缺貨通知訊息

🍽 這道菜在做什麼

缺貨是五金行躲不掉的麻煩，但「怎麼通知缺貨」才真正決定你會不會掉一個客人。同樣一句「沒貨了」，講不好客人直接跑去別家、心裡記你一筆「不可靠」；講得好，客人反而覺得你誠懇、願意等，甚至改買替代品照樣成交。這道配方要解決的，就是把「缺貨」這個壞消息講得體面——誠懇說明、附上到貨時程或替代方案、把選擇權交給客人，讓一通本來可能跑單的通知，變成保住訂單、甚至加分信任的對話。

最需要這套的，是怕講錯話、一緊張就詞窮的老闆和店員。明知道該主動通知，但又怕客人一聽缺貨就翻臉、怕被嫌不可靠，於是拖著不敢講，拖到客人自己來問才尷尬攤牌，那就更難看。也適合一忙起來容易把通知寫得太硬、像在推責任的店家。把缺貨狀況丟給 AI，三分鐘出一則致歉到位、有方案、有台階下的通知，照著發就好。省下的不只是組句時間，是「不知道怎麼開口講壞消息」的那份焦慮——有了得體的稿，主動通知反而成了展現店家信用的機會。

為什麼這樣設計

這道配方的關鍵設計，是「不只說缺貨，一定附方案」。提示詞要求給出處理方案——預計到貨時間、可先出的部分、替代或相容商品。差別就在這：只丟「沒貨」是把問題甩給客人，附上方案則是「我幫你想好了出路」，客人的反應從「那我去別家」變成「喔那我看要等還是改」。一個有方案的壞消息，殺傷力只剩一半。

第二個設計是「把選擇權交給客人」。提示詞要求列出等補貨／改替代品／部分先取，請對方回覆。這個「讓客人自己選」很重要——人在被尊重、能做主時，情緒會緩下來，跑單機率大降；反過來你替他決定「那就改 B 款」，他會覺得被擺布。第三，提示詞強調「誠懇、不推卸責任」，缺貨通知最忌的就是找藉口（怪廠商、怪物流），這只會放大不可靠感；老實道歉反而顯得有擔當。最後那句「承諾要可兌現、到貨時間以實際為準」，是替你守住信用——隨口說「三天到」結果拖一週，那才是真正把客人逼走的一刀。

怎麼用

第一步，把整段提示詞複製貼到 AI 對話工具。第二步，填四格：缺貨的品項與客人原本要的數量、補貨狀況（預計到貨／能否調貨／不確定）、可提供的替代或相容商品、想給的補償誠意（保留優惠、到貨優先通知，沒有可留空）。補貨狀況要填你「真的能確認」的，不確定就老實寫不確定，別讓 AI 替你押一個時間。第三步，按 Enter，拿到一則誠懇致歉、附到貨時程或替代方案、把選擇交給客人的訊息，複製貼到 LINE 發送。

對照 frontmatter 的步驟，發送前務必過「確認再發」這關：核對到貨時間與替代品規格是不是屬實、若客人已付款要在訊息裡清楚說明可退款或保留的處理方式，再送出。整套就是「填狀況、拿通知、確認再發」三步。建議發出後把「答應的到貨日」記下來，到時主動回報，這份說到做到才是長期信任的本錢。想找更多這類關鍵時刻的應對配方，到 /recipes 看看。

調整技巧

通知的語氣與重點，用講的調最順。客人是急著趕工的師傅，就說「強調替代品現貨可先用、別讓他等」；客人很在意原品項，就說「把保留優惠那句放前面、表達一定幫他留」。確定停產或長期缺貨，用 variations 的「長期缺貨版」，請它重點放在替代方案、別讓客人空等。等補貨終於到了，用「到貨通知版」，請它寫一則通知先前等待客人優先取貨的好消息，把當初的等待轉成驚喜。

其他常用微調：「致歉再誠懇一點，這是大客戶」「替代品的差異幫我講清楚，免得他到貨才嫌不一樣」「加一句已付的款可全額退、也可留著抵到貨」。如果你常缺某幾樣熱門料，可以把這份提示詞固定下來，缺貨時換個品項與替代品就能快速出稿。這些都不必重打提示詞，接著對話講即可。

注意事項

缺貨通知最容易出問題的是「承諾」與「金流」，兩者都必須人工把關，AI 不能代你拍板。第一，到貨時間與替代品規格務必以實際可確認的為準。AI 會很樂意幫你寫「預計三天到」「替代品規格完全相同」，但它不知道廠商真實的交期、也沒看過那支替代品——這些只能你自己跟廠商確認、比對規格後才能寫進去。給了兌現不了的承諾，比一開始就老實說不確定更傷信用。

