催款信與逾期款追討

🍽 這道菜在做什麼

接案者最不想做、卻又最常碰到的事，就是開口要錢。明明案子交了、客戶也驗收了，尾款卻像石沉大海。你心裡很清楚錢是你應得的，但每次想催，手指停在鍵盤上半天打不出字：催得太客氣怕對方裝沒看到，催得太直接又怕被貼上「難搞」的標籤、下次不找你了。於是一拖再拖，三週變一個月，現金流被一筆本來該進帳的錢卡住，你還得自己吸收這份焦慮。

這道配方解決的，正是「不知道怎麼開口、開口又怕得罪人」的卡關。它幫你把催款這件情緒成本很高的事，拆成一套有梯度的標準流程：剛逾期時用「應該只是忘了」的善意提醒，逾期一陣子改成附上發票編號與金額的正式跟進，真的拖到不像話時，才祭出明確但仍不失禮的最後通牒。整套寫好大約三分鐘，你只要照逾期程度挑一封寄出。

最需要這道菜的，是手上同時跑好幾個案子、沒有會計也沒有催款 SOP 的個人接案者、SOHO 族與小型工作室。對他們來說，催款省下的不只是時間，更是那種「整晚在腦中演練怎麼開口」的心理內耗。把要錢這件事制度化，你才能把情緒留給創作，把專業留給客戶。

為什麼這樣設計

這道配方的核心，是「梯度」兩個字。很多人催款失敗，不是因為話講得不夠重，而是一開口就用錯了力道——第一次催就擺出興師問罪的姿態，把一個可能只是真的忘記的客戶，瞬間推到防備的對立面。配方刻意要 AI 分成三封、由軟到硬，就是為了讓你「保留升級的空間」：先給對方台階下，留不留得住關係，主動權在你手上。

第二個關鍵，是要求每封信都「附上發票編號、金額與原約定付款日」。這不是形式，而是把對話從「你欠我錢」這種帶情緒的指控，轉成「依據這張單據、這個日期」的事實陳述。當你引用的是白紙黑字的約定，客戶很難用「我以為是下個月」之類的說法搪塞，你的立場也站得更穩。

第三，配方在角色設定上強調「懂分寸」，並要求語氣專業而非情緒化。催款信最容易踩的雷，就是把私下的不滿寫進信裡——一句「我等很久了」聽起來理直氣壯，實際上把球丟回給對方評斷你的情緒，反而模糊了焦點。讓 AI 替你維持冷靜得體的語氣，等於幫你把情緒和訴求分開，要錢時更有底氣。

怎麼用

第一步，先把催款需要的事實準備齊：客戶與案名、應收金額、發票或請款編號、原約定的付款日，以及到今天為止已經逾期幾天。再補一句你跟這位客戶的關係——長期合作、一次性、還是首次合作，因為語氣輕重會跟著調整。

第二步，到本頁的 prompt 區塊按複製，貼到你慣用的 AI 對話工具（Claude、ChatGPT 或 Gemini 都可以），把 {填} 的地方換成你剛剛整理的資訊，按 Enter。幾秒後你會拿到三封信，分別對應剛逾期、逾期一段、嚴重逾期三種情況。

第三步，照目前的逾期程度挑一封。逾期幾天就先寄第一封那種客氣提醒；寄出前一定要再核對一次發票編號與金額有沒有對，這是整套流程唯一不能交給 AI 把關的地方。如果一週左右還是沒回應，再升級寄第二封，依此類推。這個「先軟、沒回再硬」的節奏，正是 steps 裡「先寄第一封、沒回再升級」的用意。

調整技巧

拿到三封信後，你可以用講的請 AI 微調出更貼合的版本。覺得語氣還是太硬，就說「第一封再客氣一點，把『請盡快』改成『方便的話再麻煩您安排』」；覺得太軟、對方明顯在拖，就說「第二封加一句明確的回款期限」。你也可以指定通路：對熟客，請它把第一封改寫成一則簡短的 LINE 訊息，比起正式郵件更不會讓對方有壓力，這就是 variations 裡的「LINE 短訊版」。

