客氣但有效的催款提醒

🍽 這道菜在做什麼

中小企業的老闆與會計都懂一種矛盾：貨出了、單開了，客戶的貨款卻拖過了約定的付款日，遲遲沒進帳。你心裡很清楚這筆錢是公司應收的，但一想到要開口催，手就軟了——對方可能是合作好幾年的月結客戶，也可能正在跟你談下一張更大的訂單，催得太兇，怕這次的錢要回來了、下次的生意卻沒了。於是一拖再拖，現金流被一筆又一筆「應該快了吧」的款項卡住，月底要付供應商、付薪水時才發現帳上很緊。

這道配方解決的，就是「想催又怕傷關係」的兩難。它幫你把催款這件情緒成本很高的事，拆成一套有梯度的標準提醒：剛逾期時用「應該只是流程沒跑完」的善意輕推，逾期一段就改成附上發票單號與金額的正式跟進，真的拖到不像話時，才祭出堅定但仍留有合作空間的提醒。除了三則正式書信，它還一次給你能直接傳的 LINE 超短版，以及打電話催款時的開場句，整套寫好大約四分鐘。

最需要這道菜的，是沒有專職催收人員、老闆自己兼會計、業務又得自己追款的中小企業與小型工作室。對他們來說，催款省下的不只是時間，更是那種「整晚在腦中演練怎麼開口」的心理內耗。把要錢這件事制度化，你才能把精神留給接單與出貨，把得體留給客戶。

為什麼這樣設計

這道配方的核心是「梯度」。很多人催款失敗，不是話講得不夠重，而是一開口就用錯了力道——第一次催就擺出興師問罪的姿態，把一個可能只是請款流程還沒跑完的客戶，瞬間推到防備的對立面。配方刻意要 AI 分成三階段、由軟到硬，就是為了讓你「保留升級的空間」：先給對方台階，要不要留住關係，主動權握在你手上。對長期月結客戶尤其重要，第一通就太硬，賠掉的往往是後面好幾張單。

第二個關鍵，是要求每則提醒都「附上發票或請款單號、金額與原約定付款日」。這不是形式，而是把對話從「你欠我錢」這種帶情緒的指控，轉成「依據這張單據、這個日期」的事實陳述。當你引用的是白紙黑字的對帳資訊，客戶很難用「我以為是下個月」「沒收到單」之類的說法搪塞，你的立場也站得更穩。這也是為什麼配方一開始就要你把對帳資料準備齊。

第三，配方額外要 AI 產出 LINE 超短版與電話開場句。中小企業的催款現實是：很多客戶根本不看 Email，真正能催到的是業務在 LINE 上輕輕問一句，或老闆對老闆一通電話。一次把書面、即時通訊、口語三種通路都備好，臨時要用哪一種都不必再重想。角色設定上也強調「懂分寸、用事實說話而非情緒」，幫你把不滿和訴求分開，要錢時更有底氣。

怎麼用

第一步，先把催款需要的事實準備齊：客戶公司與聯絡窗口、應收金額、發票或請款單號、原約定付款日，以及到今天為止已經逾期幾天。再補上往來性質——是長期月結、首次交易，還是不能得罪的大客戶，語氣輕重會跟著調整。如果有特殊背景（例如對方先前反映過品質、你正在跟他談下一張單），也一併寫上。

第二步，到本頁的 prompt 區塊按複製，貼到你慣用的 AI 對話工具（Claude、ChatGPT 或 Gemini 都可以），把 {填} 換成你剛整理的資訊，按 Enter。幾秒後你會拿到三則由軟到硬的提醒，外加一則 LINE 短訊與一句電話開場。

第三步，照目前的逾期程度挑一則。剛逾期就先用第一則那種溫和提醒，或直接傳 LINE 超短版；寄出前一定要再核對一次發票單號與金額有沒有對，這是整套流程唯一不能交給 AI 把關的地方。如果過幾天還是沒回應，再升級到第二則；真的拖很久，再用第三則，或乾脆照電話開場句撥一通過去。這個「先軟、沒回再硬」的節奏，正是 steps 裡「沒回升級」的用意。

調整技巧

拿到內容後，你可以用講的請 AI 微調。覺得第一則對熟客還是太正式，就說「第一則改得更口語、像朋友提醒一樣」；覺得對方明顯在拖、要稍微施力，就說「第二則加一句明確的回款期限，例如本週五前」。想把催款變成例行公事，可以用「月結對帳版」：請它把第一則改成月底固定寄出的「本月應收明細＋付款提醒」，當成每月對帳信，客戶習慣了，逾期自然變少。

如果同一個客戶積欠了好幾筆，別一筆一筆催，用「多筆彙整版」請它整理成一張逾期明細表，再附一段總催款說明，對方一眼看清欠多少、哪幾張過期，比零散提醒有效得多。要是對方真的週轉困難、把話講開了，可以用「條件協商版」請它草擬分期付款或延後一週的協商提議——把錢分批收回來，總比僵在那裡兩敗俱傷好。

注意事項

涉及金錢的文件，AI 只負責把話講得體，正確性永遠由你負責。寄出前務必逐字核對發票單號、應收金額與付款日期，一個數字錯了不只尷尬，還可能讓對方反過來質疑你的專業與帳務，催款的氣勢瞬間就垮了。

