難開口的回饋怎麼講

🍽 這道菜在做什麼

「該講的回饋講不出口」是主管最常見的拖延症。有人開會老遲到、有人交件品質不穩、有人態度讓同事不舒服，你心裡清楚該提醒，但每次話到嘴邊就吞回去——怕傷感情、怕對方炸毛、怕講得太重或太輕。結果是問題拖著爛、團隊看在眼裡覺得你不管事，等到忍無可忍才爆發，往往一講就變成翻舊帳的吵架。這道配方解決的，就是把「難開口的事」轉成「講得出口的腳本」：它用 SBI（情境—行為—影響）這個專業框架，幫你把回饋說成對方聽得進去、又不會覺得被人身攻擊的一段話。

最需要這道菜的，是不擅長衝突、習慣當好人的主管，以及第一次要對前同事或資深部屬開口糾正的新手——這兩種人最容易在「想講又怕傷人」之間卡死。它省下的不只是反覆斟酌措辭的時間，更是「拖著不講」累積的隱形成本：一個沒被及時提醒的小毛病，三個月後會變成績效問題、會傳染給其他人、會讓主管在打考績時無話可說。早一點、好好地講一次，比拖到最後攤牌划算太多。

為什麼這樣設計

這支提示詞的核心武器是 SBI 框架。一般人給負面回饋時最容易踩的雷，是直接下評價、貼標籤——「你最近很散漫」「你態度有問題」。這類話一出口，對方第一反應一定是防衛、反駁，因為「散漫」「有問題」是你對他這個人的論斷，不是事實。SBI 把這件事拆成三段：在什麼情境（Situation）、我觀察到什麼行為（Behavior）、造成了什麼影響（Impact）。「這三次週會你都晚到十幾分鐘（情境＋行為），大家得停下來等你、議程往後擠（影響）」——同樣一件事，這樣講對方很難反駁，因為你說的全是事實，不是評價。

第二個關鍵設計是「把麥克風交給對方」。提示詞特地要求 AI 在陳述完之後，先問對方一兩個問題，而不是直接宣判改進方案。這給了對方台階和解釋空間，也讓你有機會聽到你不知道的隱情（也許他遲到是因為要送小孩）。第三個設計是「情緒上來」的應對提示——棘手對話最容易失控的就是對方突然激動或落淚，先準備好怎麼接，你才不會慌。再加上「對方個性」這個欄位，AI 會替玻璃心的人多鋪一點善意、替好強的人少一點說教，讓同一段回饋因人而異地調好力道。

怎麼用

第一步，複製上方完整 prompt，貼進 Claude、ChatGPT 或 Gemini。第二步填四個欄位：回饋對象與你們的關係、具體發生了什麼事（一定要寫清時間、行為、影響）、你希望對方改成什麼樣、對方平常的個性。這對應 steps 的「講清事件」，最關鍵的是把「具體事實」寫進去——別寫「他最近很混」，寫成「這個月三次週會遲到十到十五分鐘，大家要空等」。第三步按 Enter，AI 會給你開場、SBI 客觀陳述、邀請對方說明的問題、下一步約定，以及情緒應對提示。

拿到腳本後，務必照 steps 的「演一次」先走過一遍——在心裡或對著鏡子唸，順便想好對方可能怎麼回、你怎麼接。真正開口時別照唸，把它當骨架、用自己的口吻講。更多溝通與帶人配方可以到 /recipes 探索。

調整技巧

第一版如果太委婉、繞了半天沒講到重點，回它「太客氣了，重點要更直接，但保持尊重」；如果太硬、像在訓話，就說「語氣再軟一點，先肯定他的貢獻再帶到問題」。想針對對方個性微調，可以追問「他很容易覺得被針對，幫我加一句說明這是對事不對人」。對應 variations：如果是需要留紀錄的正式提醒，請它出「書面版」，改寫成一封正式但不冰冷的提醒信，存查也清楚；如果同樣問題你已經講過好幾次都沒改，就用「升級版」，請它幫你準備一段「明確指出這是第幾次、並說明若再不改會有什麼後果」的對話，這時語氣要從教練轉成劃底線。另一個實用招是請 AI「模擬對方可能的三種反應，各給我一句回應」，讓你現場不被問倒。

