一週團隊優先序排給你看

🍽 這道菜在做什麼

週一早上，主管的腦袋通常是一團亂麻：上週沒做完的、這週新接的、老闆臨時塞的急件、客戶催的、還有設計師明天請假——十幾件事全擠在一起，每件看起來都很急。多數人就這樣憑感覺開週會，結果整週被最會喊的人和最吵的事牽著跑，真正重要但不緊急的事一拖再拖。這道配方解決的，就是「事情太多、不知從哪下手」的決策癱瘓：把所有任務、急件、卡關和人力狀況一次倒給 AI，它幫你分好輕重緩急、揪出撞期和人力黑洞，再濃縮成「這週做好三件就算成功」的聚焦建議，最後給你一段能直接貼到週會的摘要。

最需要這道菜的，是同時管多條線、腦容量被瑣事塞爆的中階主管，以及還沒練出「取捨直覺」、容易什麼都想做的新手領導。它省下的，是每週一那段對著清單發呆、反覆排序又推翻的時間，更重要的是幫你避開「週三才發現兩件事撞在一起、設計又請假、整個進度大塞車」的災難。一份提前看見衝突的優先序，往往就決定了這一週是順順推進、還是天天救火。

為什麼這樣設計

這支提示詞的關鍵，是把模糊的「排一下優先序」具體化成一個有結構的分類框架：重要且緊急、重要不緊急、可延後、建議砍掉或下放。這借用了艾森豪矩陣的精神，但更狠的是它直接逼出「可以砍掉或下放」這一格——多數主管的問題不是不會排，而是捨不得放掉任何一件事。要求 AI「敢幫我做取捨」，就是要它替你說出那句「這件其實這週不必做」，把你從「全都要」的焦慮裡拉出來。

第二個關鍵設計是「資源與人力衝突提醒」。光把任務排好還不夠，真正讓進度爆炸的往往是看不見的撞車：兩件事都壓週三、某個人被三條線同時要求、關鍵那步剛好卡在請假的人身上。把負責人、期限、人力狀況一起餵進去，AI 才看得出這些交叉點，幫你在週一就預警，而不是週中才中招。第三個設計是「只做好三件就算成功」的聚焦逼問——人的注意力有限，給團隊十個重點等於沒有重點，強制收斂到三件，週會講起來清楚、團隊也記得住。最後那份「能直接貼到週會的摘要」則是把分析變成行動，省去你再轉一手整理的工。

怎麼用

第一步，複製上方完整 prompt，貼進 Claude、ChatGPT 或 Gemini。第二步照欄位倒資料：本週團隊目標、手上所有任務（一行一個，盡量帶上負責人和期限）、臨時插進來的急件、已知的卡關或缺資源、人力狀況（誰請假誰滿載）。這對應 steps 的「倒待辦」，餵得越完整，排得越準——尤其別漏掉人力狀況，那是 AI 看出衝突的關鍵。第三步按 Enter，AI 會回給你四格分類的優先序、衝突提醒、聚焦三件事和週會摘要。

拿到結果後，先用你對策略和客戶的理解校一遍排序，把 AI 不知道的「這個客戶不能得罪」之類的脈絡補上。確認後，照 steps 的「開週會」用那份摘要對齊全隊，讓每個人知道這週的三個重點和自己的排序。更多團隊管理與效率配方可以到 /recipes 找。

調整技巧

如果第一版排得太保守、什麼都歸到「重要」，回它「再狠一點，至少幫我砍掉或下放三件」。覺得它不了解你的業務權重，就補一句脈絡，例如「客戶 A 的案子是這季最大營收來源，相關任務一律往前排」。對應 variations：事情多到連你自己的待辦都亂時，用「個人版」只貼自己的事，請它排你這週的個人優先序；想把視野拉遠，用「季度版」請它幫你排這一季的里程碑和任務依賴關係，看清哪件事卡住會連帶拖垮後面。另一個好用的微調是請它「幫我把每個任務標上預估工時」，這樣你一眼就看得出某個人是不是被排爆，調度起來更有底氣。

