年度成果報告

🍽 這道菜在做什麼

每到年底，社團與基金會的幹部都會撞上同一道牆：理監事會要交報告、會員大會要發手冊、捐款人年底要看你把錢花到哪、主管機關核銷專案要量化指標。一整年明明做了一堆事，但要坐下來把它寫成一份「讓人看了願意繼續支持你」的報告，往往得花上兩、三個晚上，從「今年到底做了什麼」開始一條一條回想。

這道配方解決的，就是「素材都在腦袋裡、就是組不成一篇文章」的卡關。它最適合三種人：一是身兼數職的小型 NPO 總幹事，平常忙到沒空寫；二是任期一年的社團理事長，年度大會前要交一份對得起會員的成績單；三是負責結案核銷的專案承辦，要把活動成果翻成補助單位看得懂的數字。你只要把一年做過的事條列丟進去，AI 會幫你長出開場的「理事長的話」、分主題的成果摘要、可做成圖卡的數字亮點，以及明年展望。原本兩、三個晚上的工程，壓縮到一杯咖啡的時間先有一份完整草稿，剩下的只是補數字跟潤飾。

為什麼這樣設計

這份提示詞的關鍵，在於它不是叫 AI「幫我寫年度報告」這種空泛指令，而是先逼你把原料準備好，再規定產出的四個區塊。

第一，它把「組織宗旨、做過的事、關鍵數字、最值得說的一件事、讀者對象」拆成五個欄位。這等於替你做了採訪大綱——你不必會寫文章，只要會回答問題。尤其「讀者對象可複選」這一欄很重要，因為給捐款人看的版本要溫暖、給主管機關看的版本要量化，AI 知道對象才抓得準語氣。

第二，它要求每項成果都「帶具體數字與一句影響」。這是公益報告最容易犯的毛病：只寫「我們辦了很多活動」，卻不說辦了幾場、多少人受惠、改變了什麼。把「服務 200 位長者、共餐 48 場」這種數字攤開，比一百句形容詞都有說服力。

第三，它特別獨立出一個「可做成圖卡的數字亮點」清單。社群時代，一張寫著五、六個關鍵數字的圖卡，比整本報告更會被轉發。最後，提示詞要求「缺的數字標【請填數字】」，這是刻意設計的防呆——AI 不會亂編一個數字騙你，而是留白等你拿帳冊去填，避免對外資料造假。

怎麼用

實際操作只有三步，對應上方的 steps。

第一步，貼年度大事。打開 Claude、ChatGPT 或 Gemini 任一個對話工具，把整段提示詞複製貼上，然後在每個 {填入} 的地方換成你的資料。「這一年做過的事」就照記憶條列，不用工整，例如「辦了 4 場長者共餐、淨灘 3 次、招了 30 位新志工、辦一場感恩餐會」。「關鍵數字」有多少寫多少，沒有的先空著。填完按 Enter。

第二步，取得報告稿。AI 會回給你四個區塊：約 200 字的開場、分主題成果摘要、數字亮點清單、三點明年展望。看一遍語氣對不對，覺得太官腔或太軟，直接用講的回它「開場再溫暖一點」「展望寫得更具體」，它會重寫。

第三步，補數字定稿。把所有【請填數字】拿你的簽到表、帳冊、活動照片去對，一個一個填實。確認數字無誤後，套進排版工具或直接貼進報告手冊，配上活動照片就能發布。整個流程從複製到拿到草稿大約 6 分鐘。

調整技巧

同一份提示詞可以靠「用講的」微調出很多版本，這也呼應了配方的兩個 variations。

想做募款版，就在拿到草稿後補一句：「請把語氣調得更感性、結尾加一段邀請大家明年繼續支持與捐款的話」，AI 會把成果改寫成「因為有你」的口吻，並在末尾自然帶出捐款邀請。想做核銷版給補助單位，則告訴它：「請把每個專案的量化指標獨立列出，對應原計畫書的 KPI，語氣務實不要抒情」，它會把溫暖的形容詞拿掉，換成乾淨的數字表。

