會議記錄一鍵變待辦清單

🍽 這道菜在做什麼

開會一小時，散會後那份筆記常常只剩下半頁潦草的字、幾個跳來跳去的重點，和一種「好像講了很多但不確定誰要做什麼」的茫然。等到下次開會，才發現上次的決議沒人跟進、答應的事情卡住了，又得重新對一次。會議真正的成本，往往不在開會當下，而在會後沒被好好收尾的那些待辦。

這道配方要做的，就是把一段雜亂的會議記錄或逐字稿，一鍵整理成三樣立刻能用的東西：三句話的摘要、條列的決議事項，以及一張「誰要做什麼、何時完成」的待辦表。沒提到負責人或期限的項目，它會明確標上「待確認」，提醒你哪裡還有缺口，而不是自己腦補一個。

最需要它的，是每天泡在會議裡的主管、要追進度的專案負責人，以及負責做會議記錄的行政與助理。原本散會後要花二、三十分鐘整理筆記、抓重點、列待辦，現在把記錄貼進去，三分鐘就拿到一份結構清楚、可以直接派工的清單，會議的價值才真正落地。

為什麼這樣設計

這份配方的威力，藏在它要求的「三段式輸出」裡。第一段三句話摘要，逼 AI 先把整場會議濃縮成最核心的脈絡，讓沒參加的人三秒看懂發生什麼事。第二段決議事項，把「討論」和「拍板」分開——會議裡聊到的事很多，但真正定案的只有幾件，把決議獨立列出，後續才不會把「曾經提過」誤當成「已經決定」。

第三段的待辦表是整份配方的核心。它用 | 待辦 | 負責人 | 期限 | 這個固定欄位，強迫每一件事都對應到一個人和一個時間，這正是會議最容易掉球的地方。而「沒提到的標待確認」這條規則尤其關鍵：它讓 AI 誠實地把資訊缺口攤在你面前，而不是隨便指派一個負責人或瞎猜一個日期，反而誤導你。

最後「只根據記錄內容、不臆測」這句限制，是整份配方的安全閥。會議記錄牽涉到責任歸屬與承諾，AI 一旦自行加料，輕則資訊失真，重則害你照著錯的待辦去派工。要求它嚴格貼著原文，產出的結果才可信、才敢直接拿去用。

怎麼用

操作非常簡單。第一步，把上方 prompt 區塊整段複製。第二步，貼到 Claude、ChatGPT 或 Gemini 的對話框，然後在最底下 {在這裡貼上逐字稿或筆記} 的位置，接上你的會議內容——不管是手打的潦草筆記，還是用手機語音轉文字、線上會議自動產生的逐字稿，通通可以直接貼。

第三步按 Enter，對應配方的步驟，你會一次拿到摘要、決議與待辦表。拿到之後，把那些標著「待確認」的項目掃過一遍，憑你對現場的記憶把負責人和期限補上，這份清單就能直接複製到群組、email 或專案管理工具裡發出去。整個流程從散會到派工，控制在五分鐘內完全做得到。

調整技巧

用講的就能把結果調得更貼合你的需要。覺得摘要太精簡，可以說「摘要改成五句、多帶一點背景脈絡」；想讓待辦更好追，加一句「待辦依優先順序排，最緊急的放最上面」。如果這場會分了好幾個主題，請它「依主題分段整理，每段各有自己的決議與待辦」，整份記錄會更有層次。

對應配方的 variations，這道菜有兩個現成變化。客戶會議版只要補上「最後多產一段給客戶的會後 email，語氣禮貌、條列我們承諾的事項與下次聯繫時間」，你就能順手把對外的跟進信一起生出來。多語版則適合跨國會議——就算記錄是英文、日文或中英夾雜，配方也會直接整理成繁體中文的待辦表，省去先翻譯再整理的兩道工。

注意事項

AI 整理出的期限要特別核對。記錄裡若寫「下週給」「月底前」，AI 會照搬這種模糊說法，建議你發出前一律改成明確日期（例如「6/16 前」），免得每個人對「下週」的認知不同而落掉。負責人的部分同理，標著「待確認」的不要急著隨便指派，先跟相關人對清楚再填。

更重要的是，這道配方整理的是「會議內容」，不是「會議的正確性」。AI 不會幫你判斷某個決議是否合理、某筆預算是否該批，它只忠實重組你給的資訊，最後的判斷與責任仍在你身上。若會議牽涉合約條款、財務數字、人事決定或法律承諾，整理出的待辦務必由你本人逐項複查，必要時請相關專業人員確認，AI 的整理只是幫你省下抄寫的工，不能取代你的把關。

台灣情境案例

台北一家二十人的設計工作室，過去每週的專案會議都由 PM 手寫筆記，散會後要花半小時整理成週報，常常拖到隔天才發，決議也偶爾漏抄。導入這道配方後，PM 改用筆電邊開會邊記重點，散會立刻把筆記貼進 AI，三句摘要加一張待辦表當場生成，五分鐘內就把「誰負責、何時交」貼進公司的 LINE 群組。漏接的待辦明顯變少，設計師也不再因為「沒看到指派」而誤了交件。

另一個案例是新竹一家代理外商產品的小公司，每月要跟國外原廠開英文視訊會議。以前會後得有人先把英文逐字稿翻成中文、再抓重點，往往要一兩個小時。現在直接把線上會議的英文逐字稿貼進配方，請它整理成中文摘要、決議與待辦，順帶生出一封給原廠的英文確認信，整理時間從一兩小時壓到十分鐘，跨國跟進的效率整個拉起來。

延伸用法

這道配方可以再往外接。把每次的待辦表彙整起來，定期請 AI 比對「上週待辦完成了哪些、哪些還在進行」，就能變成簡單的進度追蹤。想更省事，可以把「開會→錄逐字稿→丟進配方→自動派工」固定成一條工作流，讓會議收尾完全自動化。產出的會後 email 或週報，還能交給產生器套上固定版型，每次格式都一致、不必重排。如果你想找更多幫上班族省時間的點子，食譜裡還有不少能跟這道菜搭配的配方，從寫信、做簡報到整理資料，組合起來就是一套完整的辦公室效率工具箱。

材料

• AI 對話工具（Claude／ChatGPT／Gemini）
• 會議記錄或逐字稿（手打、語音轉文字皆可）

步驟

1. 貼上配方＋記錄：配方後面接上會議內容。
2. 取得結構化結果：摘要＋決議＋待辦表一次到位。
3. 補負責人：把「待確認」的負責人補上即可發出。

配方本體（可複製帶走）

# 任務
把以下會議記錄整理成：
1. 三句話摘要
2. 決議事項（條列）
3. 待辦清單：| 待辦 | 負責人 | 期限 |（沒提到的標「待確認」）
繁體中文、台灣用語，只根據記錄內容、不臆測。

會議記錄：
{在這裡貼上逐字稿或筆記}

試吃報告

變化版

• 客戶會議版：多產一段「給客戶的會後 email」。
• 多語版：英文會議也能直接整理成中文待辦。

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