第二，只要涉及已收款項，務必在訊息裡清楚說明可退款或保留的處理方式。客人付了錢卻拿不到貨，這牽涉消費爭議，講不清楚很容易演變成客訴。退款、保留、抵到貨款，要由你決定並講明白，AI 只負責把你的決定寫得體面。替代品若有安全或承重規格的差異（如角鐵材質不同、螺絲耐候性不同），更要主動講清楚，別讓客人到貨才發現不對。記住，缺貨當下客人對你的信任正在天平上，最終為承諾與金流負責的是你，不是 AI。

台灣情境案例

台南一家做工程五金的店，接了附近工地一批不鏽鋼角鐵的單，倉庫剛好出清光、要等廠商。老闆原本最怕這種事——工地趕工，缺貨一講對方可能直接換供應商。他用這道配方，把品項數量、廠商五個工作天到貨、現場有同尺寸鍍鋅角鐵現貨、原優惠價保留這些填進去，AI 出了一則訊息：先誠懇致歉，再給兩個方案（等不鏽鋼、到貨第一個通知並保留優惠價／現場有鍍鋅現貨價格略低、趕工可先用），最後請對方選。工地主任看了沒翻臉，反而回「那先給我鍍鋅頂著，不鏽鋼到了再補」，訂單一張沒掉、還多賣一批現貨。對老闆來說，改變的是「缺貨不再等於跑單」——壞消息只要講得誠懇、有方案、給選擇，反而讓對方覺得這家可靠，下次更願意把單交給他。

延伸用法

這道配方適合接在整條訂單流程的中段。前面用「報價回覆訊息」配方接單，中途若遇缺貨就用這道體面通知，補貨到了再用「到貨通知版」回報優先取貨，整條走下來客人全程被照顧。想做完整的「訂單異常處理」應對，到 /workflows 找現成的中小企業客服工作流，把接單、缺貨、補貨、跟進串成標準流程，遇事不慌。如果你店裡常缺某幾項熱門料、缺貨通知是高頻動作，可以把這套提示詞和常見替代品對照表做成 /generator 的缺貨通知產生器——選品項、填到貨狀況，就自動出附替代方案與選擇的得體通知，店員不必每次重想措辭，把最考驗應對的時刻變成穩定發揮的標準動作。

材料

• AI 對話工具（Claude／ChatGPT／Gemini）
• 缺貨品項數量、補貨狀況、替代商品、補償誠意

步驟

1. 填狀況：貼上缺貨品項數量、補貨時程、可給的替代品與補償誠意。
2. 拿通知：得到誠懇致歉、附到貨時程或替代方案、把選擇交給客人的訊息。
3. 確認再發：核對到貨時間與替代品規格屬實、說明退款或保留方式後送出。

配方本體（可複製帶走）

# 角色
你是重視信用的五金店家，遇到缺貨時懂得誠懇說明、主動給客人補貨時程或替代方案，把壞消息講得體面，盡量保住訂單與長期信任。

# 任務
請幫我寫一則通知客人缺貨的訊息，照以下要點：
1. 誠懇致歉並說清楚是哪個品項缺貨。
2. 給出處理方案：預計到貨時間／可先出的部分／替代或相容商品建議。
3. 把選擇權交給客人（等補貨／改替代品／部分先取，請對方回覆）。
4. 一句安撫與感謝，留下聯絡窗口。
整體誠懇好讀、不推卸責任，適合用 LINE 或簡訊發送，讓客人覺得被尊重、願意等或改方案。

缺貨狀況：
- 缺貨的品項與客人原本要的數量：{填}
- 補貨狀況（預計到貨時間／是否能調貨／不確定）：{填}
- 可提供的替代或相容商品：{填}
- 想給的補償或誠意（保留優惠／到貨優先通知等，可留空）：{填}

繁體中文、台灣用語。

⚠️ 提醒：到貨時間與替代品規格請以實際可確認的為準，勿給不確定的承諾；若涉及已收款項，務必清楚說明可退款或保留的處理方式。

試吃報告

變化版

• 長期缺貨版：請它寫一則確定停產或長期缺貨的告知，重點放在替代方案。
• 到貨通知版：請它寫補貨到了、通知先前等待客人優先取貨的好消息訊息。

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