Gmail 收據自動整理成報帳表

ℹ️ 這是示範版型：版型與配方已備好，但因為要存取你的私人信箱，正式上線時我們會在隔離環境實測後才標「已實測」。下方流程與配方為真實可用的設計。

🍽 這道菜在做什麼

每到月底或報稅季，你是不是都得把信箱往回翻好幾頁，一封一封點開電子發票通知、SaaS 收費信、雲端服務的 receipt，再手動把日期、商家、金額抄進報帳表？這道配方就是要把這段最枯燥、最容易抄錯又最花時間的工作交給 AI agent：你授權它讀信箱、寫一張指定的 Google 試算表，它就會自動把本月所有收據郵件找出來，抽出關鍵欄位，去掉重複，整整齊齊填成一張可直接拿去報帳或記帳的表。

最需要這道菜的，是三種人。第一種是自由接案者與一人公司，每個月有一堆零散支出（網域、主機、AI API、設計素材訂閱），報稅時得自己整理憑證，光是把收據郵件變成表格就要耗掉一兩個小時。第二種是要跟公司請款的遠端工作者，差旅、軟體、辦公用品的電子收據散在信箱各處，月底申報常常漏東漏西。第三種是想認真記帳卻總是半途而廢的上班族，因為手動記帳太累而放棄，讓 AI 代勞後，記帳這件事終於能持續下去。

省下多少？以一個每月有 20～40 筆電子收據的接案者來說，手動整理大約要 60～90 分鐘，而且容易抄錯金額。讓 agent 跑完只要幾分鐘，你只需要複查它標了「?」的少數幾筆。一年累積下來，等於省下超過十個小時的純苦工，而且少了人為抄錯的風險。

為什麼這樣設計

這份 prompt 看起來簡單，但每一條都是為了避免 AI 自動化最常見的翻車點而設計的。

第一，先用搜尋條件把範圍縮小，再抽取。我們讓 agent 在 Gmail 用「發票／收據／receipt／invoice」加上「本月」的條件先撈出候選信件，而不是叫它讀整個信箱。這樣既保護隱私（它只碰到相關信件），也大幅降低它讀到無關信件而亂抽資料的機會。

第二，明確規定抽取欄位與寫入順序。prompt 直接寫死「日期 | 商家 | 品項 | 金額 | 來源主旨」，AI 就不會自由發揮、每次給不一樣的格式。固定欄位順序也讓去重比對變得可靠。

第三，也是最關鍵的一條：「抽不確定的金額用『?』標記，不要亂猜」。AI 最危險的地方不是抽不出來，而是抽錯了還一臉自信地填上去。含稅與未稅、多筆明細、外幣金額，這些都是高風險區。明確要求它「不確定就標 ?」，等於把判斷權留給你，讓你只需複查少數可疑筆，而不是全部重新核對。

第四，要求去重。叫它跟試算表現有資料比對、只補新的，避免重複跑兩次就把同一筆收據記兩遍——這是排程自動化最容易出的錯。

怎麼用

這道菜需要「連接器」，不是純對話框就能做的。你需要一個能同時連 Gmail 與 Google Sheet 的 agent，例如 ChatGPT Agent（連接器）、Claude 的 Gmail MCP，或 n8n／Make 的 Gmail ＋ Sheets 節點。

1. 授權：用最小權限把 agent 接上 Gmail（選「唯讀」就好，它不需要刪信或寄信權限）與你要寫入的那張試算表。
2. 貼 prompt：把上方配方完整複製到 agent 的指令區。
3. 調搜尋條件：如果你的收據多半來自特定寄件者，可以把搜尋條件改成「寄件者是 receipts@…」會更準。
4. 執行並複查：按下執行後，agent 會回報「新增幾筆、有幾筆需人工確認」。打開試算表，先處理所有標了「?」的列，確認金額無誤。
5. 設排程：確認跑得順之後，用 Cloudflare Workers Cron 或 Make 的排程，設成每月最後一天自動跑一次，跑完寄一份摘要給你。

如果你想先試試水溫，可以先到 /recipes 找其他純對話、不用授權的入門配方練手，熟悉「把工作講清楚給 AI」的感覺後，再回來做這道需要連接器的進階自動化。

調整技巧

不用改 prompt 的字，用「講的」就能微調：

• 想連郵件附件的 PDF 發票也一起抽：在指令後面加一句「如果信件有 PDF 附件，也請打開讀取裡面的金額與品項」。
• 想分類：加一句「請在最後一欄判斷類別（軟體訂閱／差旅／辦公用品／其他）」，報稅時更好分類。
• 想抓特定幣別：加「外幣金額請保留原幣別並另開一欄換算成新台幣（用當月匯率，並標註匯率來源）」。
• 想只抓某個寄件者：直接告訴它「這次只處理寄件者包含 openai.com 的信」。

