系統操作手冊一鍵生成

🍽 這道菜在做什麼

公司導入一套內部系統——線上請假、差勤打卡、報帳、ERP、進銷存——對 IT 或 MIS 人員來說，最累的往往不是系統本身，而是「教人用」。每來一個新人，你就得放下手邊工作，走到他位子旁邊，把「登入後點哪裡、選什麼、按哪顆鈕」從頭講一次。講完當下他懂了，過兩週要請假又來問你；換部門的、回鍋的、外包進場的，全都得再帶一輪。你成了公司的人肉教學機，知識全鎖在你腦子裡，你請假那天就沒人能回答。

這道配方解決的就是這件事：把你腦中那套「我每次都這樣教」的口頭流程，一次性轉成一份結構完整、新人看著就能自學的操作手冊。最需要它的是身兼數職、沒時間寫文件的中小企業 IT／MIS，以及任何要把重複性教學標準化的內部管理者。原本一個操作教十次、每次十分鐘，等於兩小時的隱形成本；改成一份手冊放進內部 wiki 或知識庫，新人自助查閱，你把這兩小時拿回來做正事。更重要的是，文件化之後知識不再綁在你身上，離職交接、稽核佐證、ISO 文件需求也一併有了底稿。

為什麼這樣設計

一份「沒人想看、看了也不會用」的手冊，通常壞在三個地方：太抽象、跳步驟、沒有防呆。這個提示詞的每一條要求，都是針對這三個痛點下的解藥。

第一，它先要 AI 寫「用途與適用對象」。這一句看似多餘，實際上是讓讀者三秒內判斷「這份是不是我要看的」，避免主管版和員工版混在一起造成誤操作。

第二，強制加上「事前準備」段落。新手卡關最常見的原因不是不會按，而是根本沒帳號、沒權限，按了也沒反應。把前置條件先講清楚，省掉一大半「我點了沒反應」的回報。

第三，也是最關鍵的——每一步都要寫成「在哪個畫面／按哪個按鈕 → 會看到什麼」。「會看到什麼」這半句是專業文件和外行文件的分水嶺：它讓讀者每做完一步都能自我確認「我做對了」，一旦畫面跟描述對不上，他立刻知道是哪一步出錯，而不是傻傻按到最後才發現全錯。

第四，用提醒框標出易錯點。你心裡那些「啊這裡新人都會忘記填」的經驗，正是文件最有價值的部分，把它從你腦中挖出來變成白紙黑字。第五，預留「此處放截圖」標註，是因為截圖最好由你對著真實介面補，AI 編不出你公司的畫面；先留位子，你補圖效率最高。

怎麼用

第一步，複製上方提示詞，貼到你慣用的 AI 對話工具（Claude、ChatGPT 或 Gemini 的對話框）。這是純文字生成任務，不需要開網頁搜尋。

第二步，把五個空格填滿。系統名稱填「線上請假系統」；適用對象填「全體同仁」；要寫的操作填「如何申請特休」；操作流程依序條列你平常的教法，例如「登入差勤系統 → 點左側『請假申請』 → 選假別為特休、選日期 → 填代理人 → 按送出簽核」；前置條件填「需有員工帳號、已綁定簽核主管」。流程寫得越細，產出越好用——你知道的每個小動作都值得寫進去。

第三步，按 Enter，AI 會回給你一份含標題、適用對象、事前準備、編號步驟、提醒框與常見問題的手冊草稿，對應到右側 steps 的「列流程 → 拿手冊 → 補截圖」三步。

第四步，最重要的收尾：照著「此處放截圖」的標註，自己登入系統實際截圖補上，並逐步對照真實介面確認按鈕名稱、位置、文字都和手冊一致。確認無誤後，發布到內部 wiki、Notion、共用雲端或公司知識庫。想找更多能搭配的內部文件配方，可以逛逛 recipes 食譜總表。

調整技巧

手冊的好用程度，靠你用講的微調。覺得草稿太囉嗦，就回一句「把每步壓到一行，做成一頁速查卡」，得到貼在桌邊的快速卡片版。同一套系統若申請人和簽核主管操作不同，直接說「請依『申請人』和『簽核主管』拆成兩份各自的操作說明」，一次產出兩個角色版本，避免員工誤看到主管功能。

想更友善，可以加「請在每個專有名詞後面用括號補一句白話解釋」，照顧非技術同事；想更嚴謹，補「請在文末加一個『操作後請確認』的勾選清單」，讓新人自我驗收。需要對外或對長輩同仁，補「語氣再親切一點、假設讀者完全不熟電腦」。這些調整都不必重寫提示詞，用講的就行。更多把流程變成文件、表單的玩法，可參考 workflows 工作流。

