自動喬會議時間

ℹ️ 這是示範版型：因為要存取私人信箱與行事曆，正式上線會在隔離環境實測後才標「已實測」。下方流程與配方為真實可用的設計。

🍽 這道菜在做什麼

「請問您下週哪天方便開會？」——這句話幾乎是所有上班族信箱裡最常見、也最磨人的一句。喬一個會議時間，往往要來回三四封信：對方丟兩個時段，你剛好都有事；你回兩個，換對方不行；好不容易對上了，又要手動開行事曆、建事件、寄邀請。一個會還沒開，光是約時間就吃掉半天的零碎注意力。

這道配方要把這整段來回的苦差事交給 AI agent。它會自動讀你信箱裡的來信，判斷哪一封是在「找時間開會」，接著去查你的 Google 行事曆，挑出符合你偏好的兩三個空檔，草擬一封禮貌的回信列出這些時段請對方挑。你看過確認後送出，對方一選定，agent 就自動建立行事曆事件、寄出會議邀請——你從頭到尾只需要按一次確認。

最需要這道配方的，是每天被會議邀約轟炸的業務、主管，以及要同時跟很多人橋時間的窗口。原本要在信件、行事曆之間切來切去手動處理的流程，現在變成「來信→提議→確認→發邀請」的順暢動線，把人從最瑣碎的橋時間迴圈裡解放出來。

為什麼這樣設計

這道配方的核心，是先把你的「可被約時間偏好」寫死成規則。配方一開頭就設定可約時段、每天上限幾場、場與場之間留多少緩衝、哪些時段絕對不約——這些規則是 agent 挑空檔的護欄。少了它，AI 可能把你的會排到午休、或讓三場會連在一起讓你連喝口水的時間都沒有。把偏好講清楚，產出的提議才真正貼合你的作息。

第二個關鍵設計，是把流程拆成「判斷→查空檔→草擬→確認→發送」五個步驟，而不是一步到位。尤其「先把草稿給我確認，不要自動寄出」這一行，是整道配方最重要的安全閥。會議邀約是對外溝通，語氣、時段、對象都不容出錯，保留人工確認這一關，等於在 AI 自動化和你的把關之間留了一道閘門，既享受自動化的省力，又不會因為 AI 誤判而寄錯信、約錯時間。

第三，配方要求 agent 先「判斷這封信是否在找時間開會」，而不是看到任何信都回。信箱裡大半是電子報、通知、雜事，這個判斷步驟讓 agent 只在真正需要時才動作，避免它對著一封報價單也熱情地提議開會時間，鬧出笑話。

怎麼用

這道配方需要能連信箱與行事曆的 agent，不是一般純對話就能跑。先依照上方提示，選一個能連 Gmail 加 Google 行事曆的工具：ChatGPT 的 Agent 連接器、Claude 透過 MCP，或是 n8n／Make 這類自動化平台搭對應節點。

第一步，把配方的 prompt 整段貼進去當作 agent 的指令，並把「我的偏好」那幾行改成你自己的真實作息（可約時段、每日上限、緩衝時間、不約的時段）。第二步，依工具指示授權它存取你的 Gmail 與 Google 行事曆。第三步，設定觸發方式——可以手動把某封信丟給它處理，也可以接 Cloudflare Workers 之類的觸發，新信進來時自動檢查。

跑起來後，對應配方的五個步驟：agent 辨識出喬時間信、查行事曆空檔、草擬回信，然後把草稿停在你面前等確認。你看過時段沒問題就按確認送出，對方回選之後，agent 自動建立行事曆事件並寄出邀請。務必保留「送出前先給我確認」這一行，這是你安全的最後一道防線。

調整技巧

用講的就能把 agent 調得更順手。覺得它挑的空檔太早或太晚，直接補一句「上午盡量留給專注工作，會議優先排下午」；想避免被約滿，加一句「每天最多兩場、且不連在一起」。回信的語氣也能微調，例如「對熟客語氣輕鬆一點、對新客戶正式一點」，或要求它「每個提議時段都附上預估會議長度」。

