員工公告撰寫

🍽 這道菜在做什麼

全員公告看似小事，卻是 HR 最常踩雷的地方。一封措辭沒拿捏好的組織調整公告，可能讓整個部門人心惶惶；一封漏寫生效日期的福利更新，會讓你接整天的電話追問；一封語氣太冷的人事異動，會被當事人在心裡記上一筆。問題是，公告又偏偏發得很頻繁——新人報到要發、調薪季要發、年假規則改了要發、尾牙報名要發，每一次你都得重新想開頭、想格式、想哪句話會不會被誤讀。

這道配方解決的，就是「每次發公告都要從頭想一遍」的重複負擔。它最適合身兼員工關係的 HR 人員、要對團隊發內部訊息的部門主管、以及小公司裡那個「什麼都要管」的行政總管。

它幫你省下的時間，藏在你平常沒意識到的地方：你不再需要為了一句開頭刪刪改改十分鐘，不再需要擔心「有什麼重點漏掉了」，也不再需要在語氣親切與專業之間反覆糾結。把要公告的事填進去，三分鐘就能拿到一封標題清楚、重點條列、語氣得體、一頁看完的公告稿，貼上群組或內網就能用。更重要的是，它內建了「不踩敏感神經」的提醒，讓你避開個資外洩這種真正會出事的地雷。

為什麼這樣設計

好公告的核心不是文采，而是「讓讀的人三秒內知道這跟我有沒有關係、我要不要做什麼」。這道配方的提示詞就是照這個邏輯設計的。

第一條要求「標題明確」，因為多數同仁是在通知一閃而過時掃一眼標題決定要不要點開，標題模糊等於沒發。第二條要求「開頭一句話講重點」，避免那種前三段都在鋪陳、第四段才講到生效日的公告，讓人讀得不耐煩。第三條的條列骨架——誰受影響、有什麼改變、要做什麼、期限——是把一則公告該回答的四個問題標準化，這四點齊全，同仁的追問就少了一大半。

第四條是這道配方最體貼的設計：「若涉及調整或變動，加一句正向、說明理由的話」。人對變動天生會緊張，制度一改，沒解釋理由就容易被腦補成壞消息。一句「為了讓大家請假更彈性」往往就能把疑慮壓下來。最後要求附承辦人、控制在一頁內，是確保公告好聯絡、不冗長。而提示詞末尾那段個資提醒，則是把 HR 最容易出包的地方寫成預設防線。

怎麼用

第一步，複製上方提示詞，貼到 Claude、ChatGPT 或 Gemini 的對話框。

第二步，填那六個欄位。先選「公告類型」——新人介紹、人事異動、福利或制度更新、活動通知；再寫「公告事項」是什麼、「生效時間」是哪天、「影響對象」是全體還是某部門、「同仁需配合或注意的事」、最後填「承辦人與分機/信箱」。資訊填得越具體，公告就越完整，不用你事後補。

第三步，按 Enter，拿到完整公告稿。對照 frontmatter 的三步驟：填事項、拿公告、確認發布。最後一步別跳過——發布前一定要確認涉及個資的部分已獲當事人同意、日期數字沒打錯，再貼到群組或內網。HR 與內部溝通的更多現成配方，都收在 /recipes，可以一起參考。

調整技巧

第一版拿到後，用講的就能調整語氣與長度。覺得太正式，回一句「語氣再輕鬆一點、加個歡迎的表情符號」；覺得太囉嗦，說「再精簡，控制在五行內」；想加溫度，說「結尾加一句鼓勵大家認識新同事的話」。

呼應 frontmatter 的 variations，有兩個好用的延伸。發新人介紹時，直接說「改寫成輕鬆、帶歡迎氛圍的新人介紹貼文，可以帶一點生活化的自我介紹欄位」，公告立刻變得有人味。發制度變更時，最有效的一招是說「在公告後附上 3 到 5 題常見問答」——預先把同仁會問的「那我已經請的假怎麼算」「舊制度什麼時候停」寫進 QA，能把後續追問砍掉一大半。更多自動產生 QA、信件、貼文的工作流，可以在 /workflows 找到。