注意事項

AI 的排序永遠只是參考，它不知道辦公室政治、不知道哪個客戶昨天剛發飆、不知道老闆嘴上沒說但其實最在意哪件事——這些牽涉策略與關係的判斷，最後一定要你親自拍板，別把決策外包給機器。它也是照你給的資訊排的，你漏講的任務或低估的卡關，它排不出來，所以資料的完整度直接決定結果品質。涉及客戶承諾、合約期限、法遵截止日這類「延後會出事」的硬性期限，務必自己再確認一次，不要因為 AI 把它歸到「可延後」就真的延。把這份清單當成幫你想清楚的草稿，而不是不可違逆的指令。

台灣情境案例

台中一家二十人的數位行銷公司，專案總監每週一都要在晨會前把全組的事排清楚。某個週一，他手上同時有三個客戶的提案、一檔週四要上的廣告、兩篇月底交的內容，外加老闆臨時要他週三前生一份新客戶的報價，偏偏資深設計師週三、四請婚假。他把這些連同負責人、期限、人力狀況全倒進這道配方。AI 立刻點出兩個地雷：週四上線的廣告主視覺剛好卡在請假的設計師身上、而老闆要的報價又和提案撞在週三同一個人身上。聚焦建議是「這週做好提案 A、廣告上線、報價這三件就算成功」，其餘兩篇內容建議延到下週或下放給實習生初稿。總監照這個提醒，週一就把廣告主視覺提前請設計師趕完、報價改找另一位同事支援，避開了原本必爆的週三。他說最值錢的不是排序，是那句「設計週三請假、廣告會卡住」——這種交叉點他每週都會漏看一兩個，漏一個就是一場加班。

延伸用法

週優先序不是孤立的一張清單，它是團隊節奏的中樞。排完之後，把那份週會摘要接上你的會議流程，可以搭配 /workflows 裡的週會與專案追蹤範本，讓「排序—對齊—追蹤」變成跑得起來的循環，而不是排完就丟。如果某些任務週週都在「卡關」那一格出現，代表那是結構問題，值得用 /recipes 裡的衝突調解或一對一配方往下挖根因。需要每週快速生出待辦分類表、週會議程或進度報告，/generator 有現成模板，把這道每週都要做的事自動化成幾分鐘的例行公事。當團隊每週都清楚「這三件最重要」，你就從救火的主管，變成真正帶方向的人。

材料

• AI 對話工具（Claude／ChatGPT／Gemini）
• 本週團隊待辦、期限與人力狀況

步驟

1. 倒待辦：把所有任務、急件、卡關與人力狀況貼進去。
2. 拿排序：AI 幫你分輕重緩急並點出衝突與聚焦三件事。
3. 開週會：用它的重點摘要對齊全隊，當週照優先序推進。

配方本體（可複製帶走）

# 角色
你是擅長團隊節奏管理的營運主管，懂得在一堆事情裡分輕重緩急、看出人力與資源衝突，幫團隊把力氣花在真正重要的事上。

# 任務
幫我把這週團隊的待辦整理成一份清楚的優先序清單，當週會的依據。

團隊本週的目標或要交付的東西：{填}
目前手上所有任務（含負責人、期限，越完整越好）：
{一行一個貼上}
臨時插進來的急件或變動：{填}
目前已知的卡關或缺資源的事：{填}
人力狀況（誰請假、誰已經滿載）：{填}

請產出：
1. 本週優先序清單：依「重要且緊急 / 重要不緊急 / 可延後 / 建議砍掉或下放」分組，每項一句理由。
2. 資源與人力衝突提醒：誰被排太滿、哪兩件事撞期、哪件事缺人會卡住。
3. 「這週只做好這 3 件就算成功」的聚焦建議。
4. 一份適合貼在週會上講的簡短重點摘要。
繁體中文、台灣職場用語，直接、敢幫我做取捨。

試吃報告

變化版

• 個人版：只貼自己的待辦，請它排你這週的個人優先序。
• 季度版：把時間拉長，請它幫你排這一季團隊的里程碑與依賴關係。

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