其他常用的微調還有：「幫我把這份濃縮成 300 字的會員大會口頭報告稿」可以一鍵生出主席上台念的講稿；「把數字亮點改寫成 6 張圖卡文案，每張一句主標一句說明」則直接生出社群素材。如果你的組織有固定調性，可以在最前面加一句「我們的風格偏溫暖樸實、不喜歡誇大字眼」，AI 會全篇跟著收斂。想找更多文案改寫的配方，可以逛逛 /recipes 裡的內容類別。

注意事項

最該守住的一條：所有數字都要對得起帳冊與簽到表。年度報告是對外文件，會員、捐款人甚至主管機關都會看，一旦數據灌水或前後兜不攏，傷的是組織信任，嚴重時還可能影響補助資格。AI 標的【請填數字】絕對要用真實資料填，不要為了好看自己加碼。

第二，涉及個案的故事要去識別化。如果成果摘要裡寫到受助者的故事，須經當事人同意，必要時化名、模糊掉可辨識的細節，特別是兒少、身障與醫療相關個案，這是個資與倫理的底線。

第三，財務與法律數字請專業把關。報告若附上收支、捐款金額或結餘，這些數字應由會計或財務人員核對後再放，AI 不能取代專業審核。它幫你寫得好看，但對不對是你的責任，定稿前務必逐項複查。

台灣情境案例

台中一個社區型的長者關懷協會，總幹事一個人撐行政。過去寫年度報告，他得翻整年的活動 LINE 群組回想做過什麼，常常拖到大會前一週還沒動筆。用了這道配方後，他把「全年共餐 48 場、服務長者約 200 人、新增志工 30 位、辦 2 場健康講座」丟進去，十分鐘拿到草稿，再花一個下午對簽到表把數字填實。

真正的改變不只是省時間。他說，AI 整理出來的「年度數字亮點」圖卡，他直接貼到協會的 LINE 官方帳號和臉書，那篇貼文的觸及與互動是平常的三倍，還因此多了兩位企業主動私訊問能不能贊助明年的共餐。對一個資源有限的小協會來說，把成果「講清楚、做成看得懂的數字」，本身就是最有效的募款與招募。

延伸用法

這道配方不只年底能用。每辦完一個大型專案，就可以套同一套提示詞做「專案結案報告」，把活動成果即時量化存檔，年底要寫年報時直接把這些結案稿匯整起來，省去回想之苦。

它也很適合跟其他工作搭配成一條龍。用 /workflows 裡的內容流程，可以把「活動結束→整理成果→產出報告→轉成社群圖卡與募款邀請」串成固定動線。需要為圖卡、感謝狀或捐款證明等視覺素材快速生出文案與版型靈感時，/generator 裡的產生器能幫你把報告裡的數字亮點，直接變成可下載的成品。把年度報告當成資料庫的「源頭文件」，後面的社群貼文、募款專案、會員電子報都能從它延伸，一份素材用一整年。

材料

• AI 對話工具（Claude／ChatGPT／Gemini）
• 一年的活動清單與關鍵數字

步驟

1. 貼年度大事：條列今年辦過的活動與手上的數字。
2. 取得報告稿：AI 給開場、成果摘要、數字亮點與展望。
3. 補數字定稿：補齊【請填數字】，搭配照片排版發布。

配方本體（可複製帶走）

# 角色
你是 NPO 與社團的年度報告撰稿人，擅長把一整年的活動與數字寫成有溫度又有成果感的報告。請依以下資料撰寫。

組織名稱與宗旨：{填入}
這一年做過的事（活動、服務、專案）：
{條列即可，例如 辦了 4 場講座、服務 200 位長者、淨灘 3 次}
關鍵數字：{受惠人數、服務時數、募款金額、志工人次等，有多少寫多少}
今年最值得說的一件事：{填入}
讀者對象：{會員大會／捐款人／主管機關，可複選}

請產出：
1. 一段約 200 字的「理事長／主席的話」開場
2. 「今年我們做了什麼」分主題摘要（每項帶具體數字與一句影響）
3. 一個可直接做成圖卡的「年度數字亮點」清單（5～6 個關鍵數字）
4. 「明年展望」3 點
繁體中文、台灣用語，溫暖具體、避免空話，數字處若我沒給就標【請填數字】。

試吃報告

變化版

• 募款版：偏重成果與感謝，結尾帶出明年募款邀請。
• 核銷版：偏重補助專案的量化指標，對應計畫書 KPI。

你可能也想看