公司規章與制度草稿

🍽 這道菜在做什麼

很多中小企業沒有專職法務，制度卻一天比一天需要。員工開始問「可以遠距嗎」「加班怎麼算」「出差的計程車費能不能報」，老闆口頭講一句、下次又換一個說法，久了就變成各說各話、誰也說不清的灰色地帶。等到真的出事——有人鑽漏洞、有人覺得被差別待遇、甚至鬧到勞資爭議——才發現公司根本沒有一份白紙黑字的規定可以拿出來。

這道配方解決的，就是「從零寫一份內部規章」這件又費神又怕寫錯的事。它最適合三種人：一是 10 到 50 人、剛過草創期、制度要開始上軌道的中小企業老闆；二是身兼數職、沒受過完整法務訓練的 HR 或行政人員；三是部門主管，想把自己團隊的請假、值班、交接規則寫成可以公告的版本。

過去要起草一份遠距工作辦法，你得先上網找別家公司的範本、東拼西湊、再煩惱措辭會不會有漏洞，一個下午就沒了。用這道配方，你只要把「想規範什麼、公司多大、想達成什麼目的」講清楚，幾分鐘就能拿到一份有適用範圍、具體條文、申請流程、違規處理、外加一段白話說明的完整草稿。它幫你省下的不是打字時間，而是「面對空白文件不知從何下筆」的卡關，以及「漏想了某個情境」的風險。

為什麼這樣設計

這道配方的關鍵，在於它逼 AI 用「制度文件的標準骨架」來回答，而不是隨意寫幾段。提示詞裡明確列出五個必出區塊：適用範圍與目的、具體條文、申請與核准流程、例外與違規處理、給員工的白話說明。這五塊不是湊數，而是一份能真正落地執行的規章缺一不可的結構——少了適用範圍，就會有人爭「這條管不管得到我」；少了核准流程，制度就停在紙上沒人知道怎麼跑；少了違規處理，規定等於沒有牙齒。

第二個巧思是角色設定成「熟悉台灣企業實務的 HR」。這一句話會讓 AI 自動把回答對齊台灣的勞動慣例——例如請假會對應到特休、病假、事假的台灣分類，加班會連結到工時與加班費的概念，而不是搬美國那套 PTO 制度來套。

第三，提示詞要求「條文分點、用語明確、可執行」。這是刻意避免 AI 寫出那種讀起來很漂亮、實際上沒辦法照著做的空話。最後一句「提醒哪些條文建議經法務或勞資確認」更是關鍵設計：它不讓 AI 假裝自己是律師，而是主動標出風險點，把最後把關權留給人。

怎麼用

第一步，複製上方的提示詞，貼到你慣用的 AI 對話工具（Claude、ChatGPT 或 Gemini 都可以）的輸入框。

第二步，把大括號裡的四個欄位換成你的真實情況。「規章主題」填你這次要規範的事，例如「遠距工作」；「公司情況」寫規模、產業、現有做法，例如「20 人軟體公司，現在是主管口頭同意就能在家工作」；「想達成的目的」寫你的底線，例如「給彈性但出勤要可控、要能掌握當天進度」；「特別要求」填一定要寫進去的硬規定，例如「每週至少進辦公室兩天」。

第三步，按 Enter。幾秒後你會拿到一份結構完整的草稿。對照前面 frontmatter 的三個步驟：先「描述需求」、再「取得草稿」、最後「送審定案」。拿到草稿後別急著公布，先自己讀一遍條文是否符合公司實際運作，再依 AI 標出的提醒，把涉及工時、加班費、懲處的條文交給法務或熟悉勞基法的人確認。更多 HR 與中小企業文件配方可在 /recipes 找到。

調整技巧

拿到第一版後，幾乎不需要重打，用講的就能微調。覺得條文太寬鬆，就回一句「違規處理太輕，請加上三次違規送人評會的階梯式處理」；覺得太嚴，就說「第一次違規改成口頭提醒就好，別一上來就記過」。

