活動流程表與分工表

🍽 這道菜在做什麼

辦活動最怕的不是沒人來，而是「現場一片混亂、志工互相觀望、該做的事沒人做」。一場社區園遊會、淨灘日或公益講座，背後其實是幾十個環節：誰幾點到、桌椅怎麼擺、報到桌誰顧、主持人何時上、垃圾誰收、散場場地怎麼復原。這些事如果全靠統籌一個人臨場喊，喊到一半就會破音。

這道配方在做的，就是把一場活動拆成「照著走就不會亂」的跑表與分工表。它最適合三種人：一是第一次接活動籌備的社團幹部，沒經驗、不知道該排哪些環節；二是手上志工多半是臨時招募、彼此不熟的 NPO 召集人，需要白紙黑字的分工才不會現場推託；三是人力吃緊的小型團隊，沒有專職活動企劃，得靠一份清楚的表單把每個人定位。你只要把活動的時間、地點、人數、必辦環節丟進去，AI 會排出從活動前 60 分鐘場佈到散場復原的分時段流程、每個人的主責、物資清單，外加雨備方案。原本要開好幾次籌備會才喬得定的細節，五分鐘先有一份可列印的版本。

為什麼這樣設計

這份提示詞的厲害之處，在於它把「活動統籌的腦袋」變成了可填空的格式。

第一個關鍵設計，是它要求跑表「從活動前 60 分鐘的場佈、報到排起，一直排到散場復原」。新手最常見的失誤就是只排「活動本身」——以為 9 點開始就 9 點到，結果現場發現桌椅沒擺、音響沒測、報到表沒印。把場佈和收尾也納入跑表，等於把最容易出包、最容易被忽略的頭尾顧好。

第二，它把「跑表」和「人員分工表」拆成兩張獨立的表。跑表回答「什麼時間做什麼」，分工表回答「這件事歸誰」。兩張表交叉，每位志工就能在現場同時知道「現在幾點該輪到我」和「我負責的是哪一塊」，不會出現大家都看著同一件事卻沒人動手的窘境。

第三，提示詞特別要求每個角色標出「主責與支援」，並在 verdicts 提醒「留 1～2 名機動人力」。這是實戰經驗：活動現場一定有突發狀況，如果把人排到一個蘿蔔一個坑，臨時有人請假或某環節爆量，整條線就斷了。預留機動人力，是讓計畫能承受意外的緩衝。最後的雨備方案，則逼你在出事前就先想好人潮、缺人、器材失靈三種最常見的崩盤情境。

怎麼用

操作就三步，對應上方的 steps。

第一步，貼活動資訊。打開 Claude、ChatGPT 或 Gemini，把提示詞整段複製貼上，逐欄填入：活動名稱與目的、日期時段、地點與場地條件（室內或戶外、有沒有電源、動線怎麼走）、預估人數、可動用的志工人數與經驗程度、以及必辦環節。場地條件越具體越好，例如「戶外海邊、無電源、停車要走 5 分鐘」，AI 排出來的細節才會貼合現實。填完按 Enter。

第二步，取得跑表。AI 會回給你四樣東西：分時段跑表、人員分工表、物資與場佈檢查清單、雨備與突發應變方案。先掃一遍時間順序合不合理，有沒有哪個環節太趕或漏掉。覺得不對就直接講，例如「報到只給 15 分鐘太短，改成 30 分鐘」「再加一個垃圾分類站的人力」。

第三步，現場微調。把分工表的角色填上真實的志工名字，依照當天到場的實際人手再調一次。確認後直接列印，活動前的工作會議發給每位志工人手一張，現場照著表跑。整個流程約 5 分鐘就有可用版本。

調整技巧

靠「用講的」就能把這份基礎跑表調成各種規模，呼應配方的兩個 variations。

辦大型活動（多場地、多組別，例如園遊會有十幾個攤位），拿到草稿後補一句：「這是大型活動，請加上組長層級，把志工分成報到組、攤位組、機動組、收尾組，每組設一名組長，組長對統籌負責」，AI 會幫你長出指揮鏈，避免統籌一個人要直接管三十個人。

辦小型聚會（例會、讀書會、小型分享會），則說：「這是 20 人以內的小活動，不用這麼複雜，請濃縮成一頁式流程，只要時間、事項、負責人三欄」，它會把雨備、分組那些去掉，給你輕量版。