對應配方的 variations，這道菜有兩種延伸用法。純自動版適合往來頻繁、你已經很信任流程的固定客戶——把「先給我確認」那一步拿掉，agent 就能全自動回信、發邀請，連按確認都省了，但這只建議在低風險的熟客情境用。面試協調版則是給 HR 的利器：把規則改成「同一職缺要跟多位求職者各約一場面試」，agent 就能分別跟每個人橋時間、避免時段撞車，省下大量逐一往返的信件。

注意事項

這道配方碰得到兩個最容易出錯的地方，務必小心。第一是時區：跟海外或跨時區的人約會議，agent 對「我的下午三點」和對方的時間換算偶爾會出包，凡涉及跨時區，請務必人工再核一次時間。第二是模糊語意，對方說「下週初」「過完節再說」這種沒有明確日期的講法，AI 容易自行解讀成某個具體時段，建議保留人工確認，必要時讓 agent 回信請對方講清楚。

更要謹記的是，這道配方會存取你的私人信箱與行事曆，等於把相當的權限交給 agent。授權前確認工具來源可信、權限範圍清楚，別讓它有寄信權限卻沒有確認關卡。涉及重要客戶、敏感會議或保密內容的邀約，「送出前先確認」這一步絕對不能省，AI 是幫你省力的助理，不是替你拍板的負責人，最後送出的每一封信，責任仍在你身上。

台灣情境案例

台中一位獨立接案的設計顧問，案源穩定後最大的困擾就是約諮詢會議。客戶來信問時間、他翻行事曆回兩個時段、客戶又說不行……一週下來光橋時間的信就堆了一疊。他用這道配方接上 Gmail 與 Google 行事曆，設好「平日下午、每天最多兩場、場間留一小時車程緩衝」的偏好，之後客戶來信問時間，agent 自動草擬好附三個時段的回信等他確認，他看一眼按送出，客戶一選就自動發出 Google Meet 邀請。橋一個會從原本來回三四封信，縮到他按一次確認，省下的時間全拿去做設計。

另一個案例是台北一家新創公司的 HR，旺季要面試十幾位求職者。過去她得一個個發信問時間、手動排進面試官的行事曆，常常排到一半發現時段撞車又得重喬。改用面試協調版後，agent 依面試官的可約時段分別跟每位求職者橋時間、自動避開衝突，她只要把關最後名單，整個面試季的排程工作量直接砍半。

延伸用法

這道配方可以再往外擴。除了單純約會議，還能請 agent 在發出邀請的同時附上會議連結與簡短議程；會議結束後，再接上會議記錄整理的配方，把錄音逐字稿一鍵整理成待辦表，等於把「約會議→開會議→收尾」整條鏈路都自動化。想做得更完整，可以把這整套排程邏輯設計成一條固定的工作流，讓信箱、行事曆、會議通知環環相扣自動運作。對外的回信版型，也能交給產生器維持一致的格式與語氣。如果你想找更多幫中小企業省人力的點子，食譜裡還有不少能跟這道菜串接的配方，組合起來就是一套不必多請一個助理的智慧排程系統。

材料

• 能連 Gmail 與 Google 行事曆的 AI agent
• 你的「可被約時間」偏好（上班時段、每天上限幾場、緩衝時間）
• Cloudflare Workers 觸發（新信進來時檢查）

步驟

1. 設偏好：告訴 agent 你願意被約的時段規則與每日上限。
2. 辨識喬時間信：agent 判斷哪些來信是在「找時間」。
3. 查空檔：比對行事曆，挑出 2–3 個符合偏好的空檔。
4. 草擬回覆：產生禮貌的提議回信，送出前先給你確認。
5. 自動發邀請：對方選定後，建立行事曆事件並寄出邀請。

配方本體（可複製帶走）

# 角色
你是我的會議排程助理。規則如下：

# 我的偏好
- 可約時段：週一~週五 10:00-17:00
- 每天最多 3 場，場與場間留 30 分鐘緩衝
- 不約週五下午 16:00 後

1. 判斷這封信是否在「找時間開會」
2. 是的話，查我的行事曆，挑 2-3 個符合偏好的空檔
3. 草擬一封禮貌的繁中回信，列出時段請對方選
4. 先把草稿給我確認，不要自動寄出
5. 我確認後，依對方選擇建立行事曆事件並送出邀請

試吃報告

變化版

• 純自動版：信任度高後，固定客戶可改成不需確認、直接發邀請。
• 面試協調版：HR 用來跟多位求職者橋面試時段。

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