呼應 frontmatter 的 variations，你還能延伸兩種版本。想把散落的多份規章整合，就接著說「把這份和我之前的請假、加班規定彙整成一本員工手冊的目錄與章節」，它會幫你排出手冊架構。要正式公布時，再說「把這份規章改寫成一封宣布下個月起實施的內部信，語氣親切」，它就會生出可以直接發群組的公告版。其他公告、信件類的工作流程可參考 /workflows。

注意事項

這是最重要的一段：AI 產出的永遠是「草稿」，不是「定案」。涉及工時、加班費計算、請假給薪、懲戒與解僱的條文，背後都有勞動基準法的強制規定，寫錯不只是文字問題，而是可能違法、面臨裁罰或勞資爭議。例如約定「加班費包含在底薪內」「特休沒休完自動歸零」這類條款，在台灣很可能無效。

所以正式公布前，務必照 AI 的提醒，把有風險的條文交給法務、熟悉勞基法的顧問或勞資爭議承辦窗口確認。AI 可以幫你把架構和文字寫好，但它不能取代專業法律判斷，也不該為你的合規負責。另外，規章一經公告就對員工有約束力，公布前請確認內容真的是公司想長期執行的版本，別朝令夕改。

台灣情境案例

台中一家 18 人的網頁設計公司，疫情後同事習慣了在家工作，但老闆發現「想進辦公室才進」變成沒人進、開會約不到人。他用這道配方，填入「主題：混合辦公；公司：18 人設計公司；目的：保留彈性但每週要有共同進辦公室的日子；特別要求：週三全員到班開週會」。AI 給他一份辦法：適用範圍寫明正職適用、試用期前兩個月需全勤；條文訂出每週最多三天遠距、週三為固定到班日；申請流程是前一天於群組登記；違規處理採累計提醒制；最後附一段白話版貼在公布欄。

實際用了之後最大的改變，是「灰色地帶變成明文」。以前同事請遠距是看老闆當天臉色，現在大家照辦法登記，週三開會終於到齊，老闆也不用再一個個提醒。他把涉及試用期出勤的條文拿給特約的勞資顧問看過、改了一處措辭才正式公告。整件事從過去要拖一個月的「該怎麼寫」，縮短成一個下午就定稿送審。

延伸用法

這道配方能變化的方向很多。除了單一規章，你可以連續用它生出一整套：請假辦法、加班與補休辦法、出差報支辦法、資安與設備使用規範，最後再用「員工手冊版」把它們串成一本手冊。新制度上路時，搭配公告信讓全員知道；遇到員工常問的問題，再請 AI 在公告後附上 3 到 5 題 QA，減少追問。

如果你想更系統化地處理招募到離職的整套 HR 文件，可以把這道配方和職缺描述、面試問題、錄取婉拒通知等配方組合成一條完整工作流。需要快速產生表單、信件範本或制度對照表，也能搭配 /generator 的工具一次做好。把規章寫清楚，不是為了綁住員工，而是讓大家在同一套規則下，少一點猜測、多一點安心。

材料

• AI 對話工具（Claude／ChatGPT／Gemini）
• 想規範的主題與公司現況

步驟

1. 描述需求：主題、公司情況、想達成的目的寫清楚。
2. 取得草稿：目的＋條文＋流程＋例外處理。
3. 送審定案：依提醒交法務或勞資確認後公布。

配方本體（可複製帶走）

# 角色
你是熟悉台灣企業實務的 HR。請草擬一份內部規章/制度。

規章主題：{例如 遠距工作、請假、加班、出差報支}
公司情況：{規模、產業、現有做法}
想達成的目的：{例如 彈性又可控}
特別要求：{一定要寫進去的規定}

請產出：
1. 適用範圍與目的
2. 具體條文（分點、用語明確、可執行）
3. 申請與核准流程
4. 例外與違規處理
5. 一段給員工的白話說明
繁體中文、台灣用語。最後提醒哪些條文建議經法務或勞資確認。

試吃報告

變化版

• 員工手冊版：把多項規章彙整成一本員工手冊目錄。
• 公告版：請它把規章改寫成一封宣布實施的內部信。

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