呼應配方的 variations，你也能請它「同時抓收入發票與支出收據，月底算淨利」（接案者版），或「專抓 SaaS 月費信，揪出忘了取消的訂閱」（訂閱稽核版）——這兩種都只要在任務描述多加一兩句話就能做到。

注意事項

• 金流與報稅數字務必人工複查：這道菜幫你省抄寫，但報帳、報稅的最終正確性是你的責任。所有標「?」的金額一定要點開原信核對；含稅未稅、分期、退款這類情況 AI 容易判斷錯。
• 授權給最小權限：Gmail 給「唯讀」、試算表只給「能寫入這一張」。不要為了方便給 agent 全帳號的完整權限。授權前看清楚它要求的範圍。
• 個資不外傳：信件裡可能有你的姓名、地址、信用卡末四碼。確認你用的 agent 服務不會把信件內容拿去訓練或外傳。企業環境請先過資安規範。
• 報稅憑證仍要保留原件：自動整理出的表格是「方便對帳」用的，正式報稅該保留的電子發票、收據原件不能丟。
• AI 不取代記帳士／會計師：金額大、牽涉公司帳務或稅務判斷時，請以專業意見為準。

台灣情境案例

台北一位接 UI/UX 設計案的工作者 Vivian，每月固定支出有 Figma、Adobe、ChatGPT Plus、網域續約、雲端空間，再加上偶爾的素材與字型授權，零散收據郵件大概 25～30 封。過去她報稅前要花一個下午把這些信翻出來抄成 Excel，常常漏掉年初一次扣款的年費訂閱。改用這道配方後，她每月底讓 agent 自動跑一次，產出的表格直接丟給配合的記帳士。她說最有感的不是省時間，而是「再也沒有漏掉訂閱費」——以前忘了列、報稅時才發現少報的支出，現在一筆都不漏。她唯一要做的，就是每月複查那兩三筆被標「?」的外幣或多明細收據。

另一個例子是經營一間小型線上選物店的店主，每月有金流手續費、物流、廣告投放、SaaS 工具等收費信。他把這道菜接成「淨利版」，讓 agent 同時抓收入發票與支出收據，月底自動算出毛收入與淨利，省下他原本每月對帳兩小時的時間，也讓他能更早看出哪個月廣告投太兇。

延伸用法

這道配方的核心能力是「從信箱抽結構化資料填進表格」，能延伸的玩法很多：

• 訂閱稽核：每季跑一次，專抓 SaaS 月費／年費信，整理成一張「我到底在付哪些訂閱」的表，揪出忘了取消的殭屍訂閱。
• 差旅報帳包：出差回來，讓它把這趟的機票、住宿、計程車、餐費收據一次抓齊，整理成公司請款表。
• 接案收入追蹤：把客戶的付款通知信也納進來，做一張收入對帳表，跟你的請款記錄比對有沒有漏收。

想把它變成完全不用手動觸發的流程，可以搭配 /workflows 裡的排程型工作流，設成每月自動跑＋自動寄摘要；如果你還需要把整理好的數字做成圖表或月報，可以到 /generator 找報表與摘要產生器接力。把「抽取（這道菜）→ 排程（工作流）→ 呈現（產生器）」串起來，你的報帳就從每月的苦工變成一封自動寄到信箱的月結摘要。

🍽 這道菜長什麼樣

跑完後，你的報帳表會自動長出新的列（下表為示意資料）：

材料

• 一個能連 Gmail 與 Google Sheet 的 AI agent
• 授權範圍：只讀信件 + 寫入指定試算表（最小權限）
• Cloudflare Workers Cron（每週/每月排程）

步驟

1. 授權：用最小權限把 agent 接上 Gmail（唯讀）與目標試算表。
2. 定搜尋條件：例如標題含「發票/收據/receipt」、或特定寄件者。
3. 抽取欄位：讓 agent 從信件抽出日期、商家、品項、金額。
4. 去重＋寫入：跟試算表已有資料比對，只補新的、避免重複。
5. 排程：設每月底自動跑，跑完寄一份「本月已整理 N 筆」摘要給你。

配方本體（可複製帶走）

# 角色
你是個人記帳助理。請執行以下任務：

1. 在 Gmail 搜尋符合條件的信件：
   主旨或內容含「發票 / 收據 / receipt / invoice」
   時間範圍：本月
2. 從每封信抽出：日期、商家、品項、金額（含幣別）
3. 跟試算表現有資料比對，只新增沒記過的
4. 寫入欄位順序：日期 | 商家 | 品項 | 金額 | 來源主旨
5. 抽不確定的金額用「?」標記，不要亂猜
6. 完成後回報：新增幾筆、有幾筆需人工確認

試吃報告

變化版

• 接案者版：同時抓「收入發票」與「支出收據」，月底自動算淨利。
• 訂閱稽核版：專抓各種 SaaS 月費信，揪出忘了取消的訂閱。

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