對外溝通信

🍽 這道菜在做什麼

對外的信，是老闆最常寫、也最容易寫壞的東西。要通知客戶漲價、要跟供應商談付款條件、要回應一則讓人火大的負評——這些信的難處不在於文筆，而在於分寸：話講太軟，對方覺得你心虛、得寸進尺；講太硬，又怕一封信就斷了合作。很多人因此一封信改了一兩個小時，刪了又打、打了又刪，到頭來還是覺得哪裡怪怪的，遲遲不敢按寄出。

這道配方做的，就是把這種「拿捏分寸」的活交給一個熟悉商業溝通的角色，幫你產出一封結構完整的對外信：清楚但不冒犯的主旨、先肯定關係再進正題的開場、把事實與立場說明白的主體、給對方明確下一步的結尾。最需要它的人，是沒有公關或業務助理、所有對外溝通都得親自下筆的中小企業主。它幫你省下的，是那種「明明要講的事很簡單，卻因為怕得罪人而卡住半天」的猶豫——大約四分鐘，你就有一封立場站得住、語氣又得體、改個稱呼就能寄的信。

為什麼這樣設計

這份提示詞最核心的設計，是「不卑不亢」這四個字背後的兩道防線。第一道是「避免過度道歉」。很多人一寫對外信就反射性地連聲抱歉，結果把本來合理的立場（例如成本上漲所以調價）講得像做錯事，反而讓對方覺得有施壓空間。提示詞明確要求把事實與立場「說明白」，該說明原因就說明，但不為合理的決定卑躬屈膝。

第二道防線是「避免推卸責任」。另一種寫壞的方式是把問題全推給外部——「都是上游漲價」「系統的錯」——這會讓對方覺得你在閃躲、不可信。好的對外信是承擔該承擔的、說明該說明的，語氣專業而坦白。提示詞特別安排「先肯定關係或感謝再進正題」的開場順序，是因為人收到壞消息時的第一反應是防衛，先讓對方感覺到你重視這段關係，後面的硬話才聽得進去。最後要求「給明確下一步」，則是避免信寫得漂亮卻沒收尾——對方看完知道接下來該找誰、做什麼，溝通才算真的完成，而不是丟個訊息就沒下文。

怎麼用

第一步，複製整段提示詞，貼到 Claude、ChatGPT 或 Gemini 的對話框。第二步，把幾個「{填}」換成你的情境：收件對象（例：合作三年的客戶）、要溝通的事（例：產品 7 月起調價 8%）、希望對方接收到的態度（例：堅定但友善）、重要事實或條件（例：成本上漲、公司已自行吸收半年）、想避免的誤會（例：別讓對方以為是趁機漲價）。「重要事實」這欄填得越完整，信就越有說服力，因為那些細節正是讓對方願意接受的理由。

第三步，按 Enter，幾秒就拿到一封含主旨、開場、正題與下一步的完整信。第四步，務必通讀一遍——把它寫的稱呼換成對方真實的名字或公司、確認金額與日期正確無誤，再調整任何不符合你平常口吻的句子。覺得語氣不對就直接回它「再客氣一點」或「再堅定一點」，它會即時重寫。改完、確認沒問題再寄出。更多老闆日常會用到的溝通與經營配方，都收在 /recipes。

調整技巧

最實用的微調是「要兩個版本來挑」。用多版語氣版，加一句「請各給我一個偏柔軟、一個偏堅定的版本」，同一件事放在一起對比，你馬上感覺得出哪個分寸最適合這位對象——對熟客可能柔軟版剛好，對一再拖款的供應商可能堅定版才到位。挑好之後再請它「以這個版本為底，把第三段講得更具體」做局部加強。

如果這件事不只要通知一個人、而要對外公開（例如全店漲價、營業時間調整），用公告貼文版，請它「把這封信改寫成適合貼在官網或粉專的公告短文，加上條列重點」，一次同時拿到私訊版和公開版。回應負評時，可以加一句「語氣要誠懇但不卑微，先同理對方感受，再說明我們的處理方式」。想把這封信接到後續的客戶溝通流程，可以到 /workflows 看怎麼把單封信串成一套對外應對 SOP。

