廠商協調信與進場排程

🍽 這道菜在做什麼

一場活動現場出包，十次有八次不是哪一家廠商做不好，而是「大家擠在同一個時間、搶同一個資源」。最經典的就是貨梯——花藝要搬大型花架、音響要扛喇叭、桌椅租賃要運桌子，全都想第一個上，結果在電梯口卡成一團，佈置時間被吃掉一半，賓客都快進場了花還沒擺好。場地統籌真正的工作，不是叫每家來，而是把進場、佈置、撤場的順序排到不撞車，再把每家該做什麼、幾點到、做多久講清楚。

這道配方就是替你做這件最瑣碎、最容易漏的協調工作。你輸入活動型態與場地、關鍵時段、合作廠商、各家需求、場地限制跟你的聯絡風格，AI 會產出四樣：一份標出共用資源排隊順序的進撤場時間表、花藝音響餐飲攝錄各一封的協調信草稿、三個最可能撞車的環節與化解方式、以及一份你在每家收工時要逐項確認的現場 checklist。

最需要這道菜的是活動企劃、婚禮顧問、場地統籌——尤其是同時要對接五六家廠商、又要顧現場的人。原本你得開試算表排時間、再一封封打信給每家、還要自己想哪裡會撞，少說一兩個小時還容易漏；用這道配方七分鐘搞定排程加信件，省下的力氣拿去盯真正需要盯的環節。

為什麼這樣設計

這份提示詞最關鍵的要求，是「標出共用資源（貨梯／電源）的排隊順序」。這正是現場出包的核心。很多人排時間表只排了「每家幾點到」，卻沒處理「大家搶同一座貨梯、同一組電源」這件事。把共用資源獨立拉出來排隊，等於提前把現場最容易塞車的瓶頸疏通好——花藝先用貨梯、音響接著、桌椅最後，每家心裡都有數，現場才不會卡。

第二個設計重點是「一家一封信」。它要求花藝、音響、餐飲、攝錄各寫一封，而不是一封大信群發。這背後是責任設計：每家只看到自己該做的事、自己的到場時間、自己的聯絡窗口，資訊乾淨，不會有人看到別家的內容就鬆懈或誤會。出狀況時也好究責——白紙黑字寫過幾點到、做什麼範圍，廠商沒做到你站得住。

第三，提示詞要求「三個最可能撞車的環節與化解方式」。這是把統籌的經驗具體化——它逼 AI 去想「哪兩家的時間會打架」（多半是音響測試碰上花藝佈置、餐飲進場碰上賓客動線），先給你預警跟解法。第四，要求一份「收工確認 checklist」，讓你在每家說「好了」的時候，有一張表可以逐項驗收，而不是憑印象覺得「應該都好了」。時間用 24 小時制、信件可直接寄，也是為了減少你二次加工。

怎麼用

操作對應「列廠商、拿排程信、寄出對窗口」三步。第一步，把提示詞整段複製到 Claude、ChatGPT 或 Gemini，把大括號換成真實資料：活動型態與場地填「飯店婚宴」、關鍵時段填「14:00 可進場佈置、18:00 賓客入場、22:00 必須撤場」、合作廠商填「花藝、燈光音響、餐飲、攝影錄影、桌椅租賃」、各家需求填「花藝需 2 小時、音響要先測試、餐飲需電源」、場地限制填「只有一座貨梯」、聯絡風格填「客氣但把 deadline 講清楚」。按 Enter。

第二步，拿到時間表、四封協調信、撞車化解、收工 checklist。第三步是真正的執行重點：把每封信分別寄給對應的廠商窗口，而且務必在信裡加一句「請回覆確認到場時間」。寄出不等於收到，沒回的要主動追，最好建一個簡單的回收表，誰確認了打勾，活動前一天還沒回的直接打電話。把時間表跟 checklist 印出來帶到現場，每家收工就照表逐項驗收。

調整技巧

拿到草稿後，用講的微調。場地限制變了，說「貨梯改成兩座，重排進場順序」；某家臨時加項，說「花藝多加一個拱門，作業時間改成 2.5 小時，後面順延」；信的語氣想更硬，說「攝錄這封把 deadline 講更明確、強調不能遲到」。想加保險，說「每家完成時間都往前抓 30 分鐘 buffer」。

呼應配方兩個變化版：辦展覽，說「改成展覽佈展版，把廠商換成攤位施工、燈光、網路、保全，排進撤場」，它會給你佈展場景的時間表；戶外場地，說「加進天氣備案、發電機跟帳篷搭設的時間排序」，它會把戶外特有的變數補進去。同一套提示詞，換句話就能換場景，比手動重排省事太多。

