錄取與婉拒通知

🍽 這道菜在做什麼

招募的最後一哩路，常被當成小事隨便處理，卻最容易出包。錄取信少寫了報到要帶的文件，新人第一天空手來、補件來回拖一週；少寫了回覆期限，你不知道對方到底要不要來，只能乾等。婉拒信寫得太冷、太制式，被刷掉的人記在心裡，下次在求職平台或社群留一則負評，公司辛苦建立的雇主品牌就掉了一塊。更慘的是寄錯人——把 A 的婉拒信寄給 B，或把含薪資的錄取信群發出去，這種低級失誤一旦發生，補救都來不及。

這道配方解決的，就是「錄取信怕漏項、婉拒信怕傷人、又怕寄錯人」這三件讓 HR 頭痛的事。它最適合面試完要在一天內把通知都發出去的招募人員、要親自通知人選的用人主管、以及小公司裡那位什麼都包的 HR。

它幫你省下的，不只是寫信的時間，而是「漏掉細節要重發」和「語氣失當傷形象」的後續成本。把結果與條件填進去，三分鐘就能拿到一封報到細節一項不漏的錄取信，或一封感謝、肯定、留善意、讀起來真誠不敷衍的婉拒信，核對收件人後直接寄出。

為什麼這樣設計

這道配方最聰明的地方，是把「錄取」和「婉拒」兩種完全不同的信，用同一支提示詞分流處理。它在任務裡用【若為錄取】【若為婉拒】兩個分支，明確列出各自該包含什麼，AI 會依你選的類型自動切換，不會把熱情的恭喜和委婉的拒絕搞混。

錄取信的設計重點是「不漏項」。提示詞把報到日期、地點、起薪、需帶文件、回覆期限、聯絡人全列為必填——這些正是新人入職前最需要知道、漏一項就要再寄一封的關鍵資訊。一封一次到位的錄取信，能讓新人感到公司專業、有條理，從報到前就建立好印象。

婉拒信的設計重點則是「留情面」。它要求三個元素：感謝對方撥空、肯定對方某項表現、保留未來機會。其中「肯定一項表現」是靈魂——一封只說「您未獲錄取」的信，跟一封說「您在作品集呈現上很有想法，只是這次職缺更需要某項經驗」的信，給人的感受天差地遠。前者讓人記恨，後者讓人就算落選也對公司有好感。而結尾的核對提醒，則是把 HR 最容易犯的「寄錯人、外洩薪資」寫成預設防線。

怎麼用

第一步，複製上方提示詞，貼到 Claude、ChatGPT 或 Gemini 的對話框。

第二步，依結果填欄位。先選「通知類型」是錄取還是婉拒，填上「應徵者姓名與職缺」。若是錄取，把報到日期、地點、起薪、需帶文件、回覆期限、聯絡人一次填齊，例如「報到日 6/20、公司三樓、起薪 38000、需帶身分證影本與存摺、回覆期限 6/13、聯絡人人資陳先生」。若是婉拒，重點填「一個值得肯定的面試表現」，例如「作品集呈現很有想法」。

第三步，按 Enter，拿到完整信件。對照 frontmatter 的三步驟：填結果、拿通知信、核對寄出。最後一步是這道配方最不能省的——逐封確認收件人 Email、姓名、職稱、薪資、日期全部對上人，再按下寄出。更多招募與通知類配方，都收在 /recipes。

調整技巧

第一版拿到後，用講的就能調。錄取信想更熱情，回一句「開頭再溫暖一點、加一句期待他加入團隊」；想更正式，說「語氣再專業一點、像正式聘僱通知」。婉拒信覺得太長，說「精簡到五行內、但保留肯定的那句」；覺得太套路，說「肯定的部分寫具體一點、提到他面試時講的那個案例」。

呼應 frontmatter 的 variations，有兩個延伸很實用。遇到「想錄取但還要等第一人選回覆」的情況，說「寫一封介於錄取與婉拒之間的備取通知，誠懇說明、先穩住人選」，就能在不給死承諾的前提下留住備胎。未錄取者很多、要一次發完時，說「寫一封通用但不失溫度的群發婉拒範本」，省下逐封寫的力氣，又不失基本禮貌。把招募各階段信件串成自動化流程的工作流，可以在 /workflows 找到。

注意事項

這道配方最大的風險，從頭到尾都是「個資」兩個字。錄取信裡的薪資、婉拒信裡的應徵者姓名，都屬於個人敏感資訊，寄錯一個人就是外洩。寄出前務必逐封核對：收件人 Email 對不對、信裡的姓名和職稱是不是這個人、薪資數字有沒有打錯、報到日期是不是正確的那天。特別是用群發或範本時，最容易發生「稱呼還停在上一個人名字」的尷尬，請務必一封封檢查。