注意事項

公告最大的風險不是寫得好不好，而是「不該公開的資訊被公開了」。涉及個人姓名、職務調動、薪酬福利、健康或家庭狀況的內容，發布前務必確認已獲當事人與主管同意。一封寫了某同事「因個人因素轉調」的公告，當事人可能根本不想讓全公司知道；一封提到某人薪資級距的福利公告，更可能直接違反個資保護。

AI 會幫你寫得得體，但它不知道你公司哪些事是敏感的、哪位同事介意被點名，這部分的判斷只能靠人。發布前請逐項核對：人名是否經同意、日期數字是否正確、有沒有把內部才知道的訊息誤放進對外版本。公告一旦發出去就收不回，事前多看一眼，勝過事後道歉。

台灣情境案例

桃園一家 40 人的食品貿易公司，HR 林小姐每個月都要發好幾則公告，最怕的是組織調整那種。這次業務部要把兩個小組合併、換一位組長，她很擔心寫不好會讓被換下來的原組長難堪、也讓組員緊張。她用這道配方，填「類型：人事異動；事項：業務一、二組合併為業務組，由王經理統籌；生效：7 月 1 日；影響對象：業務部全體；配合事項：原分機與座位不變；承辦人：人資 林小姐 分機 208」，並在欄位裡註明「希望語氣穩定、不要讓人覺得有人被降級」。

AI 給她的公告，標題寫〈組織優化通知：7/1 起業務一、二組整併為業務組〉，開頭一句講清楚生效日，中間用「為了讓客戶服務更一致、資源更集中」帶出合併理由，淡化了權力變動的味道，結尾附上承辦聯絡。她把原組長的職稱安排先跟主管確認過、得到同意才發布。實際用了之後的改變是：以往這種公告她要改三四遍、還要找主管討論措辭，這次十分鐘搞定，發出去後群組裡沒有出現她最怕的揣測留言，部門平穩過渡。

延伸用法

這道配方能串成一整套內部溝通的工作流。新人報到用歡迎版、制度變更用 QA 版、福利更新用正向說明版、活動通知用輕鬆版——同一支提示詞換個類型就能涵蓋大部分情境。遇到重大變動，還能請 AI 同時產出「公告版」和「主管口頭宣布版」，讓主管在會議上講、公告在群組裡放，雙管齊下。

往前往後也能接其他配方：人事異動公告可以接在錄取通知之後，制度更新公告可以接在公司規章草稿之後，形成從「訂規則」到「告訴大家」的完整鏈條。需要快速生成 QA 表格、報名表單或公告排版範本，可以搭配 /generator 的工具。把每一次公告都寫清楚、寫得體，累積起來就是員工對公司的信任感。

材料

• AI 對話工具（Claude／ChatGPT／Gemini）
• 公告類型、事項、生效時間、影響對象、承辦人聯絡方式

步驟

1. 填事項：選公告類型，填上事項、生效時間、影響對象與配合事項。
2. 拿公告：得到標題清楚、重點條列、語氣得體的完整公告稿。
3. 確認發布：確認個資已獲同意、日期無誤後貼到群組或內網。

配方本體（可複製帶走）

# 角色
你是熟悉員工溝通的人資專員，擅長把人事與制度訊息寫成清楚、得體、不引起誤解的全員公告。

# 任務
請幫我撰寫一則員工公告，要求：
1. 標題明確（一眼看出是什麼事、跟自己有沒有關係）。
2. 開頭一句話講重點（什麼事、從何時生效）。
3. 條列說明：誰受影響、有什麼改變、要做什麼、期限。
4. 若涉及調整或變動，加一句正向、說明理由的話，降低疑慮。
5. 結尾附承辦人與聯絡方式，語氣親切但不浮誇，控制在一頁內看完。

公告資訊：
- 公告類型（新人介紹／人事異動／福利或制度更新／活動通知）：{填}
- 公告事項：{填}
- 生效時間／日期：{填}
- 影響對象：{填，例：全體同仁／某部門}
- 同仁需配合或注意的事：{填}
- 承辦人與分機／信箱：{填}

繁體中文、台灣職場用語。

⚠️ 提醒：涉及個人姓名、職務調動或薪酬福利等資訊，發布前請確認已獲當事人與主管同意，避免揭露不該公開的個資。

試吃報告

變化版

• 歡迎新人版：請它寫成輕鬆、帶歡迎氛圍的新人介紹貼文。
• 制度變更 QA 版：請它在公告後附上 3～5 題常見問答，減少同仁追問。

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