注意事項

最該記住的一條：信寄出 ≠ 廠商收到 ≠ 廠商同意。一定要回收每一家的確認，沒回的追到回為止，千萬別假設「我寄了大家就會照辦」。現場最常見的崩盤，就是某家根本沒看信、按自己的時間來。

協調涉及合約與責任，AI 不取代你的判斷。信裡的作業時間、到場時間都是依你給的資訊排的，實際以你跟廠商的合約與口頭約定為準，有出入要以合約優先。涉及場地的保證金、超時罰款、損壞賠償等條款，務必對照場地合約人工確認，AI 寫的信只是溝通用，不具合約效力。另外，場地的真實限制（貨梯尺寸、電源容量、可否動火、撤場硬性時限）AI 不一定清楚，務必親自跟場地方再確認一次，排程才不會建立在錯誤前提上。撤場時間若有硬性規定，務必預留緩衝，超時的罰款通常很可觀。

台灣情境案例

台北一位接案的婚禮統籌，過去最痛的就是飯店場「貨梯之戰」。有一次花藝、音響、桌椅三家同時下午兩點到，全擠在後場貨梯口，佈置硬是拖到四點才完成，她當場壓力爆表。改用這道配方後，她在排程階段就讓 AI 把貨梯排成「花藝 14:00–14:40、音響 14:40–15:10、桌椅 15:10 之後」，並在每封信裡寫明各家的貨梯時段。實際當天，三家照表分流，後場順暢，佈置提前完成，她說最大的差別是「現場我終於有空去顧別的事，不用一直在電梯口當交通警察」。

另一個是台中一家辦過多場展覽的活動公司。佈展涉及攤位施工、燈光、網路、保全四方，時間一亂，開展前一晚常通宵。他們用「展覽佈展版」生出含各廠商進撤場順序與共用電源排隊的時間表，再加一份收工 checklist，現場主管照表逐攤驗收，把原本靠資深同事腦袋記的流程變成人人看得懂的表。公司主管說，最有價值的是新進的現場人員也能照表執行，不再事事都要問老鳥。

延伸用法

廠商協調是活動執行的中段，前後都要接。廠商名單與費用，最好跟活動預算分配與超支預警對齊，確認每家的報價跟進場安排都在預算內。進撤場時間表排好後，跟婚禮當天流程表與分工表併在一起看，確保廠商佈置完成的時間，銜接得上賓客入場與正式流程的開始。

想把整場執行系統化，可以把「抓預算→協調廠商→排當天流程→現場驗收」串成一條活動執行工作流，任一環節改動，下游表格跟著連動。若你常在同一個場地辦活動，建議到產生器做一份該場地專屬的進撤場範本，把貨梯、電源、撤場時限這些固定限制存成模板，下次只要換廠商名單，排程信就能快速生成。

材料

• AI 對話工具（Claude／ChatGPT／Gemini）
• 你的廠商名單、各家作業時間與場地進撤場限制

步驟

1. 列廠商：輸入合作廠商、各家作業時間與場地的進撤場限制。
2. 拿排程信：拿到不撞車時間表＋各家協調信＋撞車化解方式。
3. 寄出對窗口：把信分別寄給各廠商窗口，請對方回確認到場時間。

配方本體（可複製帶走）

# 角色
你是活動統籌，擅長把多家廠商的進場、佈置、撤場排到不撞車，並用清楚的信件把每家該做的事交代明白。

活動型態與場地：{例如：飯店婚宴／戶外莊園／展演空間}
關鍵時段：{例如：14:00 可進場佈置、18:00 賓客入場、22:00 必須撤場}
合作廠商：{例如：花藝、燈光音響、餐飲、攝影錄影、租賃桌椅、二進禮服}
各家需求：{例如：花藝需 2 小時、音響要先測試、餐飲需電源與動線}
場地限制：{例如：只有一座貨梯、佈置與撤場都要在限定時間內}
你的聯絡風格：{例如：客氣但要把 deadline 講清楚}

請產出：
1. 一份進撤場時間表：每家廠商的進場、作業、完成、撤場時間，標出共用資源（貨梯／電源）的排隊順序
2. 各廠商的協調信草稿（花藝、音響、餐飲、攝錄各一封），寫明到場時間、作業範圍、需配合事項與聯絡窗口
3. 三個最可能撞車的環節與化解方式
4. 一份當天現場 checklist：每家完成佈置時你要確認的項目
繁體中文、台灣用語，時間用 24 小時制，信件可直接複製寄出。

試吃報告

變化版

• 展覽佈展版：改成攤位施工、燈光、網路與保全的進撤場協調。
• 戶外場地版：加入天氣備案、發電機與帳篷搭設的時間排序。

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