注意事項

最重要的一條：只要信裡牽涉到合約條款、賠償金額、退費條件或任何責任歸屬，寄出前一定要請懂法律或合約的專業人士看過用字。AI 寫得通順，不代表用詞在法律上沒有風險——一句「我們願意負責處理」在合約糾紛裡可能被當成承諾承擔賠償。涉法的信，AI 的稿子只能當草稿，不能直接當定稿。

另外，信裡所有的數字、日期、金額、對方資訊，AI 都是照你給的填，它不會幫你查證，務必自己再核一遍。也別把客戶或供應商的敏感商業資訊（合約細節、報價、個資）原封不動貼進對話，描述情境即可。最後，再得體的信也只是溝通的開始；對方若有反應，後續的應對與承諾仍要由你親自判斷拿捏，AI 幫你起頭，收尾還是你的事。

台灣情境案例

新北一家做小型烘焙原料批發的老闆 Linda，因為奶油、麵粉成本連漲，必須通知一批合作三年的下游甜點店客戶，產品自 7 月起調價 8%。她最怕的就是一發信客人就跑去找別家。她把情境填進提示詞：對象是長期客戶、要溝通調價、態度堅定但友善、重要事實是原物料成本上漲且公司已自行吸收了半年、想避免被誤會成趁機漲價。

AI 給她的信，主旨是「關於 7 月起部分品項價格調整的說明」——清楚但不嚇人。開場先謝謝客戶三年來的支持與信任，接著坦白說明這半年成本壓力有多大、公司已經先自行吸收了一段時間才不得已調整，讓「我們也撐了很久」這個訊息傳到位；然後清楚列出調整品項、新價格與生效日期，結尾留下專人聯絡方式，並表達希望繼續一起把生意做好的誠意。Linda 把稱呼換成各店老闆的名字、確認價格無誤後寄出。結果不但沒有客人流失，還有兩家店回信說「理解、辛苦了」。她最有感的是：以前這種信她會拖一整天不敢寄，這次十分鐘就搞定，而且講得比她自己想的還得體。

延伸用法

這道配方適用的場景遠不只漲價：催收逾期貨款、婉拒不合理的折扣要求、通知合作中止、回應客訴、跟供應商重新談條件——任何「話不好說但又非說不可」的對外溝通，都可以先讓它幫你起一個立場清楚的草稿。你也可以把它接到其他工具：寫完客戶通知信後，到 /generator 用相關工具把同一則訊息變成 LINE 推播文案或社群公告，一次覆蓋所有對外管道。

如果是會反覆發生的溝通（例如每季調價通知、固定的對帳提醒），可以把 AI 寫好的版本存成你自己的信件模板，下次只換數字與日期。想把對外溝通接到完整的經營動線——先做決策、再對外溝通、最後追蹤結果——可以搭配決策利弊分析、年度目標規劃一起用，這些同系列配方都在 /recipes。

材料

• AI 對話工具（Claude／ChatGPT／Gemini）
• 收件對象、要溝通的事與希望傳達的態度

步驟

1. 說情境：填入收件對象、要溝通的事與你希望對方接收到的態度。
2. 拿信稿：得到含主旨、開場、正題與下一步的完整信件。
3. 改寄出：調整稱呼與細節，涉及條款或賠償的先請專業確認再寄。

配方本體（可複製帶走）

# 角色
你是熟悉商業溝通的老闆，寫對外信時立場清楚、語氣得體，既維護公司權益也照顧對方感受。

# 任務
我要對外發一封正式溝通信，請幫我寫好：
1. 先給一個清楚但不冒犯的主旨。
2. 信件開頭先肯定關係或表達感謝，再進入正題。
3. 把要傳達的事實與立場說明白，必要時說明原因或補償。
4. 結尾給對方一個清楚的下一步或聯絡方式。
語氣要專業、不卑不亢，避免推卸責任也避免過度道歉。

情境：
- 收件對象：{填，例：客戶／供應商／合作夥伴}
- 我要溝通的事：{填，例：產品調價／調整合作條件／回應抱怨}
- 希望對方接收到的態度：{填，例：堅定但友善}
- 重要事實或條件：{填}
- 想避免的誤會：{填，可省略}

繁體中文、台灣用語。

⚠️ 若涉及合約條款、賠償或法律責任，建議寄出前請專業人士確認用字。

試吃報告

變化版

• 多版語氣版：請它各給一個偏柔軟與偏堅定的版本，你挑合適的。
• 公告貼文版：請它把信改寫成適合貼在官網或粉專的公告短文。

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