭重排省事得多。

注意事項

AI 給的是一份周全的規劃骨架，但所有牽涉現實世界的實務細節，務必自己落地查證。最關鍵的是場地與法規：場地的實際容留人數、消防安全規定、是否需要申請使用許可、戶外活動的場地租借與噪音規範，這些 AI 不可能準確掌握，全部要向場地方與主管機關確認。涉及販售、抽獎、贈品的活動，還有發票、稅務、抽獎相關法規要符合規定。

金流與個資也要人工把關。報名收費、押金退費的流程要自己確認金流安全；蒐集參加者個資（姓名、電話、email）要遵守個資法，明確告知用途並妥善保管。預算表是 AI 估算的參考值，實際報價請向廠商詢問，別直接拿 AI 的數字去編列正式預算。簡單說，AI 幫你把「該想到的都想到」，但「實際能不能做、合不合法、花多少錢」這些，最終都要由你親自查證與負責，AI 不能取代專業的場務、法務與會計判斷。

台灣情境案例

台中一間獨立書店想辦一場 50 人的新書分享講座，店長過去沒辦過大型活動，光想流程就一個頭兩個大。她把「講座、目的是衝買氣與會員招募、50 人、預算 3 萬、週六下午店內」丟給 AI，拿到完整的五份清單後，最受用的是宣傳節奏表——它提醒她要在活動前 3 週就開始預熱，而不是她原本打算前一週才發文。照著時間軸鋪宣傳，這場講座提前一週就額滿，當天還順勢辦了會員辦卡優惠。

一個大學系學會要辦迎新網聚，幹部都是學生、第一次辦活動。他們用這道配方產出分工清單後，第一次清楚地把「誰負責場地、誰顧報到、誰拍照、誰善後」白紙黑字分派下去，當天不再像往年那樣一團亂、事情全擠在會長一個人身上。事後的檢查清單也讓他們記得歸還借用的場地、寄感謝訊息給參加者，整個活動辦得比學長姐那屆順很多。

延伸用法

活動企劃可以和宣傳、報名工具串起來，威力更大。企劃裡的宣傳節奏排好後，接 社群排程流 把每一波宣傳貼文自動排程推送，不必到時候手忙腳亂趕發文。更完整的活動籌備流程，可以到 工作流專區 把「企劃生成、宣傳排程、報名追蹤、活動後問卷」串成一條龍。

需要大量活動相關的文案素材，例如報名頁文案、宣傳貼文、邀請函、活動後感謝信，可以到 產生器專區 一次批次生成。進階用法是請 AI 在企劃最後加一份「風險與備案清單」，列出下雨、講者遲到、報到塞車、設備故障等狀況的應對方式，當天真的出狀況時，團隊不會慌，照著備案走就能穩住場面，讓一場活動從規劃到收尾都滴水不漏。

材料

• AI 對話工具（Claude／ChatGPT／Gemini）
• 活動類型、目的、規模、預算

步驟

1. 給需求：活動類型、目的、規模、時地。
2. 取得企劃：流程＋分工＋預算＋宣傳＋檢查。
3. 分派執行：把分工指給團隊，照表推進。

配方本體（可複製帶走）

# 角色
你是活動企劃。請依以下需求產出企劃。

活動類型：{講座/快閃/網聚/發表會…}
目的：{品牌曝光/招生/銷售…}
規模與預算：{人數、預算}
時間地點：{已知資訊}

請產出：
1. 活動流程表（時間 | 環節 | 負責 | 備註）
2. 工作分工清單（事前/當天/事後）
3. 預算項目表
4. 宣傳節奏（活動前 4 週到當天）
5. 當天檢查清單
繁體中文、台灣用語。

試吃報告

變化版

• 線上活動版：改成 webinar 的流程與工具清單。
• 宣傳搭配：接 [社群排程流](/workflows/social-schedule-flow) 自動推宣傳貼文。

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