注意事項

腳本再漂亮，事例不準就一講就破功——對方只要抓到你舉的某件事記錯時間或誇大，整段回饋的可信度就崩了，所以下筆前務必核對事實，寧可少舉一件也不要舉錯。涉及考績、調薪、留職停薪或資遣等正式人事處置時，口頭回饋與這些決定要分清楚，正式處置務必依公司制度走，必要時先與 HR 或法務確認用詞與程序，別在對話裡隨口承諾或威脅。如果問題牽涉到騷擾、歧視等敏感情事，這已超出一般回饋範圍，請循正式管道處理。AI 幫你組織措辭，但對話的責任和判斷在你身上，成果請以「框架」看待、自己複查每一句是否屬實、是否合宜。

台灣情境案例

新竹一家科技廠的專案經理，組裡一位資深測試工程師連續兩個月在跨部門會議上講話很衝，當著別組面嗆「這需求根本沒想清楚」，雖然他技術強、講的也常有道理，但已經有兩個部門私下抱怨不想跟他開會。PM 一直不敢講，怕傷了這位老將的面子。他用這道配方填入具體三次發言、造成的影響，以及「對方好強、自認專業、聽不得被否定」的個性。AI 給的開場先肯定他的技術判斷常常是對的，再用 SBI 點出「這三場會議你當眾說對方『沒想清楚』，結果是對方關起來不想合作、問題反而更難解」，接著問他「你是不是覺得在會前對齊這塊一直沒做好？」把火氣導向制度面。PM 照著演練後實際談，工程師一開始有點繃，但因為通篇沒有一句評價他的人、全是事實，他反而順著講出自己的挫折。最後兩人約定：技術疑慮改成會前先私下提。三週後跨部門抱怨就沒了。PM 說，最有用的是那句「對方好強」，讓 AI 自動把所有「你錯了」的味道拿掉，只留事實。

延伸用法

一次回饋不是終點，是循環的起點。談完之後，把約定的下一步排進你和這位部屬的定期一對一追蹤，可以接上 /recipes 裡的一對一面談配方，避免「講完就忘、下次又重來」。如果你發現整組都有類似毛病（例如普遍不準時、交件品質參差），那問題可能在規範或流程，不是個別人，這時用 /workflows 裡的團隊協作範本建立明確標準，比一個個糾正有效。需要常態化產出提醒信、績效面談稿或改進計畫，/generator 有現成範本可以省下每次重寫的工夫。把「難開口」變成「定期、就事論事地講」，團隊反而會更信任你，因為他們知道你會直接、公平地給回饋。

材料

• AI 對話工具（Claude／ChatGPT／Gemini）
• 具體事件與你希望的改變

步驟

1. 講清事件：把行為、影響與你希望的改變客觀寫下。
2. 拿腳本：AI 用 SBI 給你一段對事不對人的對話稿。
3. 演一次：先在心裡或對著鏡子走一遍，準備好對方的回應。

配方本體（可複製帶走）

# 角色
你是擅長處理棘手對話的主管溝通教練，懂得用 SBI（情境—行為—影響）等框架給回饋，做到對事不對人、既誠實又不傷關係。

# 任務
幫我把一段難開口的回饋，寫成一段能當面講的對話腳本。

要回饋的對象（職位、與我的關係）：{填}
具體發生了什麼事（時間、行為、造成的影響）：{填}
我希望對方改變的具體行為：{填}
對方平常的個性（玻璃心／好強／講道理等）：{填}

請產出：
1. 一段開場，先建立善意、降低防衛。
2. 用「具體情境＋觀察到的行為＋造成的影響」客觀陳述，避免貼標籤或翻舊帳。
3. 把麥克風交給對方：1～2 個邀請對方說明的問題。
4. 一起談下一步：具體、可執行的期待與支持。
5. 一段「如果對方情緒上來」的應對提示。
繁體中文、台灣職場用語，語氣堅定但溫和，不要訓話、不要過度委婉到對方聽不懂重點。

試吃報告

變化版

• 書面版：請它改寫成一封正式但不冰冷的書面提醒信。
• 升級版：同樣問題反覆發生時，請它幫你準備一段更明確、含後果的對話。

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