逾期真的拖到很嚴重、對方完全失聯時，可以請它幫你草擬正式的書面催告內容，也就是「存證信函版」。需要留法律備證的場合，這份草稿能讓你先有個底，再交給專業人士確認。

注意事項

涉及金錢的文件，AI 只負責把話講得體，正確性永遠由你負責。寄出前務必逐字核對發票編號、應收金額與付款日期，一個數字錯了不只尷尬，還可能讓對方反過來質疑你的專業。

如果客戶長期拒付、或牽涉到合約糾紛、金額龐大需要走法律途徑，AI 寫的催告信只是溝通用的草稿，不能取代律師意見，也不具備存證信函的法律效力。真正要循正式管道處理時，請找律師或相關專業協助。寄出的每一封信，內容、語氣與金額都請自己再讀過一遍，AI 給的是初稿，不是定稿。

台灣情境案例

台中一位接外包的平面設計師，幫一家連鎖手搖飲做了一整套菜單視覺，尾款 4 萬約定交稿後 30 天付，結果拖到第 50 天還沒進帳。她不是沒催，而是每次都在 LINE 上打了一長串又刪掉，怕被這個合作快兩年的老客戶覺得計較。後來她用這道配方，第一封改成 LINE 短訊版：「Hi 想跟您確認一下上個月菜單那筆尾款（發票 #B0521、4 萬）方便安排嗎？想說可能漏掉了～」對方隔天就回「啊抱歉漏了！這週處理」，錢三天後就進帳。

她事後說，差別不在話術多高明，而在「終於有一句不尷尬的開場可以照著貼」。以前光是糾結怎麼開口就拖掉兩週，現在催款變成一件三分鐘搞定、不帶情緒的例行公事，她也敢更早開口，現金流明顯穩了。

延伸用法

這道配方可以跟接案流程的其他環節串起來，變成一條完整的金流防線。源頭其實是報價——你可以搭配 報價單與工時估算 這道配方，在報價階段就把付款條件（簽約付 50%、交付付尾款）寫清楚，逾期時催起來才有依據。需求中途暴增、容易變成爛帳的狀況，則可以先用 客戶需求暴增的婉拒回信 把界線守好。

想把整套要錢流程系統化，可以到 工作流 找接案金流相關的串接做法，把報價、開單、催款排成一條龍；信件、報價單、提案要量產時，產生器 也有現成模板能套。更多接案者專用的實用配方，都在 食譜 裡持續更新，幫你把每一個讓你頭痛的環節都變成可照做的流程。

材料

• AI 對話工具（Claude／ChatGPT／Gemini）
• 發票編號、金額、約定付款日、逾期天數

步驟

1. 填逾期：貼上金額、發票編號、約定付款日與已逾期天數。
2. 拿三封：得到由客氣到正式的三封信，依目前逾期程度選用。
3. 寄出去：確認金額與編號無誤，先寄第一封；沒回再升級下一封。

配方本體（可複製帶走）

# 角色
你是專業且懂分寸的接案者，催款時能依逾期程度調整語氣，既要回款項也盡量維持關係。

# 任務
我有一筆款項逾期未收，請幫我寫一組「分階段催款信」：
1. 第一封（剛逾期、客氣提醒）：假設對方只是忘了。
2. 第二封（逾期一段、正式跟進）：附上發票編號、金額、原約定付款日。
3. 第三封（嚴重逾期、明確但不失禮的最後通牒）：說明後續可能的處理方式（如暫停服務、循正式管道）。
每封都要簡短、可直接寄出。

資訊：
- 客戶與案名：{填}
- 應收金額與發票／請款編號：{填}
- 原約定付款日與目前已逾期天數：{填}
- 我們的關係：{填，例：長期合作／一次性／首次合作}

繁體中文、台灣用語。

試吃報告

變化版

• LINE 短訊版：請它把第一封改成一句客氣的 LINE 訊息。
• 存證信函版：嚴重逾期時，請它幫你草擬正式的書面催告內容。

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