如果客戶長期惡意拒付、或牽涉到合約糾紛、金額龐大需要走法律途徑，AI 寫的催款提醒只是溝通用的初稿，不能取代律師或會計師意見，也不具備存證信函的法律效力。真正要循正式管道處理時，請找專業人士協助，並依公司既有的對帳與催收程序辦理。每一則寄出去的訊息，內容、語氣與金額都請自己再讀過一遍，AI 給的是草稿，不是定稿。

台灣情境案例

桃園一家做包材的小型貿易商，主要客戶是中部幾家食品工廠，全走月結 60 天。其中一家老客戶這個月的貨款 8 萬到期後拖了快三週還沒匯，負責對帳的會計小姐每次想催，打開 LINE 又把字刪掉，怕得罪這個一年下單上百萬的大戶。後來她用這道配方，先傳了 LINE 超短版：「王經理午安～想跟您確認一下上月那批包材的貨款（請款單 #2403-118，8 萬）方便這週安排嗎？可能流程上漏掉了，再麻煩您～」對方半小時就回「啊那張卡在我們會計請款，我催一下」，款項兩天後就進帳。

老闆事後說，差別不在話術多高明，而在「終於有一套不尷尬、又有單號撐腰的話可以照著貼」。以前催款全靠會計臨場硬擠，常常拖到月底現金緊了才急著追；現在他乾脆把月結對帳版設成每月月底固定寄出，逾期的客戶明顯變少，業務也敢更早開口，公司的現金流穩了不少。

延伸用法

這道配方可以跟公司的金流流程串成一條完整防線。源頭其實在出貨與請款的把關——付款條件越早講清楚（月結幾天、逾期如何處理），逾期時催起來越有依據。你可以到 食譜 找報價、請款、客戶溝通相關的配方，搭配使用：例如先用客戶溝通信把難講的事講得體面，再用這道配方把該收的錢收回來。

想把整套要錢流程系統化、不再靠人工記得誰欠款，可以到 工作流 找「發票到期自動提醒」「逾期名單每日彙整」之類的串接做法，讓系統在客戶逾期當天就自動發出第一則提醒，會計只要處理真正卡關的少數幾筆。各式催款信、對帳明細、協商提議要量產或套版時，產生器 也有現成模板可以直接改，把每一個讓你頭痛的收款環節，都變成可照做、不傷感情的標準流程。

材料

• AI 對話工具（Claude／ChatGPT／Gemini）
• 對帳單或發票（單號、金額、約定付款日）
• 與該客戶的往來性質與付款紀錄

步驟

1. 備對帳：整理客戶名稱、應收金額、發票或請款單號、約定付款日與已逾期天數。
2. 填情境：貼上 prompt，補上往來性質（月結／首次／大客戶）與任何特殊背景。
3. 挑階段：依目前逾期程度挑第一、二或三則；先核對金額與單號再寄出。
4. 沒回升級：客氣版沒回應，過幾天再升級下一階段，必要時改打電話用口語版開場。

配方本體（可複製帶走）

# 角色
你是熟悉企業往來的應收帳款窗口，催款時既要把錢收回來，也要顧及雙方長期生意關係。你懂分寸，會依逾期程度與客戶的重要性調整語氣，用事實與單據說話，而不是情緒。

# 任務
我有一筆對公司客戶的貨款（或服務款）逾期未收，請依下列資訊幫我寫一套「分階段催款提醒」，每則都要客氣、專業、可直接寄出或貼到 Email／LINE：

1. 第一則（剛到期或剛逾期，溫和提醒）：假設對方只是流程還沒跑完或漏了，語氣輕、給台階，附上對帳資訊。
2. 第二則（逾期一段時間，正式跟進）：明確列出發票／請款單號、金額、原約定付款日與目前逾期天數，並禮貌詢問付款進度或預計付款日。
3. 第三則（明顯逾期，堅定但不撕破臉的提醒）：重申金額與單據，說明後續可能影響（如暫緩出貨、調整付款條件、循正式對帳程序），但仍保留繼續合作的空間。

最後請額外給我：
- 一則可直接傳 LINE 的「超短版」第一則提醒。
- 一句打電話催款時可以開場的口語句子。

資訊：
- 客戶公司與聯絡窗口：{填}
- 應收金額與發票／請款單號：{填}
- 原約定付款日與目前已逾期天數：{填}
- 往來性質：{填，例：長期月結客戶／首次交易／大客戶}
- 特殊背景：{填，例：對方曾反映過品質、正在談下一張單，可留空}

繁體中文、台灣商業書信用語。語氣以「維持關係、收回款項」為優先。

試吃報告

變化版

• 月結對帳版：請它把第一則改成月底固定寄出的『本月應收明細＋付款提醒』，當例行對帳信用。
• 多筆彙整版：同一客戶積欠多筆時，請它整理成一張逾期明細表，再附一段總催款說明。
• 條件協商版：對方真的週轉困難時，請它草擬『分期付款／延後一週』的協商提議，守住關係也守住現金流。

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