注意事項

AI 寫的是「文件骨架」，不是「已驗證的事實」。它不知道你公司系統的真實介面，按鈕名稱、選單位置很可能與實際不同，發布前你一定要對著真實系統逐步走一遍，確認每一步都按得出來。

涉及金流、個資、薪資的系統手冊要格外小心：報帳、薪資查詢、員工資料這類操作，文件裡別寫進任何真實帳號、密碼或可識別個資當範例，截圖時也要把畫面上的個資打碼。權限分級的操作（誰能簽核、誰能改主檔）務必和實際權限設定核對，寫錯會讓人嘗試操作未授權功能。系統一旦改版，按鈕位置常常跟著變，手冊和截圖要記得回頭更新，過期的文件比沒文件更會誤導人。AI 是幫你省下打字與排版的時間，最終正確性仍由你這位懂系統的人把關。

台灣情境案例

台中一家約 60 人的精密機械廠，MIS 只有一位。公司導入新的線上請假與差勤系統後，他光是前兩週就被新人和老員工問了不下三十次「特休怎麼請」「補打卡在哪」。他用這道配方，把請假、補卡、加班申報、查剩餘特休四個最常被問的操作各做成一份手冊，自己登入系統截圖補上，丟進公司共用的 Synology 雲端硬碟，再把連結釘在 LINE 群組公告。一個月後他統計，這四類問題的詢問量掉到原本的兩成，省下的時間拿去處理拖很久的網路佈線。他說最有感的是，後來新人報到當天，人資直接附上手冊連結，他連帶都不用帶了。另一個台南的會計師事務所，把事務所自家的報稅軟體操作流程做成分角色手冊（助理版、簽核會計師版），新進助理上手時間從原本的一週縮到兩天。

延伸用法

這道配方能往很多方向長。把同一系統的多份操作手冊整理成目錄，就是一份完整的「內部系統使用指南」；再加上常見問題彙整，等於建立了 IT 知識庫的雛形。搭配 故障排除步驟 那道配方，手冊負責教「正常怎麼用」，排錯指引負責教「壞了怎麼辦」，兩者一起放進知識庫，同事大小問題都能自助。

想再進一步，可把手冊重點濃縮成新人報到日的一頁 checklist，或請 AI 改寫成 FAQ 問答格式塞進公司內部聊天機器人。需要客製不同部門、不同系統的提示詞變體，Prompt 產生器 能幫你快速生出對應版本。手冊寫完別讓它變成一次性文件，每次系統改版就順手更新一版，它會越用越值錢，也讓「教人用系統」這件事永遠不再卡在你一個人身上。

材料

• AI 對話工具（Claude／ChatGPT／Gemini）
• 系統名稱、適用對象、操作流程步驟

步驟

1. 列流程：把系統名稱、要教的操作、依序的步驟貼進去。
2. 拿手冊：得到含事前準備、編號步驟、錯誤提醒與常見問題的手冊草稿。
3. 補截圖：依「此處放截圖」標註補上畫面，確認步驟與實際介面一致後發布。

配方本體（可複製帶走）

# 角色
你是負責內部系統教學文件的 IT 文件專員，擅長把操作流程寫成新人一看就會、不用問人的手冊。

# 任務
請幫我撰寫一份系統操作手冊，要求：
1. 開頭說明這份手冊的用途與適用對象（誰、什麼情況下會用到）。
2. 「事前準備」一小段：需要的帳號、權限或前置條件。
3. 操作步驟編號清楚，每步寫「在哪個畫面／按哪個按鈕 → 會看到什麼」。
4. 標出容易出錯或常被忽略的地方，用提醒框呈現。
5. 附「常見問題」三到五題（例：忘記密碼、找不到按鈕、送出後想修改）。
6. 預留「此處放截圖」標註，方便我之後補圖。

系統資訊：
- 系統名稱：{填，例：線上請假系統／差勤系統}
- 適用對象：{填，例：全體同仁／主管}
- 要寫的操作：{填，例：如何申請特休}
- 操作流程（請依序條列你知道的步驟）：{填}
- 需要的權限或前置條件：{填}

繁體中文、台灣職場用語。

試吃報告

變化版

• 快速卡片版：請它濃縮成一頁、只留關鍵步驟的速查卡。
• 角色分版：同一系統依「申請人／簽核主管」拆成兩份各自的操作說明。

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