會議記錄與決議追蹤

🍽 這道菜在做什麼

開會大家都會，但「會後產出一份像樣的記錄」幾乎沒人想接。社團與 NPO 的理監事會、幹部會議常常是這樣：散會時你手上是一堆潦草、跳來跳去的筆記，「會費要不要漲大家吵很久」「年會場地還沒定」「王理事說他認識的廠商可以贊助」。要把這團亂線整理成有案由、有決議、有負責人的正式記錄，往往拖到下次開會前一晚才硬擠出來，甚至乾脆不做——於是同一個議題每次都從頭吵一遍。

這道配方在做的，就是把「雜亂筆記」一鍵變成「正式記錄＋待辦追蹤表」。它最適合三種人：一是被推派當記錄、但沒受過訓練的社團幹部；二是身兼數職、沒時間慢慢謄稿的小型 NPO 總幹事；三是希望會議「有決議、有人扛、有追蹤」的理事長或主席。你只要把會議名稱、出席者和原封不動的零散筆記貼進去，AI 會整理成標準格式的記錄、抽出每項決議的負責人與期限，還列出下次要追蹤的事項。三分鐘，散會就能把記錄發出去。

為什麼這樣設計

這份提示詞的價值，在於它把「會議記錄」和「決議追蹤」這兩件常被混在一起的事拆開，各自做好。

第一個關鍵，是每個討論案都用「案由→討論→決議」三段式呈現。這是台灣正式會議記錄的標準格式：案由是「要討論什麼」、討論是「大家講了哪些意見」、決議是「最後拍板怎麼做」。很多自己寫的記錄只有一團「討論」卻沒有清楚的「決議」，導致事後沒人知道到底決定了什麼。強制這個格式，等於逼每個議題都收斂出一個明確結論。

第二個關鍵，也是最實用的，是獨立的「決議與待辦追蹤表」，欄位包含事項、負責人、期限、狀態。會議真正的產出不是那份記錄，而是「誰、在什麼時候之前、要把什麼做完」。把待辦從記錄裡抽出來變成一張表，下次開會時主席直接逐項點名對進度，舊案就不會懸在半空。配上「下次會議須報告或確認」的清單，會議就有了連續性，不再每次砍掉重練。

第三，提示詞要求「缺漏處標【待補】」。記錄常有當下沒記全的地方（某個金額、某個日期），AI 不會自己編，而是標【待補】提醒你回頭補。這個防呆設計，避免了記錄出現看似精確、實則杜撰的數字——對需要存檔備查的正式文件來說，這點很重要。

怎麼用

操作三步，對應 steps，是這組配方裡最簡單的一道。

第一步，貼筆記。打開 Claude、ChatGPT 或 Gemini，貼上提示詞，填入會議名稱與日期、出席者名單，然後把你開會時記的草稿「原封不動」貼進去。重點就是不用整理——順序亂、口語、簡寫、「王理事 vs 李理事各執一詞」這種都沒關係，AI 的工作就是幫你理。筆記越完整，記錄越準，所以開會時盡量多記關鍵字、數字和誰說了什麼。填完按 Enter。

第二步，取得正式記錄。AI 會回給你完整的正式記錄（含會議名稱、時間、出席、主席、記錄人欄位）、各案的案由決議、待辦追蹤表，以及下次須確認事項。先核對它有沒有抓錯重點，例如把「暫緩」誤判成「通過」。覺得哪個決議寫得不夠精準，直接講「第二案的決議改成『再評估一個月後表決』」，它會改。

第三步，補缺存檔。把所有【待補】用你的記憶或其他資料補上，特別是人名、金額、票數這些。確認無誤後，把記錄發給全體與會者（請大家有異議在幾天內回覆），追蹤表自己留著當下次開會的對照清單，記錄正本歸檔。整個流程約 3 分鐘。

調整技巧

用講的就能延伸出不同版本，呼應兩個 variations。

如果你習慣全程錄音，做逐字稿轉記錄：把錄音轉出來的逐字稿（手機或轉檔工具都能做）整段貼進去，補一句「這是錄音逐字稿，請濃縮成正式會議記錄，去掉閒聊與重複，保留所有決議」，AI 會把又臭又長的對話壓成乾淨的記錄。這對怕漏記的人特別省心——開會專心聽就好，記錄交給 AI。

如果記錄太正式、不適合給一般會員看，做公告版：說「請另外出一份 200 字以內、給全體會員看的會議重點摘要，語氣親切、只講跟會員有關的決定」，它會幫你生一份可以貼進會員群組的白話版。