另外，錄取信涉及聘僱條件，起薪、職稱、報到日這些一旦白紙黑字寄出，就帶有承諾性質。請確認信中條件已和主管確認、與當初談定的一致，別讓 AI 自己填了個數字你沒發現。AI 能幫你把信寫得周到，但它不知道你公司的真實條件、不認識收件人是誰，這部分的核對只能靠人。落選者的履歷與面試資料，也請依規定妥善保管或於期限後銷毀，別長期囤積。

台灣情境案例

台北一家 30 人的電商公司，HR 陳先生面完行銷專員的三位人選，主管圈了一位錄取、刷掉兩位，要他當天把信都發完。錄取那封，他用這道配方填「錄取・行銷專員・林小姐，報到日 6/20、公司三樓、起薪 38000、需帶身分證影本與存摺、回覆期限 6/13、聯絡人人資陳先生」，AI 給他一封熱情又完整的錄取信，恭喜開頭、報到細節一項不漏、結尾帶一句期待加入。婉拒那兩封，他分別填上姓名，並各自寫一個肯定點——一位是「作品集呈現很有想法」、一位是「對品牌操作的觀察很到位」，AI 給他兩封肯定點不同、讀起來真誠不複製貼上的婉拒信。

實際用了之後的改變很明顯：以往他發婉拒信都用同一份冷冰冰的範本，這次每封都點出對方的亮點，其中一位落選者甚至回信道謝、說很欣賞公司的態度，半年後公司另開職缺時還主動再投。而錄取信因為文件、期限寫得清楚，林小姐報到當天文件帶齊、流程順利。陳先生唯一花心思的，就是寄出前一封封核對收件人姓名和 Email，確認沒把婉拒信寄給錄取者——這個動作，他絕不假手 AI。

延伸用法

這道配方是招募鏈的收尾，往前能和 JD 撰寫、面試問題設計、面試評分串成一條龍：開缺、招募、面試、評分、發通知，每一步都有對應配方。錄取信發出後，還能接著用員工公告配方寫一則歡迎新人的全員公告，讓新同事報到就被看見；婉拒名單裡表現不錯的人，可以建成人才庫，下次開缺時用「備取通知版」優先邀請。

信件本身也能依情境變化：正式聘僱用熱情完整版、儲備人選用備取版、大量落選者用群發溫度範本。需要把錄取者報到資訊整理成入職清單、或把人才庫做成可追蹤的表格，可以搭配 /generator 的工具快速生成。把招募的最後一哩路走好，錄取的人感到被重視、落選的人留下好印象，公司的雇主品牌就在每一封通知裡一點一點累積起來。

材料

• AI 對話工具（Claude／ChatGPT／Gemini）
• 通知類型、應徵者姓名與職缺、錄取細節或婉拒肯定點

步驟

1. 填結果：選錄取或婉拒，填上姓名、職缺與對應細節。
2. 拿通知信：得到條件齊全（錄取）或得體留情（婉拒）的完整信件。
3. 核對寄出：確認收件人、姓名、薪資與日期無誤後寄出。

配方本體（可複製帶走）

# 角色
你是注重雇主品牌的招募人員，懂得讓錄取者感到被重視、讓未錄取者也願意對公司留下好印象。

# 任務
請幫我撰寫求職結果通知信。依下方資訊，產出對應的內容：

【若為錄取通知】請包含：恭喜開頭、錄取職稱、報到日期與地點、薪資或起薪（若提供）、報到需攜帶文件、回覆確認的期限與聯絡人，語氣熱情但專業。
【若為婉拒通知】請包含：感謝對方撥空面試、委婉說明此次未能合作、肯定對方某項表現、保留未來機會的善意收尾，語氣真誠不制式，避免讓對方覺得被敷衍。

資訊：
- 通知類型（錄取／婉拒）：{填}
- 應徵者姓名與職缺：{填}
- 錄取者：報到日期、地點、起薪、需帶文件、回覆期限、聯絡人：{填}
- 婉拒者：值得肯定的一個面試表現：{填}

繁體中文、台灣職場用語。

⚠️ 提醒：薪資、報到文件等屬個人敏感資訊，寄出前務必核對收件人 Email、姓名與職稱，避免寄錯人或外洩。

試吃報告

變化版

• 備取通知版：請它寫一封介於錄取與婉拒之間的備取通知，先穩住人選。
• 群發婉拒版：未錄取者眾多時，請它寫一封通用但不失溫度的範本。

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