其他實用微調：「請把物資清單獨立成一張可勾選的採買單，標出哪些要租、哪些要買、哪些向志工借」可以直接拿去備料；「幫我寫一段活動前一天要發給志工的提醒訊息，包含集合時間、地點、穿著」則省掉你逐字打字。想看更多把任務拆成步驟的配方，可以逛 /recipes。

注意事項

第一，安全與保險不能省。戶外活動（淨灘、健行、園遊會）涉及人身安全，跑表裡 AI 排的只是流程，現場的急救包、保險、危險區域管制、孩童看顧這些，務必由有經驗的人實際把關。涉及大量人潮或場地租用時，相關的場地使用許可、消防動線也要依規定辦理，AI 不能取代這些法規確認。

第二，分工表上的名字要本人確認。把志工排進機動或收尾角色前，最好先跟對方確認時間能配合、體力能負荷（例如「能久站」「能搬重物」），不要單方面排了就算數。

第三，雨備不只是備案，要真的能執行。AI 給的雨備方案（例如「改室內」）要回頭確認室內場地是否真的訂得到、容納得下，否則只是紙上談兵。整份跑表是工具，不是保證；定案前請統籌與核心幹部再走一遍，確認每個環節都有人、有物、有退路。

台灣情境案例

新北一個關注海洋的環保社團，每月辦一次淨灘，主力是臨時報名的學生與上班族志工，彼此都不熟。過去現場最常見的畫面是：人到了卻不知道領哪些裝備、垃圾袋滿了沒人換、結束要秤重統計時手忙腳亂。社長用這道配方，把「上午 9 到 11 點半、海邊、預估 50 人、志工 8 位含 3 位有經驗」丟進去，拿到一份從 8 點集合領夾子手套、9 點開場安全宣導、分四組淨灘、11 點集合秤重拍合照、11 點半復原離場的完整跑表，外加「下雨改到旁邊活動中心做海廢分享會」的雨備。

改變很直接：他把分工表印成 A4 發給每位志工，現場第一次出現「沒人問我要做什麼」的安靜。秤重統計因為事先指定了專人，當天的數據完整到可以直接做成成果貼文。社長說，最有感的是自己終於能從「到處救火」變成「站在旁邊看大家照表跑」，連帶讓新志工覺得這個團隊很專業，回流率明顯變高。

延伸用法

跑表不是活動結束就丟掉的拋棄式文件，它是組織的活動資產。每辦完一場，把實際執行後的修正（哪段時間不夠、哪個環節該加人）回填進去，下次辦同類活動直接改日期就能用，越辦越順。

它也能跟其他工作串成一條動線：用 /workflows 把「招募志工→排跑表與分工→活動後整理成果」連起來，活動前後一氣呵成。需要快速生出活動的報到指示牌、攤位標示、分組牌或現場動線圖等視覺物料時，/generator 裡的產生器能把跑表上的資訊直接變成可列印的成品。把這份跑表當成籌備的核心文件，前面接招募、後面接成果報告，整場活動的行政就有了骨架。

材料

• AI 對話工具（Claude／ChatGPT／Gemini）
• 活動時間、地點與人手資訊

步驟

1. 貼活動資訊：填入時段、地點、人數與必辦環節。
2. 取得跑表：AI 給分時段流程、分工表與檢查清單。
3. 現場微調：依實際人手調整角色，列印發給志工。

配方本體（可複製帶走）

# 角色
你是社團與 NPO 的活動執行統籌，擅長把一場活動拆成可執行的流程表與分工表。請依以下資訊規劃。

活動名稱與目的：{填入，例如 社區親子園遊會／淨灘日}
日期與時段：{例如 6/28 09:00～12:00}
地點與場地條件：{室內／戶外、有無電源、動線}
預估參加人數：{填入}
可動用工作人員／志工人數：{填入，含經驗程度}
必辦環節：{報到、開場、主活動、收尾等}

請產出：
1. 分時段「跑表」（含活動前 60 分鐘的場佈、報到，到散場復原），每段標出時間、事項、負責角色
2. 人員分工表（誰負責報到、誰機動、誰收尾），標出每人主責與支援
3. 物資與場佈檢查清單
4. 一段「雨備／突發狀況」應變方案（人潮、缺人、器材失靈各一招）
繁體中文、台灣用語，條列清楚、可直接列印給志工。

試吃報告

變化版

• 大型版：多場地、多組別的活動，請 AI 加上各組長層級。
• 簡易版：小型例會或讀書會，只要一頁式流程即可。

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