其他好用的微調：「請把待辦追蹤表整理成可以貼進 Google 試算表的格式」方便你做線上追蹤；「把上次會議的追蹤表和這次筆記一起給你，請標出哪些舊案已完成、哪些還沒」能幫你跨會議盤點進度。更多把雜訊整理成結構的配方，/recipes 裡還有不少。

注意事項

第一，正式記錄一定要人工校對再發出。會議記錄是有法律與行政效力的文件，尤其涉及表決的議案。AI 可能把人名聽錯、把金額抓錯、把「八票贊成」記成「十票」。人名、金額、表決票數、通過與否這幾項，務必逐字核對，不能照單全收。

第二，敏感內容要審慎處理。會議若討論到個人薪資、個案隱私、人事爭議或尚未對外的決策，整理成記錄與公告版時要留意哪些能寫、哪些該保留，避免外流。涉及個資的部分，發布前先確認是否需去識別化。

第三，AI 不負責判斷議事是否合規。某項決議是否符合組織章程、是否達法定出席與表決門檻，這些是議事與法律問題，要由熟悉章程的人或法律專業確認，AI 只負責「把講過的話整理清楚」，不負責「判斷這個決議有沒有效」。定稿前，這幾道把關都要由人來做。

台灣情境案例

桃園一個地方文史社團，理監事多半是退休的長輩，過去開會的記錄總是某位幹部會後憑印象補，常常一個議題拖好幾次會都沒結論，因為「上次到底決定怎樣」誰也說不清。新接任的總幹事用了這道配方，開會時專心用手機記關鍵字，散會立刻把那團筆記貼進 AI，三分鐘生出一份有案由決議的正式記錄和一張待辦追蹤表。

改變很實在。下一次開會，他把追蹤表投影出來，逐項問「年會場地，總幹事這項，進度？」，過去那種「啊這個上次好像有講」的模糊感不見了，每個舊案都有人扛、有期限。長輩們也很有感——以前散會兩週才看到記錄，現在當天晚上就收到，還能在 LINE 群裡馬上指正錯字。他說最大的收穫不是省時間，而是會議終於「有頭有尾」，社團做事開始像有在前進，而不是每個月原地踏步。

延伸用法

會議記錄是組織決策的歷史檔案，整理好之後價值不只一次性。把每次的待辦追蹤表累積起來，年底要寫年度報告時，這就是現成的「我們今年做了哪些決定、完成了什麼」的素材庫。

它也能接進固定流程：用 /workflows 把「開會記錄→抽出待辦→指派負責人→下次會前提醒→追蹤結案」串成一條決議管理動線，讓會議的決定真的被執行，而不是寫完就忘。需要把會議重點或追蹤表做成貼進群組的圖卡、或會員公告的版面時，/generator 裡的產生器能幫你把文字快速變成好讀的成品。把這份記錄當成組織的「決策日誌」，配上前後的工作流，你的社團就會從「常常重提舊案」進化成「每件事都有交代」。

材料

• AI 對話工具（Claude／ChatGPT／Gemini）
• 開會時記的零散筆記

步驟

1. 貼筆記：把會議中記的草稿原封不動貼上，亂沒關係。
2. 取得正式記錄：AI 整理成案由決議格式，並抽出待辦追蹤表。
3. 補缺存檔：補上【待補】欄位，發給與會者並存檔。

配方本體（可複製帶走）

# 角色
你是社團與 NPO 的會議秘書，擅長把雜亂的開會筆記整理成清楚的正式會議記錄。請依以下內容整理。

會議名稱與日期：{填入，例如 第三屆第二次理監事會議／6/5}
出席者：{填入，可只貼名字}
我的零散筆記：
{貼上你在會議中記的草稿，順序亂、口語都沒關係}

請產出：
1. 正式會議記錄（含會議名稱、時間、出席、主席、記錄人欄位）
2. 各討論案：依「案由→討論→決議」格式條列
3. 「決議與待辦追蹤表」：事項、負責人、期限、狀態（待辦/進行中）
4. 條列出「下次會議須報告或確認」的事項
繁體中文、台灣用語，用語正式但不冗贅，缺漏處標【待補】提醒我補上。

試吃報告

變化版

• 逐字稿轉記錄：把錄音轉的逐字稿丟進去，請 AI 濃縮成記錄。
• 公告版：另出一份給全體會員看的會議重點摘要。

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